7 etapas para adicionar uma assinatura de email profissional no Outlook
Se você é um usuário frequente de e-mail, provavelmente já viu e-mails de colegas de trabalho, colegas, amigos ou familiares com uma assinatura no final. Pode dar seu nome, número de telefone, cargo e outras informações pertinentes. Uma assinatura pode fazer um e-mail parecer extremamente profissional.
Embora a maioria das comunicações eletrônicas esteja agora na forma de mensagens instantâneas, mensagens de texto, bate-papo por vídeo ou mídia social, o e-mail ainda é amplamente utilizado no mundo dos negócios. Por isso, é fundamental ter uma marca com aparência profissional que se destaque e permita que outras pessoas saibam com quem estão se comunicando.
Você é um usuário do Outlook? Criar uma assinatura de e-mail no Microsoft Outlook é bastante simples; isso pode ser feito em apenas alguns minutos.
Se você já possui um e esqueceu como alterá-lo, mostraremos como. Vejamos como adicionar ou modificar sua assinatura de e-mail. Depois disso, incluímos algumas notas sobre como torná-lo profissional.
Índice analítico
Adicionar uma assinatura no Microsoft Outlook
Adicionar uma assinatura no Outlook é um processo bastante simples. Faremos isso na versão Web do Outlook, mas também pode ser feito usando etapas quase idênticas no aplicativo Outlook. As capturas de tela neste artigo são da versão Web do Outlook.
Etapa 1: faça login no Microsoft Outlook
Entre no Microsoft Outlook.
Etapa 2: abra as configurações do Outlook
Abra as configurações da sua conta. Faça isso clicando no ícone de configurações no canto superior direito do seu navegador.
Etapa 3: clique em “Exibir todas as configurações do Outlook”
Passo 4: Clique em Mail – Redigir e Responder
No menu de configurações, clique em “Mail” e depois em “Escrever e responder”. Na parte superior da janela do lado direito da tela, você deverá ver imediatamente a seção “Assinatura de e-mail”.
Etapa 5: adicione suas informações de assinatura
Adicione todas as coisas que você deseja que apareçam em sua assinatura. Veja a seção abaixo sobre como ter certeza de que o seu parece profissional.
Você pode alterar as fontes e usar outras opções de formatação de texto padrão. Também é possível adicionar imagens, se desejar.
Etapa 6: selecione as opções
Selecione opções para determinar quando a assinatura deve ser usada. Ele pode ser incluído em novas mensagens e mensagens que você responde ou encaminha.
Etapa 7: salve suas alterações
Não se esqueça de clicar no botão “Salvar” no canto inferior direito. Depois de salvar, está pronto; você deve ter uma boa assinatura profissional em seus e-mails.
Atualize sua assinatura do Microsoft Outlook
Se você não estiver satisfeito com a aparência da sua nova assinatura, não se preocupe. É fácil editá-lo. Também é comum precisar fazer alterações quando as informações de contato mudam, você recebe um novo cargo ou apenas deseja retocá-lo um pouco.
Para atualizá-lo, basta seguir os mesmos passos que foram usados para criar o novo. Quando você chegar à seção de assinatura das configurações (etapa 4), clique na janela de texto no lado direito e edite a caixa de texto para ficar do jeito que você gostaria. É simples assim. Não se esqueça de salvar suas configurações.
Como fazer sua assinatura do Outlook parecer profissional
Existem várias maneiras de garantir que sua assinatura de e-mail pareça profissional. Suas principais prioridades: inclua seu nome completo seguido de seu trabalho ou cargo e, em seguida, informações de contato. A seguir estão os itens que irão agregar mais valor.
1. Nome
Você pode querer usar seu nome formal. Deixe de fora quaisquer apelidos ou nomes abreviados, a menos que você tenha um ambiente de trabalho ou clientes mais casuais.
2. Título
Isso pode ser crítico, especialmente para aqueles que não o conhecem bem ou não trabalharam com você no passado.
3. Nome da empresa
Se você trabalha para uma empresa, os destinatários precisam saber o nome dela. Se você não trabalha para uma empresa, pode colocar algo como “Empreiteiro Independente” ou “Desenvolvedor Freelancer”. Você também pode deixar essa parte de fora se não estiver representando uma empresa.
Ao adicionar informações da empresa, considere adicionar o logotipo da empresa. Verifique com sua empresa primeiro para ver se eles têm coisas específicas que gostariam que você incluísse.
4. Certificações
Você também pode listar quaisquer certificações que você ou sua empresa tenham. As certificações podem vir com um logotipo ou símbolo que também pode ser adicionado.
5. Informações para contato
Esta pode ser a parte mais importante. Forneça formas alternativas para alguém entrar em contato com você. Adicione seu número de telefone, seu site comercial ou qualquer outro método que você possa ter. Você também pode incluir seu endereço de e-mail mesmo que já esteja na mensagem na seção “De”. Não faz mal tê-lo onde alguém possa vê-lo facilmente e acessá-lo.
Considere vincular a qualquer conta profissional de mídia social, como LinkedIn ou outras que representem sua empresa.
7. Foto
Uma foto sua é opcional, mas é bom que as pessoas vejam com quem estão se comunicando. Se a cultura da sua empresa for formal, certifique-se de usar uma foto com aparência profissional.
O que você não deve incluir em sua assinatura do Outlook
Como você pode ver, a seção de assinatura permitirá que você adicione uma abundância de texto ou imagens, mas não há nada de errado em mantê-lo simples. O objetivo é fornecer dados que agreguem mais valor às suas mensagens.
Não exagere. Se você adicionar muito, pode parecer confuso. A sobrecarga de informações pode fazer com que o destinatário simplesmente a ignore, especialmente se estiver com pressa.
Muitas vezes você verá as pessoas incluirem algum tipo de citação ou dizer em sua assinatura de e-mail. Eu recomendo contra isso, a menos que seja um lema ou slogan da sua empresa. As citações geralmente podem ser opinativas, políticas ou controversas; você pode correr o risco de ofender alguém. Se o seu desejo é ser profissional, as citações são algo que você deve evitar.
Uma última coisa a se pensar: evite tornar sua assinatura muito perturbadora. Você quer que isso seja notado, mas também não quer que seja tão atraente que afaste sua mensagem.
A assinatura deve dizer às pessoas quem você é, o que faz, para quem trabalha, como entrar em contato com você e, possivelmente, por que elas podem confiar em você.
Por que você precisa de uma assinatura de e-mail para o Outlook
Existem algumas outras boas razões para ter um apelido pré-formatado. Embora possam parecer simples, não subestime sua importância.
Como já vimos, uma assinatura de e-mail torna suas mensagens mais profissionais. Uma assinatura pode economizar tempo valioso.
Embora possa não parecer muito, enviar vários e-mails e adicionar constantemente seu nome e outros detalhes pode atrapalhar outras tarefas. Com um padrão pré-criado, há menos uma coisa que você precisa fazer para cada mensagem.
Uma assinatura também garante que seu nome e outros detalhes sejam sempre incluídos em cada e-mail. Você não vai esquecer de adicionar suas informações de contato muito importantes. Uma assinatura padrão mantém suas informações de contato constantes para que você saiba que está enviando exatamente a mesma coisa para cada destinatário.
Há uma última razão: o destinatário saberá de quem está recebendo a mensagem. Os endereços de e-mail geralmente são partes confusas de nossos nomes combinadas com números ou outras letras.
Como resultado, a pessoa que recebe a mensagem pode não saber seu nome completo. Uma assinatura formal garante que o destinatário saiba quem você é.
Palavras finais
Sua assinatura de email do Outlook é uma parte vital de suas comunicações. Ele fornece informações sobre você e oferece aos seus leitores formas alternativas de entrar em contato com você. Economiza tempo ao digitar e enviar e-mails, pois você não precisará preencher continuamente texto repetitivo.
Depois de configurar sua assinatura do Outlook, revise-a com frequência e certifique-se de mantê-la atualizada se houver alguma alteração.
Espero que este artigo tenha ajudado você a configurar sua assinatura de email profissional no Outlook. Por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco com quaisquer perguntas ou comentários.
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