Revisão do Monday.com: Esta ferramenta PM ainda é boa em 2022?

Por que confiar em mim para esta revisão de Monday.com

Meu nome é Adrian Try e uso software de computador para me manter produtivo desde a década de 1980. Gosto de programas que (como o Monday.com) permitem que você construa um sistema peça por peça, como blocos de construção, e um dos meus favoritos era uma ferramenta de gerenciamento de informações baseada em equipe pouco conhecida da década de 1990 chamada DayINFO.

Meus gerenciadores de tarefas favoritos hoje são Novas e OmniFocus, mas são para indivíduos, não para equipes. Eu joguei com várias alternativas que são para equipes, incluindo AirSet, GQueues, Nirvana, Meistertask, Hitask, Wrike, Flow, JIRA, Asana e Trello. Também avaliei softwares de gerenciamento de projetos completos como Zoho Project e GanttProject, TaskJuggler e OpenProj baseados em Linux.

Em termos de experiência diária regular, várias equipes de publicação com as quais trabalhei na última década escolheram o Trello para acompanhar o progresso dos artigos desde a concepção até a publicação. É uma ótima ferramenta e um concorrente próximo do Monday.com. Qual é o melhor para sua equipe? Leia mais para descobrir.

Revisão de Monday.com: O que há para você

O Monday.com visa manter sua equipe produtiva e informada, e vou listar seus recursos nas seis seções a seguir. Em cada subseção, explorarei o que o aplicativo oferece e depois compartilharei minha opinião pessoal.

1. Acompanhe seus projetos

O Monday.com é uma ferramenta altamente configurável e não vem configurada para sua equipe imediatamente. Esse é o seu primeiro emprego, então você precisa decidir exatamente o que deseja rastrear. Toda a sua equipe estará trabalhando na Monday.com, então o tempo e o pensamento que você coloca em sua estrutura antecipadamente pode fazer uma enorme diferença na produtividade deles.

Como sua equipe pode usar o Monday.com? Aqui estão algumas ideias para mostrar o que é possível:

• Uma semana lista de tarefas,
• Uma programação de mídia social,
• Planejamento de blogs e um calendário de conteúdo,
• Gestão de recursos,
• Diretório de funcionários,
• Turnos semanais,
• Um quadro de férias,
• CRM de vendas,
• Encomendas de suprimentos,
• lista de fornecedores,
• Lista de comentários do usuário,
• Backlog de recursos de software e fila de bugs,
• Roteiro anual do produto.

Felizmente, você não precisa criar tudo de uma vez. Isso pode ser feito um bloco de construção por vez e ajustado à medida que suas necessidades crescem. Mais de 70 modelos estão disponíveis para lhe dar um salto inicial.

O bloco de construção básico em Monday.com é o pulso ou artigo. (A plataforma costumava ser chamada daPulse.) Essas são as coisas que você precisa acompanhar – pense em “manter o dedo no pulso”. Na maioria dos casos, serão tarefas que você marcará quando forem concluídas. Eles podem ser organizados em grupos, e colocados em diferentes placas.

Cada pulso pode ter atributos diferentes, e você decide quais são eles. Eles podem ser o status da tarefa, a data de vencimento e a pessoa a quem ela foi atribuída. Esses atributos são exibidos como colunas em uma planilha. Cada tarefa é uma linha, e elas podem ser reorganizadas arrastando e soltando.

Aqui está um exemplo. Um modelo é uma lista semanal de tarefas. Cada tarefa tem colunas para a pessoa designada, prioridade, status, data, cliente e o tempo estimado necessário. O tempo estimado é totalizado, para que você possa ver quanto tempo essas tarefas exigem na próxima semana. Se você tiver muito o que fazer, poderá arrastar algumas tarefas para o grupo “Próxima semana”.

As colunas podem ser editadas em um menu suspenso. O título, a largura da coluna e a localização da coluna podem ser alterados. A coluna pode ser classificada e um rodapé adicionado com um resumo. A coluna pode ser excluída ou uma nova pode ser adicionada. Alternativamente, uma nova coluna pode ser adicionada clicando no botão “+” à direita.

Os valores e cores das colunas também podem ser alterados com bastante facilidade. Aqui está o pop-up para editar Status.

O status codificado por cores de um pulso pode mostrar rapidamente até onde ele está.

Minha tomada pessoal: Como o Monday.com é tão personalizável, deve ser adequado para a maioria das equipes. Mas há um período de configuração inicial antes que você possa ser produtivo com o aplicativo. Felizmente, você não precisa configurar tudo de uma vez, e o aplicativo crescerá com você.

2. Veja seus projetos de maneiras diferentes

Mas um quadro Monday.com não precisa se parecer com uma planilha (chamada de visualização “Tabela Principal”). Você também pode visualizá-lo como uma linha do tempo, Kanban, calendário ou gráfico. Há também visualizações para exibir arquivos, mapas e formulários. Isso torna o Monday.com muito flexível.

Por exemplo, ao usar o Kanban vista, Monday.com se parece mais com seu concorrente Trello. Mas aqui Monday.com é mais flexível porque você pode escolher em qual coluna agrupar os pulsos. Assim, sua lista semanal de tarefas pode ser agrupada por prioridade…

… ou por Estado.

Você pode arrastar uma tarefa de uma coluna para outra e a prioridade ou status mudará automaticamente. E você pode ver os detalhes de uma tarefa clicando nela.

A Linha do Tempo view é um gráfico de Gantt muito simplificado, semelhante ao usado por outros gerentes de projeto. Essa visualização facilita a visualização e o planejamento da sua semana.

Mas não tem o poder de um gráfico de Gantt real. Por exemplo, as dependências não são suportadas. Portanto, se uma tarefa exigir que outra seja concluída antes de ser iniciada, o Monday.com não adiará automaticamente a tarefa até então. Um aplicativo de gerenciamento de projetos completo foi projetado para cuidar de detalhes como esse.

Outra maneira de visualizar sua semana é a visualização do Calendário, sobre a qual falaremos mais abaixo.

E dependendo de suas necessidades, você também pode visualizar seu quadro por localização em uma visualização de mapa ou visualizar o progresso de sua equipe com gráficos.

Minha opinião pessoal: As visualizações do Monday.com oferecem diferentes maneiras de visualizar seus projetos. Isso torna o aplicativo muito mais versátil, permitindo que ele se comporte mais como Trello, gerentes de projeto e muito mais.

3. Um lugar central para comunicação e compartilhamento de arquivos

Em vez de enviar e-mails sobre um projeto, você pode discuti-lo em Monday.com. Você pode deixar um comentar em um pulso e anexe um arquivo. Você pode mencionar outros membros da equipe em um comentário para chamar a atenção deles.

Os comentários podem incluir lista de verificação, para que você possa usar um comentário para detalhar as etapas necessárias para concluir um pulso e marcá-las à medida que avança. Conforme você completa cada item, um pequeno gráfico indica seu progresso. Use isso como uma maneira rápida e suja de criar subtarefas.

Há também um lugar para adicionar material de referência a uma tarefa. Isso pode ser instruções detalhadas, um resultado, arquivos necessários, perguntas e respostas ou apenas uma nota rápida.

E um log de todo o progresso e mudanças é mantido para que você possa manter-se atualizado com o que foi feito sobre uma tarefa, para que nada seja esquecido.

Infelizmente, não há ferramentas de marcação. Portanto, embora você possa fazer upload de um PDF ou imagem para ilustrar o que deseja que seja feito, não poderá escrever, desenhar e destacar nele para facilitar a discussão. Isso seria uma adição útil à plataforma.

Minha opinião pessoal: O Monday.com pode agilizar seu fluxo de trabalho e manter tudo o que sua equipe precisa em um só lugar. Todos os arquivos, informações e discussões sobre cada item a fazer estão exatamente onde você precisa, não espalhados entre e-mail, aplicativos de mensagens, Google Drive e Dropbox.

4. Use formulários para impulsionar seu fluxo de trabalho

Economize tempo na entrada de dados fazendo com que seus clientes façam isso por você. Monday.com permite criar um formulário baseado em qualquer quadro e incorporá-lo ao seu site. Sempre que um cliente preenche o formulário, as informações são automaticamente adicionadas a esse quadro no Monday.com. Por exemplo, um cliente pode encomendar um produto online e todos os detalhes serão adicionados no local certo.

Um formulário é apenas mais uma visualização do seu quadro. Para adicionar um, clique em “Adicionar Visualização” no menu suspenso próximo ao topo do seu quadro.

Quando seu quadro tiver um formulário associado, escolha a visualização de formulário, personalize seu formulário e incorpore-o em seu site. Isso é muito simples.

Os formulários têm todos os tipos de usos práticos. Eles podem ser usados ​​para solicitar produtos, reservar serviços, deixar comentários e muito mais.

Minha opinião pessoal: O Monday.com promete manter tudo o que sua equipe precisa em um só lugar, e o recurso de formulários incorporados é uma maneira muito útil de obter informações adicionais. Eles permitem que seus clientes adicionem pulsos diretamente aos seus quadros, onde você pode rastreá-los e agir sobre eles.

5. Calendários e Agendamento

Monday.com oferece uma visualização de calendário para cada quadro (supondo que haja pelo menos uma coluna de data) e também pode adicionar pulsos ao seu Google Agenda. Além disso, existem modelos para atividades baseadas em data e hora, incluindo:

• Agendamento de clientes,
• Planejamento de eventos,
• Agenda nas redes sociais,
• Acompanhamento de campanhas,
• calendário de conteúdo,
• Cronograma de construção,
• Placa de férias.

Isso permite que você use Monday.com para acompanhar seu tempo de várias maneiras. Por exemplo, um corretor de imóveis pode ter um calendário de quando as casas estão abertas para inspeção. Um escritório pode ter um calendário de compromissos. Um fotógrafo poderia ter um calendário de reservas.

Infelizmente, tarefas e compromissos recorrentes não são suportados. E alguns usuários descobriram que suas necessidades superavam a capacidade de expansão da Monday.com.

O rastreamento de tempo é útil para fins de cobrança, bem como para ver onde seu tempo realmente foi, mas, infelizmente, Monday.com não o incluiu. Se você precisar registrar quanto tempo gastou com um cliente ou quanto tempo gastou em uma tarefa, precisará usar outro aplicativo para conseguir isso. A integração do Monday.com com o Harvest pode ajudar aqui.

Por fim, o Monday.com facilita a criação de uma variedade de widgets de painel que exibem tarefas de todos os seus quadros em um único calendário ou linha do tempo. Certifique-se de que nada seja esquecido.

Minha opinião pessoal: Cada quadro Monday.com contendo uma data pode ser visto como um calendário, e você pode criar um calendário que exiba seus pulsos de cada quadro para ter uma ideia de seus compromissos de tempo em uma única tela.

6. Economize esforço com automações e integrações

Faça o Monday.com trabalhar para você. Automatizar! Os recursos abrangentes de automação do aplicativo e a integração com serviços de terceiros podem eliminar o tempo desperdiçado em processos manuais para que sua equipe possa se concentrar no que é importante.

Você também tem acesso à API Monday.com, para que possa criar suas próprias integrações se tiver habilidades de codificação. Tudo isso está disponível se você assinar o plano Standard ou superior.

Vejamos um exemplo. Imagine que a TechFewer estava usando Monday.com para acompanhar nossa programação de publicações. No momento, estou trabalhando em uma revisão do Monday.com que tem o status ‘Trabalhando nele’.

Quando eu terminar o artigo e enviá-lo para revisão, eu precisaria alterar o status do pulso, arrastá-lo para um grupo “Enviado para aprovação” e enviar um e-mail ou mensagem para o JP para avisá-lo. Ou eu poderia usar os recursos poderosos de segunda-feira.

Primeiro, posso usar automação para mover o pulso para o grupo certo apenas alterando o status. Clico no ícone do pequeno robô na parte superior da tela e escolho uma ação.

Eu encontro o que estou procurando e altero os padrões.

Agora, quando eu alterar o status da minha tarefa para “Enviada”, ela passará automaticamente para o grupo “Enviada para aprovação”. E indo além, também posso notificar o JP através do Monday.com que o artigo está pronto para ele ver criando outra ação.

Ou usando integrações Eu poderia notificá-lo de outra forma, digamos, por e-mail ou Slack. O Monday.com pode trabalhar com uma ampla variedade de serviços de terceiros, incluindo MailChimp, Zendesk, Jira, Trello, Slack, Gmail, Google Drive, Dropbox, Asana e Basecamp. Posso até anexar um rascunho do artigo no Google Docs ao pulso.

A maneira como o Monday.com pode enviar um e-mail automaticamente quando você altera um status (ou algum outro atributo) é incrivelmente útil. Um departamento de RH pode enviar automaticamente uma carta de rejeição quando o status de uma inscrição mudar para “Não é adequado”. Uma empresa pode enviar um e-mail a um cliente informando que seu pedido está pronto apenas alterando o status para ‘Pronto’.

O plano Standard é limitado a 250 ações de automação por mês e outras 250 ações de integração por mês. Se você se tornar um usuário pesado desses recursos, precisará ficar de olho no seu uso. Os planos Pro e Enterprise aumentam esses números para 250,000.

Minha opinião pessoal: Os formulários facilitam a obtenção de informações no Monday.com. As integrações facilitam a divulgação de informações. Você pode criar modelos de e-mail personalizados para uma variedade de cenários que são enviados automaticamente apenas alterando um status. Ou você pode adicionar funcionalidades adicionais ao Monday.com por meio de uma automação bem pensada.

Razões por trás das minhas classificações de segunda-feira

Eficácia: 4.5/5

A versatilidade do Monday.com permite que ele se torne o centro do seu negócio. Sua flexibilidade o torna adequado para uma ampla gama de cenários. Faltam tarefas recorrentes e ferramentas de marcação, e um usuário descobriu que o recurso de agendamento não se adaptava às suas necessidades, mas a maioria das equipes descobrirá que esse aplicativo oferece muito para aumentar sua produtividade.

Preço: 4 / 5

O Monday.com certamente não é barato, mas é bastante competitivo com o custo de serviços semelhantes. Seria bom se o plano básico fosse gratuito, algo que tanto o Trello quanto o Asana oferecem.

Facilidade de uso: 4.5 / 5

Construir uma solução personalizada com Monday.com é muito fácil de fazer. Como eu disse antes, é muito parecido com construir com lego. Você pode fazer isso peça por peça e adicionar recursos ao longo do tempo, conforme necessário. Mas antes que sua equipe possa usar o serviço, você terá que configurar alguns quadros.

Suporte: 4.5/5

O recurso de ajuda integrado do aplicativo permite que você digite algumas palavras para encontrar as informações de que precisa. Eu tive que fazer isso várias vezes enquanto escrevia esta revisão – não era óbvio por onde começar ao criar formulários e ações. Uma base de conhecimento e uma série de webinars e tutoriais em vídeo estão disponíveis, e você pode entrar em contato com a equipe de suporte por meio de um formulário da web.

Eu ri alto quando vi as opções de velocidade de suporte: “Suporte incrível (cerca de 10 minutos)” e “Largue tudo e me responda”. Um endereço de e-mail de suporte e um número de telefone estão listados na página de contato do site.

Alternativas para Monday.com

Existem muitos aplicativos e serviços da Web neste espaço. Aqui estão algumas das melhores alternativas.

Trello: Trello (a partir de US$ 9.99/usuário/mês, um plano gratuito está disponível) usa quadros, listas e cartões para permitir que você colabore com sua equipe (ou equipes) em vários projetos. Comentários, anexos e datas de vencimento estão incluídos em cada cartão.

asana: asana (a partir de US$ 9.99/usuário/mês, um plano gratuito está disponível) também foi projetado para manter as equipes focadas em metas, projetos e tarefas diárias. As tarefas podem ser visualizadas em listas ou em cartões, e um recurso de instantâneo mostra quanto trabalho os membros da equipe têm e permite reatribuir ou reagendar tarefas para manter o trabalho equilibrado.

Clique para cima: Clique para cima (a partir de US$ 5/usuário/mês, um plano gratuito está disponível) é outro aplicativo de produtividade de equipe personalizável e possui mais de 1,000 integrações com serviços de terceiros. Ele oferece várias visualizações de cada projeto, incluindo tempo, lista, quadro e caixa. Ao contrário do Monday.com, ele suporta dependências de tarefas e listas de verificação recorrentes.

ProofHub: ProofHub (a partir de $ 45/mês) oferece um lugar para todos os seus projetos, equipes e comunicações. Ele usa quadros Kanban para visualizar tarefas e projetos, bem como gráficos de Gantt reais com dependências entre tarefas. Controle de tempo, bate-papo e formulários também são suportados.

Conclusão

Quer manter sua equipe em movimento? Monday.com é uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada na web que é flexível e altamente personalizável. Ele pode se tornar o centro de sua organização.

Lançado em 2022, é um poderoso aplicativo de gerenciamento de tarefas para equipes que permite que todos vejam o progresso e permaneçam no caminho certo. Ele agiliza e centraliza a comunicação, reduzindo a quantidade de e-mails com os quais você precisa lidar e simplificando o compartilhamento de documentos. Tudo o que sua equipe precisa para fazer as coisas está em um só lugar.

As tarefas podem ser exibidas em listas como um aplicativo de gerenciamento de tarefas, quadros Kanban como o Trello ou uma linha do tempo como um gerente de projeto. O Monday.com é mais poderoso que o Trello e o Asana, mas não possui os recursos avançados de softwares de gerenciamento de projetos completos, como o Microsoft Project.

É um serviço baseado na web com uma interface atraente e moderna. Aplicativos para desktop (Mac, Windows) e móveis (iOS, Android) estão disponíveis, mas basicamente oferecem o site em uma janela.

Monday.com oferece uma avaliação gratuita de 14 dias e uma variedade de planos. O mais popular é o Standard e custa cerca de US$ 8 por usuário por mês. Os planos são escalonados, portanto, se você tiver 11 usuários, pagará por 15, o que efetivamente aumenta o preço por usuário (para US$ 10.81 neste caso). A versão Pro custa 50% a mais e oferece recursos adicionais.

Esses preços são caros, mas competitivos. Trello e Asana oferecem serviços semelhantes e seus planos populares custam cerca de US$ 10 por mês por usuário. No entanto, seus planos de nível de entrada são gratuitos, enquanto o da Monday.com não é.

Então, o que você acha desta revisão do Monday.com? Deixe um comentário abaixo.