Como recuperar um email no Outlook (5 etapas simples)
Você acabou de redigir um e-mail urgente para seus colegas e está com pressa para enviá-lo — sem tempo para revisar. Você aperta o botão enviar. Então, imediatamente depois, a percepção bate: você enviou a todo o seu grupo informações que eles não deveriam ver. Gole.
O que você faz? Se você estiver usando o Microsoft Outlook e seus destinatários estiverem usando o Outlook, e você agir rapidamente, poderá recuperar a mensagem antes que alguém a veja.
Poderia ser um tiro no escuro, mas eu vi isso funcionar. Pronto para experimentar? Leia para saber como.
Índice analítico
Por que eu precisaria lembrar?
Às vezes trabalho com informações confidenciais e cometi o erro de enviá-las para a pessoa errada. Este é provavelmente o pior cenário possível, porque a recuperação da mensagem nem sempre funciona. Você definitivamente não deve confiar nele quando se trata de dados privados. Veremos abaixo quando os recalls funcionam e não funcionam.
Enviar e-mails com erros de digitação, por outro lado, não é um grande problema. Sim, é embaraçoso, mas não é o fim do mundo. Pode até dar uma ideia de quem realmente lê suas mensagens quando você as envia. O recall pode ajudá-lo a se recuperar de um desastre gramatical, mas, novamente, não conte com isso.
Aqui está um doozy: se você está chateado ou zangado com alguém e, no calor do momento, escreva-lhe uma mensagem mordaz, não filtrada, dolorosa – do tipo que rompe relacionamentos. Isso pode colocá-lo em um armário ferido, seja um chefe, colega de trabalho, amigo ou outro significativo. Isso aconteceu comigo – eu realmente gostaria de ter um botão de recall então!
Às vezes não estamos prestando atenção no preenchimento automático quando endereçamos a mensagem e descobrimos, tarde demais, que ela foi para a pessoa errada. Recebi e-mails destinados a outra pessoa; Isso acontece o tempo todo. Se você tiver sorte, um recall pode funcionar e salvá-lo de seu erro.
Tenho certeza de que há outras situações nas quais não estou pensando, mas você entendeu. É fácil enviar um e-mail que você gostaria de não ter enviado. Vamos dar uma olhada em como recuperar e-mails no aplicativo Microsoft Outlook.
Etapas para recuperar um e-mail
As etapas a seguir permitirão que você tentativa para recuperar um email no Outlook. Lembre-se que o tempo é um fator crítico. Você deve fazer isso antes que a pessoa abra! Há também outros fatores além do seu controle que podem causar a falha do processo. Você pode ler mais sobre eles na próxima seção.
Veja o que fazer:
1. Selecione a pasta de itens enviados
No painel de navegação ou pasta no lado esquerdo do Outlook, selecione a pasta “Itens enviados”.
2. Encontre a mensagem enviada
Na lista de itens enviados, localize e selecione aquele que você deseja recuperar. Clique duas vezes para abri-lo em sua própria janela.
3. Selecione Ação para Recuperar
Na janela, selecione a guia ‘Mensagem’. Em seguida, na seção ‘Mover’, selecione ‘Mais ações de movimentação’.
Agora selecione “Recuperar esta mensagem”.
4. Selecione Opções
Você precisará decidir se deseja “Excluir cópias não lidas da mensagem” ou “Excluir cópias não lidas e substituir por uma nova mensagem”. Você também pode optar por receber uma mensagem informando se o recall foi bem-sucedido. Marque a caixa se desejar receber a confirmação. Isso é recomendado, pois pode ser a única maneira de saber se funciona.
Clique OK.’ Se você optou por substituir a mensagem, uma nova janela será aberta com a mensagem. Faça as alterações necessárias e clique em “Enviar” quando estiver pronto para enviá-lo.
5. Procure confirmação
Supondo que você se inscreveu para a notificação, você verá uma mensagem informando o que aconteceu. Ele informará para quem o e-mail original foi enviado, seu assunto e a hora em que foi enviado. Você verá se o recall foi bem-sucedido, juntamente com a data e hora do recall.
O que você precisa para o recall funcionar
Então, se as estrelas estiverem alinhadas, o recall de um e-mail funciona? Para ser honesto, é um jogo de dados. Dito isso, é possível, então vamos dar uma olhada no que precisa acontecer para que um recall de e-mail seja bem-sucedido.
App Outlook
O primeiro requisito é que você esteja usando o aplicativo de desktop Microsoft Outlook. Você não poderá recuperar da interface da Web da Microsoft.
Microsoft Exchange
Você deve estar usando um sistema de correio do Microsoft Exchange. Você e o destinatário devem estar no mesmo servidor de troca. Se for uma situação de trabalho, há uma chance de você estar no mesmo servidor Exchange que seus colegas de trabalho. Isso significa que pode funcionar para eles, mas não com alguém de fora da sua empresa.
Mensagens abertas
O recall só funcionará se o destinatário ainda não tiver aberto o e-mail. Uma vez que eles abrem, então é tarde demais. Ele foi baixado em sua caixa de entrada local.
Configurado para ignorar a solicitação
O Outlook pode ser configurado para que as mensagens não possam ser recuperadas da sua caixa de entrada. Se esse for o caso do seu destinatário, seu recall não funcionará.
E-mail redirecionado
Se a pessoa para quem você está enviando o e-mail tiver regras configuradas para mover mensagens para outras pastas e essas regras incluirem sua mensagem, o recall não funcionará. Só funciona quando a mensagem não foi lida e permanece na caixa de entrada da pessoa.
Impedir o envio de e-mails que precisam ser recuperados
Como vimos, uma mensagem do Outlook pode ser retirada, mas há uma boa chance de que o recall falhe. A melhor maneira de lidar com e-mails lamentáveis é não enviá-los em primeiro lugar. Parece simples, mas eu sei que não é. Na realidade, acontece com todos nós, mas há algumas coisas que podemos fazer para evitar enviá-los.
O método a seguir pode parecer estranho, mas é útil: você pode configurar o Outlook para ter um atraso antes de enviar o email. Isso significa que quando você pressiona o botão enviar, a mensagem permanece na sua caixa de saída por um tempo definido antes de enviá-la. Isso lhe dá a chance de excluir/cancelar e-mails antes que eles sejam realmente enviados. Para obter instruções sobre como fazer isso, dê uma olhada em este artigo da Microsoft.
Na minha opinião, o melhor a fazer é revisar ou revisar minuciosamente o que você escreveu antes de enviá-lo. Eu sei que às vezes estamos com pressa, mas a auto-revisão vai pegar 95% dos seus erros. Se você não é bom em revisão, tente um verificador gramatical, como Grammarly, que pode ser usado para revisar seu texto no Outlook.
Reler seu e-mail várias vezes pode evitar muitos problemas. Isso garante que você saiba o que está enviando. Não se esqueça de revisar a lista de destinatários (mesmo a lista CC) e o assunto, pois é aqui que ocorrem problemas com frequência.
Quanto ao e-mail desagradável que você se arrepende de enviar ao seu colega de trabalho, isso pode ser um pouco diferente. Descobri que a melhor coisa a fazer para isso é primeiro escrever a mensagem. Não a dirija a ninguém ainda, pois você não quer enviá-la acidentalmente.
Depois de escrever, releia. Em seguida, afaste-se do seu computador ou, pelo menos, do Outlook. Volte a ele cerca de 15 a 20 minutos depois e releia. Você está feliz com o que disse? É assim que você quer se comunicar com a pessoa?
Afastar-se lhe dá a chance de evitar aquela reação no calor do momento quando você diz coisas das quais se arrepende. Isso também permitirá que você revise o texto se puder pensar em uma maneira mais calma de explicar seu problema.
Se você achar que sua mensagem é muito dura ou inadequada, você sempre pode excluí-la e escrever uma nova mais tarde. Se você estiver realmente pronto para enviá-lo, preencha o campo “Para” com o nome do destinatário e envie-o. Esse processo pelo menos lhe dá uma chance de se acalmar e garantir que você esteja tomando uma decisão racional.
Palavras finais
Se você estiver em apuros por causa de um email que se arrependeu de enviar, é possível que o recurso de recall do Outlook possa ajudá-lo a remover o email antes que os destinatários o leiam.
Esse recurso definitivamente não é algo em que você deve confiar. Muitas variáveis entram em fazê-lo funcionar. É provável que a pessoa o leia antes que você possa enviar a solicitação de recall.
A melhor prática é tomar seu tempo, revisar seus e-mails e tentar não enviar mensagens reativas nas quais você não passou tempo pensando. Em outras palavras, a prevenção é o melhor remédio para e-mails de arrependimento.
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