So rufen Sie eine E-Mail in Outlook ab (5 einfache Schritte)
Sie haben gerade eine dringende E-Mail an Ihre Kollegen verfasst und haben es eilig, sie zu versenden – keine Zeit zum Korrekturlesen. Du drückst den Senden-Button. Dann, unmittelbar danach, trifft die Erkenntnis ein: Sie haben Ihrer gesamten Gruppe Informationen geschickt, die sie nicht sehen sollten. Schluck.
Wie geht’s? Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden und Ihre Empfänger Outlook verwenden und Sie schnell Maßnahmen ergreifen, können Sie die Nachricht möglicherweise zurückrufen, bevor sie jemand sieht.
Es könnte ein langer Schuss sein – aber ich habe gesehen, dass es funktioniert. Bereit, es zu versuchen? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie.
Inhaltsverzeichnis
Warum sollte ich zurückrufen?
Ich arbeite manchmal mit sensiblen Informationen und habe den Fehler gemacht, sie an die falsche Person zu senden. Dies ist wahrscheinlich ein Worst-Case-Szenario, da das Zurückrufen der Nachricht nicht immer funktioniert. Darauf sollten Sie sich bei privaten Daten definitiv nicht verlassen. Wir werden uns unten ansehen, wann Rückrufe funktionieren und wann nicht.
Das Versenden von E-Mails mit Tippfehlern ist dagegen keine so große Sache. Ja, es ist peinlich, aber es ist kein Weltuntergang. Es könnte Ihnen sogar eine Vorstellung davon geben, wer Ihre Nachrichten tatsächlich liest, wenn Sie sie senden. Recall kann Ihnen möglicherweise helfen, sich von einer Grammatikkatastrophe zu erholen – aber verlassen Sie sich auch hier nicht darauf.
Hier ist ein Trottel: Wenn Sie verärgert oder wütend auf jemanden sind und ihm in der Hitze des Gefechts eine vernichtende, ungefilterte, verletzende Nachricht schreiben – die Art, die Beziehungen zerstört. Dies könnte Sie in ein verletztes Schließfach bringen, egal ob es sich um einen Chef, einen Kollegen, einen Freund oder eine wichtige andere Person handelt. Das ist mir passiert – ich wünschte wirklich, ich hätte damals einen Rückrufknopf gehabt!
Manchmal achten wir nicht auf das automatische Ausfüllen, wenn wir die Nachricht adressieren und zu spät feststellen, dass sie an die falsche Person gegangen ist. Ich habe E-Mails erhalten, die für jemand anderen bestimmt sind; Es passiert ständig. Wenn Sie Glück haben, kann ein Rückruf funktionieren und Sie vor Ihrem Fehler bewahren.
Ich bin sicher, es gibt andere Situationen, an die ich nicht denke, aber Sie bekommen ein Bild. Es ist einfach, eine E-Mail zu versenden, die Sie lieber nicht gesendet hätten. Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie E-Mails in der Microsoft Outlook-Anwendung zurückrufen.
Schritte zum Zurückrufen einer E-Mail
Die folgenden Schritte ermöglichen es Ihnen Versuch um eine E-Mail in Outlook zurückzurufen. Denken Sie daran, dass Zeit ein kritischer Faktor ist. Sie müssen dies tun, bevor die Person es öffnet! Es gibt auch andere Faktoren, die sich Ihrer Kontrolle entziehen und dazu führen können, dass der Prozess fehlschlägt. Sie können mehr darüber im nächsten Abschnitt lesen.
Hier ist was zu tun ist:
1. Wählen Sie den Ordner „Gesendete Objekte“.
Wählen Sie im Navigations- oder Ordnerbereich auf der linken Seite von Outlook den Ordner „Gesendete Objekte“ aus.
2. Suchen Sie die gesendete Nachricht
Suchen und wählen Sie in der Liste der gesendeten Elemente die Nachricht aus, die Sie zurückrufen möchten. Doppelklicken Sie darauf, um es in einem eigenen Fenster zu öffnen.
3. Aktion zum Zurückrufen auswählen
Wählen Sie im Fenster die Registerkarte „Nachricht“. Wählen Sie dann im Abschnitt „Verschieben“ die Option „Weitere Bewegungsaktionen“.
Wählen Sie nun „Diese Nachricht zurückrufen“.
4. Wählen Sie Optionen
Sie müssen entscheiden, ob Sie „ungelesene Kopien der Nachricht löschen“ oder „ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen“ möchten. Sie können sich auch dafür entscheiden, eine Nachricht zu erhalten, die Sie darüber informiert, ob der Rückruf erfolgreich war. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Bestätigung erhalten möchten. Dies wird empfohlen, da Sie möglicherweise nur so wissen, ob es funktioniert.
OK klicken.’ Wenn Sie ausgewählt haben, dass die Nachricht ersetzt werden soll, wird ein neues Fenster mit der Nachricht geöffnet. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie dann auf „Senden“, wenn Sie zum Senden bereit sind.
5. Suchen Sie nach einer Bestätigung
Angenommen, Sie haben sich für die Benachrichtigung angemeldet, sehen Sie eine Nachricht, die Sie darüber informiert, was passiert ist. Es wird Ihnen sagen, an wen die ursprüngliche E-Mail gesendet wurde, ihren Betreff und die Uhrzeit, zu der sie gesendet wurde. Sie sehen, ob der Rückruf erfolgreich war, zusammen mit Datum und Uhrzeit des Rückrufs.
Was Sie brauchen, damit der Rückruf funktioniert
Wenn die Sterne also richtig stehen, funktioniert das Zurückrufen einer E-Mail? Um ehrlich zu sein, es ist ein Crapshoot. Das heißt, es ist möglich, also schauen wir uns an, was passieren muss, damit ein E-Mail-Rückruf erfolgreich ist.
Outlook-App
Die erste Voraussetzung ist, dass Sie die Microsoft Outlook-Desktopanwendung verwenden müssen. Sie werden nicht in der Lage sein, von der Weboberfläche von Microsoft abzurufen.
Microsoft Exchange
Sie müssen ein Microsoft Exchange-Mailsystem verwenden. Sie und der Empfänger müssen sich auf demselben Exchange-Server befinden. Wenn es sich um eine Arbeitssituation handelt, besteht die Möglichkeit, dass Sie sich auf demselben Exchange-Server wie Ihre Kollegen befinden. Das bedeutet, dass es für sie funktionieren könnte, aber nicht für jemanden außerhalb Ihres Unternehmens.
Geöffnete Nachrichten
Der Rückruf funktioniert nur, wenn der Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat. Sobald sie es öffnen, ist es zu spät. Es wurde in ihren lokalen Posteingang heruntergeladen.
Konfiguriert, um die Anfrage zu ignorieren
Outlook kann so konfiguriert werden, dass Nachrichten nicht aus Ihrem Posteingang zurückgerufen werden können. Wenn dies bei Ihrem Empfänger der Fall ist, funktioniert Ihr Rückruf nicht.
Umgeleitete E-Mail
Wenn die Person, der Sie eine E-Mail senden, Regeln zum Verschieben von Nachrichten in andere Ordner eingerichtet hat und diese Regeln Ihre Nachricht enthalten, funktioniert der Rückruf nicht. Es funktioniert nur, wenn die Nachricht ungelesen wurde und im Posteingang der Person verbleibt.
Verhindern Sie das Senden von E-Mails, die zurückgerufen werden müssen
Wie wir gesehen haben, kann eine Outlook-Nachricht zurückgenommen werden, aber es besteht eine gute Chance, dass der Rückruf fehlschlägt. Der beste Weg, mit bedauerlichen E-Mails umzugehen, besteht darin, sie gar nicht erst zu versenden. Es klingt einfach, aber ich weiß, dass es nicht so ist. In Wirklichkeit passiert es uns allen, aber es gibt einige Dinge, die wir tun können, um zu verhindern, dass sie gesendet werden.
Die folgende Methode mag seltsam klingen, ist aber hilfreich: Sie können Outlook so konfigurieren, dass es eine Verzögerung gibt, bevor es die E-Mail sendet. Das heißt, wenn Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, bleibt die Nachricht für eine bestimmte Zeit in Ihrem Postausgang, bevor sie gesendet wird. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, E-Mails zu löschen/zu stornieren, bevor sie tatsächlich gesendet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Dieser Artikel von Microsoft.
Meiner Meinung nach ist es am besten, das Geschriebene gründlich zu überprüfen oder Korrektur zu lesen, bevor Sie es versenden. Ich weiß, dass wir es manchmal eilig haben, aber durch Selbstkorrektur werden 95 % Ihrer Fehler aufgedeckt. Wenn Sie nicht gut im Korrekturlesen sind, versuchen Sie es mit einer Grammatikprüfung wie z Grammarly, mit dem Sie Ihren Text in Outlook überprüfen können.
Das mehrfache erneute Lesen Ihrer E-Mail kann viele Probleme verhindern. Es stellt sicher, dass Sie wissen, was Sie versenden. Vergessen Sie nicht, die Empfängerliste (auch die CC-Liste) und den Betreff zu überprüfen, da hier häufig Probleme auftreten.
Was die böse E-Mail betrifft, die Sie bedauern, an Ihren Kollegen gesendet zu haben, kann das etwas anders sein. Ich habe festgestellt, dass es am besten ist, zuerst die Nachricht aufzuschreiben. Adressieren Sie es noch nicht, da Sie es nicht versehentlich versenden möchten.
Wenn Sie es aufgeschrieben haben, lesen Sie es noch einmal. Dann treten Sie weg von Ihrem Computer oder zumindest von Outlook. Kommen Sie etwa 15 bis 20 Minuten später darauf zurück und lesen Sie es erneut. Bist du zufrieden mit dem, was du gesagt hast? Willst du so mit der Person kommunizieren?
Wenn du weggehst, hast du die Möglichkeit, diese hitzige Reaktion zu verhindern, wenn du Dinge sagst, die du bereust. Auf diese Weise können Sie den Text auch überarbeiten, wenn Ihnen eine ruhigere Art und Weise einfällt, Ihr Problem zu erklären.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Nachricht zu hart oder unangemessen ist, können Sie sie jederzeit löschen und später eine neue schreiben. Wenn Sie wirklich bereit sind, es zu senden, füllen Sie das Feld „An“ mit dem Namen des Empfängers aus und senden Sie es ab. Dieser Prozess gibt Ihnen zumindest die Möglichkeit, sich zu beruhigen und sicherzustellen, dass Sie eine rationale Entscheidung treffen.
Final Words
Wenn Sie aufgrund einer E-Mail, die Sie bereuen, in der Klemme stecken, kann Ihnen die Rückruffunktion von Outlook möglicherweise dabei helfen, die E-Mail zu entfernen, bevor die Empfänger sie lesen.
Auf diese Funktion sollten Sie sich definitiv nicht verlassen. Viele Variablen spielen eine Rolle, damit es funktioniert. Die Chancen stehen gut, dass die Person es liest, bevor Sie die Rückrufanfrage senden können.
Die beste Vorgehensweise ist, sich Zeit zu nehmen, Ihre E-Mails Korrektur zu lesen und zu versuchen, keine reaktiven Nachrichten zu versenden, über die Sie nicht nachgedacht haben. Mit anderen Worten: Prävention ist das beste Mittel gegen bedauernde E-Mails.
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