7 шагов, чтобы добавить профессиональную подпись электронной почты в Gmail
С появлением мгновенных сообщений, текстовых сообщений, видеочатов, социальных сетей и многого другого многие забыли об электронной почте. Тем не менее, в деловом мире электронная почта по-прежнему остается важным методом общения.
Если вы регулярно пользуетесь электронной почтой, особенно для бизнеса, важно, чтобы ваши электронные письма выглядели профессионально. Наличие профессиональной подписи внизу ваших сообщений может иметь большое значение для формализации электронных писем, которые вы отправляете коллегам, менеджерам и клиентам.
Так как ты это делаешь? Если у вас еще нет подписи электронной почты или она есть, но вы забыли, как ее изменить, вы обратились по адресу.
В этой статье мы покажем вам, как добавить или изменить подпись электронной почты, чтобы она выглядела профессионально.
Содержание
Как добавить подпись в Gmail
Добавить подпись в Gmail легко и быстро. Просто выполните следующие действия:
Шаг 1. Перейдите в настройки Gmail.
В Gmail щелкните значок «Настройки» в правом верхнем углу экрана.
Прокрутите вниз и найдите раздел «Подпись». Это будет почти в конце страницы. Оказавшись там, нажмите кнопку «Создать новый».
Шаг 4: Введите имя подписи
После того, как вы ввели имя, нажмите кнопку «Создать». Я просто использовал свое имя в приведенном ниже примере, но вы можете ввести что угодно.
Шаг 5: Введите свою подпись
В текстовом окне справа от имени вы можете ввести всю информацию, которую хотите видеть в своей подписи. Вы можете форматировать текст и даже добавлять изображения или URL-ссылки, если хотите.
Какую информацию вы должны добавить, чтобы ваша электронная подпись выглядела профессионально? См. раздел ниже для более подробной информации.
Шаг 6. Установите параметры подписи по умолчанию
Вам нужно будет выбрать подпись, которая будет использоваться для новых сообщений, и одну для ответа или пересылки сообщений. Вы можете добавить более одного, поэтому вы можете выбрать разные для новых сообщений и сообщений для ответа/пересылки. Если у вас несколько подписей, все они появятся в раскрывающемся списке.
Шаг 7: Сохранить изменения
Не забудьте прокрутить экран вниз и сохранить изменения. Как только у вас есть, вы сделали.
Как обновить подпись Gmail
Вам может потребоваться обновить свою подпись, когда вы получите новый контактный номер или должность. Может быть, вы хотите изменить его, чтобы он выглядел более профессионально. В любом случае, если вам не нравится, как выглядит ваша подпись, не беспокойтесь. Это легко изменить.
Чтобы обновить его, просто выполните те же шаги, которые использовались для создания нового. Когда вы перейдете к разделу подписи в настройках (Шаг 2), нажмите на имя, затем внесите изменения в текстовом окне справа.
Это так просто. Не забудьте перейти в самый низ страницы и сохранить настройки.
Как сделать так, чтобы ваша подпись Gmail выглядела профессионально
Есть несколько способов сделать вашу электронную подпись профессиональной. Начните с вашего полного имени, за которым следует информация, относящаяся к вашей работе или должности. Ниже приведены вещи, которые добавят наибольшую ценность.
1. имя
Вы, вероятно, захотите использовать свое официальное имя вместо каких-либо псевдонимов или сокращенных имен, если у вас нет более случайной рабочей среды или клиентов.
2. Название
Укажите название вашей должности. Это может иметь решающее значение, особенно для получателей, которые могут плохо вас знать или не работали с вами в прошлом.
3. Название компании
Если вы работаете в компании, сообщите им, на кого вы работаете. Если вы не работаете в конкретной компании, вы можете указать «Независимый подрядчик» или «Внештатный разработчик».
При добавлении информации о компании вы можете добавить логотип своей компании. Спросите, есть ли в вашей компании стандартный формат подписи электронной почты.
4. Сертификаты
Вы можете перечислить любые сертификаты, которые есть у вас или вашей компании. Некоторые сертификаты поставляются с логотипом или символом, который вы также можете добавить.
5. Контактная информация
Предоставьте адресату альтернативные способы связи с вами. Добавьте свой номер телефона, веб-сайт компании или любую другую контактную информацию. Вы также можете указать свой адрес электронной почты, даже если он уже будет в сообщении в разделе «От». Не помешает иметь его там, где кто-то может легко его найти.
Вы можете рассмотреть возможность привязки к любой профессиональной учетной записи в социальной сети, такой как LinkedIn.
7. Фотография
Добавлять свою фотографию необязательно, хотя людям было бы неплохо видеть, с кем они общаются. Просто убедитесь, что вы используете профессионально выглядящую фотографию.
Что вы не должны включать в свою подпись Gmail
Не переусердствуйте. Добавление слишком большого количества информации сделает вашу подпись загроможденной и трудной для чтения. Если он полон информации, которая никому не интересна, есть большая вероятность, что получатель вообще ее проигнорирует.
Иногда вы можете увидеть, как люди включают любимую цитату в свою подпись Gmail. Я бы не стал добавлять что-то подобное, если это не девиз или слоган, который использует ваша компания. Самоуверенные, политические или спорные цитаты могут кого-то оскорбить, а рабочее место — не то место, где вы хотите это делать.
Не отвлекайте внимание от своей подписи Gmail. Не делайте его настолько привлекательным, чтобы он отвлекал внимание от основной части сообщения электронной почты.
Подпись должна содержать информацию, которая сообщает людям, кто вы, чем занимаетесь, на кого работаете, как с вами связаться и, возможно, почему они могут вам доверять. Ничто из этого не должно умалять вашего сообщения.
Зачем мне нужна электронная подпись для Gmail?
Электронные подписи придают вашим сообщениям вид профессионализма. Они являются жизненно важной частью вашего сообщения, даже если они заполняются автоматически до того, как вы нажмете кнопку отправки.
Хорошая подпись электронной почты экономит время. Если вы отправляете много электронных писем, автоматическое добавление вашего имени и информации внизу может избавить вас от многих разочарований и путаницы.
Кроме того, вы не забудете указать свою контактную информацию, что может случиться, когда вы спешите отправить важное сообщение.
Наконец, подпись Gmail обеспечивает согласованность. Он отправляет одну и ту же информацию каждый раз правильно. Вы когда-нибудь беспокоились, указали ли вы правильный номер телефона, или задавались вопросом, не узнает ли ваш получатель, от кого отправлено ваше электронное письмо?
Ваш адрес электронной почты может сильно отличаться от вашего настоящего имени. Подпись электронной почты в Gmail гарантирует, что получатель знает, от кого пришло сообщение.
Выводы
Подписи электронной почты могут быть важной частью ваших сообщений Gmail. Они предоставляют важную информацию о вас и предлагают читателям альтернативные способы связаться с вами. Они экономят время, автоматически заполняя необходимые данные. Наконец, они гарантируют, что вы последовательно отправляете одну и ту же информацию всем своим получателям.
После того, как вы настроите свою подпись электронной почты для Gmail, обязательно просматривайте ее часто и следите за тем, чтобы она обновлялась при каждом изменении вашей информации.
Я надеюсь, что эта статья помогла вам создать профессиональную подпись электронной почты в Gmail. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами или комментариями.
последние статьи