9 лучших сканеров документов для дома и офиса в 2022 году

Вы устали от бумаги? Устали от шкафов для документов и захламленного стола? Возможно, вы читаете эту обзорную статью, потому что решили, что пришло время отказаться от бумаги. Вы никогда не сможете полностью избавиться от бумаги в своем офисе, но вы можете легко сделать электронную версию каждого листа бумаги, который у вас есть. Доступ к вашим документам станет проще, их будет легче найти и ими будет легче делиться. Для начала вам понадобится качественный сканер документов.

Сканер документов предназначен для быстрого сканирования многостраничных документов и преобразования их в доступные для поиска электронные документы. Как правило, они оснащены надежными податчиками листов, которые могут вмещать десятки страниц бумаги, могут сканировать обе стороны страницы одновременно и поставляются в комплекте с программным обеспечением, которое может сохранять все эти страницы в формате PDF с возможностью поиска.

Многие из них теперь беспроводные, поэтому им не нужно жить на вашем столе, привязанным к вашему компьютеру. Они могут сканировать в несколько мест, включая компьютеры, мобильные устройства и облако.

Fujitsu ScanSnap iX1500 многие считают его лучшим доступным сканером документов. Я согласен, и у меня есть один в моем собственном офисе. Он быстрый и надежный, а его большой сенсорный экран позволяет сканировать длинные документы в различные места даже без использования компьютера.

Для мобильного использования Докси Q определенно стоит рассмотреть. Он легкий и миниатюрный, работает от батареи, предлагает базовое устройство подачи листов, может беспроводным образом подключаться к вашим устройствам и даже сканировать на SD-карту без использования других устройств.

Большинство пользователей будут совершенно счастливы, выбрав один (или оба) из этих сканеров, но это не единственные варианты. Мы включили ряд других сканеров с высоким рейтингом, которые также могут вам подойти. Читайте дальше, чтобы узнать, что лучше для вас.

Почему стоит доверять мне в этом руководстве по покупке?

Я прошел через те же проблемы с документами, что и вы. Шесть лет назад у меня были лотки, ящики и коробки, забитые документами, и не всегда было легко найти нужный документ. Я был активным пользователем Evernote и некоторое время подумывал об отказе от бумаги. Проведя небольшое исследование, я купил Fujitsu ScanSnap S1300i.

Прежде чем погрузиться в сканирование всех этих страниц, я провел некоторое время, экспериментируя с настройками и вырабатывая то, что хотел. Наконец, я настроил прилагаемое программное обеспечение для создания многостраничных PDF-файлов, выполнения оптического распознавания символов, чтобы PDF-файлы можно было искать, и отправки их прямо в Evernote. Сканирование таким образом было быстрым и легким и происходило по нажатию кнопки на сканере.

Затем последовала тяжелая работа: месяцы сканирования. Я делал это в свободное время, обычно всего несколько минут за раз, иногда дольше. У меня было очень мало проблем. Иногда страница застревала (из-за скрепки или разрыва), но как только я убирал замятие, сканирование машины продолжалось с того места, где произошло замятие. Мне не нужно было начинать сначала. В целом процесс прошел очень гладко.

Я избавился от большинства документов после того, как они были отсканированы. Были некоторые финансовые документы, которые я должен был хранить в течение нескольких лет по юридическим причинам, поэтому я поместил их в большие конверты с четкими надписями и положил их на хранение. Я сохранил некоторые документы из сентиментальных соображений. Все новые документы сканировались по мере их поступления, но я старался свести это к минимуму, следя за тем, чтобы мои счета и другая корреспонденция отправлялись мне по электронной почте.

Я очень доволен тем, как все получилось. Возможность доступа и организации моих документов в цифровом виде имела огромное значение. Поэтому в этом году я решил перейти на Fujitsu ScanSnap iX1500.

И вот почему:

• Его лоток для документов может вмещать больше листов бумаги, поэтому мне легче приступить к некоторым крупномасштабным проектам сканирования, включая большую коллекцию учебных пособий из пройденных мною курсов.
• Он беспроводной, поэтому ему не нужно жить на моем столе.
• Я могу разместить его в более доступном месте, чтобы другие члены семьи могли его использовать.
• Благодаря беспроводной связи они могут сканировать прямо на свои телефоны, поэтому мне не нужно отправлять им их сканы со своего компьютера.
• Поскольку он может сканировать непосредственно в облако, компьютеры или устройства не требуются. Это комплексное решение.

Чтобы добавить к своему собственному опыту использования сканеров документов, я тщательно проверил и другие сканеры, принимая во внимание отраслевые испытания и отзывы пользователей. Я надеюсь, что этот обзор поможет вам сделать свой собственный выбор сканера документов.

Лучший сканер документов: победители

Лучший выбор: Fujitsu ScanSnap iX1500

Игровой автомат Fujitsu ScanSnap iX1500 возможно, лучший сканер документов, который вы можете купить. Он поддерживает беспроводную связь и оснащен большим сенсорным экраном, который упрощает использование, а также предлагает очень быстрое двустороннее цветное сканирование до 50 листов за раз. Отсканированные изображения обрабатываются так, что они могут выглядеть даже лучше, чем исходный документ, а прилагаемое программное обеспечение создает многостраничные PDF-файлы с возможностью поиска.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 30 страниц в минуту (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB
• Вес: 7.5 фунта, 3.4 кг

ScanSnap iX1500 почти повсеместно считается лучшим доступным сканером документов, хотя и достаточно дорогим. Кажется, что это не нравится только пользователям предыдущей модели ScanSnap iX500.

Многие из этих пользователей считают, что предыдущий сканер казался более прочным и что нажатие одной кнопки было проще, чем работа с новым сенсорным экраном. В результате многие из них поставили iX1500 одну звезду — довольно несправедливо, если вы спросите меня.

Хотя iX500 снят с производства, он по-прежнему доступен для покупки и включен в качестве опции ниже. Во всех отношениях он лучше iX1500? Абсолютно нет, и многие пользователи в восторге от обновления. Есть новый 4.3-дюймовый сенсорный экран, который упрощает использование, а если вы сканируете напрямую в облако, он работает как автономное устройство без необходимости в компьютере.

Почему ScanSnap iX1500 так популярен? Он имеет отличное сочетание скорости, возможностей и простоты использования. Он быстрый, сканирует обе стороны со скоростью до 30 страниц в минуту (хотя три сканера, перечисленных ниже, работают быстрее), а сканирование бесшумное. В надежный автоподатчик документов помещается 50 листов бумаги, а подключение к компьютеру или мобильному устройству через Wi-Fi очень простое.

Кроме того, есть прилагаемое программное обеспечение, которое автоматически улучшает сканирование и удаляет пустые страницы, а также дает возможность оптического распознавания символов.

Сканер автоматически определяет размер бумаги и ее цветность, а также черно-белую, автоматически поворачивает отсканированное изображение, если вы положили бумагу неправильно, и даже может выбрать параметры качества изображения, необходимые для документа.

Хотя это очень умно, вы также можете точно указать сканеру, что делать. Самый простой способ сделать это — создать несколько профилей сканирования, которые предварительно определяют параметры сканирования и место, куда отправляется отсканированный документ. Для максимального удобства на сенсорном экране сканера имеется значок для каждого профиля. Сканер довольно компактен и доступен в черном или белом цвете.

В комплекте нет инструкции, хотя есть хорошая. доступны в Интернете. Мне особенно нравится подробный раздел «Использование», в котором подробно объясняется, как использовать сканер для длинного списка приложений, включая обмен документами, сканирование журналов, создание фотоальбома, организацию открыток и сканирование конвертов и квитанций.

Но сканер не идеален. Некоторые пользователи отмечают, что изображения немного теряют в качестве, и это правда — все-таки это не фотосканер. Некоторые пользователи сообщали об ошибках в комплекте программного обеспечения, но большинство из них, похоже, были устранены последующими обновлениями. Я все еще жду техподдержки, которая поможет мне с проблемой сохранения в облаке, и, похоже, я не одинок. Но я уверен в положительном исходе.

Большинство пользователей в восторге от сканера. iX1500 довольно надежен, и один пользователь через год обновил свой обзор, сообщив, что все по-прежнему надежно работает — двигатели, ролики, подача и программное обеспечение. Ему удается взять сложную работу и сделать ее максимально быстрой и легкой.

Читать мой полный Обзор ScanSnap iX1500 если вы хотите узнать больше об этом сканере.

Самый портативный: Doxie Q

Если вы ищете сканер для портативного использования, я рекомендую Докси Q. Аккумуляторная батарея рассчитана на 1,000 сканирований без подзарядки, поэтому вам не нужно носить с собой кабель питания. И вы можете сохранять свои сканы прямо на 8 ГБ SD-памяти, так что вам даже не нужно включать компьютер.

Если вы хотите использовать свой компьютер или устройство iOS, сканер является беспроводным, поэтому вам не нужно носить с собой USB-кабель, а откидной АПД позволяет сканировать документы длиной до восьми страниц.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 8 листов,
• Двустороннее сканирование: Нет,
• Скорость сканирования: 8 страниц в минуту (одностороннее),
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB,
• Вес: 1.81 фунта, 0.82 кг.

Doxie Q — тонкий и компактный сканер, который я бы выбрал, если бы мне приходилось много сканировать в дороге, вдали от офиса. Он специально разработан для мобильного использования, и вам не придется носить с собой кабель питания, USB-кабель или даже компьютер.

По умолчанию ваши сканы будут отправляться непосредственно на карту памяти, и это отлично подходит для мобильного использования, но это также означает, что вам придется выполнять распознавание текста на компьютере позже в качестве дополнительного шага. Если вы предпочитаете, вы также можете сканировать на свой компьютер через USB, включив Connected Scanning, но даже в этом случае вы выполняете автоматический импорт с SD-карты, а не сканируете напрямую на компьютер.

Для портативного использования этот сканер кажется близким к идеалу, но для достижения его портативности были сделаны некоторые компромиссы. Он медленный — почти четверть скорости нашего сканера-победителя, описанного выше, — имеет довольно ограниченный автоматический податчик документов и не может выполнять двустороннее сканирование. Его использование потребует больше времени и усилий, но вы можете делать это в дороге, даже не включая компьютер.

Для портативного сканера это кажется разумным, но не в том случае, если это ваш единственный сканер. Doxie Q слишком медленный, если вы хотите регулярно использовать его в офисе.

Если вам нужен один сканер, способный на все, я рекомендую Fujitsu ScanSnap S1300i или Brother ADS-1700W, указанные ниже. Они быстрее и могут сканировать обе стороны страницы одновременно, оставаясь достаточно портативными. Но они не работают от батареи, а S1300i не поддерживает беспроводное соединение — вам придется включить компьютер и подключить сканер к USB-порту.

Другие замечательные сканеры документов

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Хотя в настоящее время снято с производства, ScanSnap iX500 по-прежнему очень популярен и доступен. Хотя у него всего одна кнопка и нет сенсорного экрана, многим пользователям нравится его простота и гибкость — инициирование сканирования коротким нажатием будет выполнять другой тип сканирования, чем длительное нажатие. Некоторые пользователи считают, что этот сканер выглядит лучше и надежнее, чем его преемник iX1500 (см. выше).

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 25 страниц в минуту,
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB
• Вес: 6.6 фунта, 2.99 кг.

За исключением отсутствия сенсорного экрана, iX500 очень похож на iX1500 выше: у него такое же устройство подачи на 50 листов, разрешение 600 dpi, интерфейсы Wi-Fi и USB, а также компактный дизайн. Он сканирует немного медленнее (но все же в дуплексном режиме) и позволяет настраивать профили сканирования, хотя вы не найдете значка для каждого из них на сканере.

Пользователи называют его рабочей лошадкой. Он доступен с 2013 года, поэтому было много возможностей проверить его надежность, и некоторые пользователи просматривают сотни страниц каждый день. Кажется, это фаворит в юридических конторах, где сотрудникам приходится иметь дело с безумным количеством документов. Одна юридическая контора купила одну в 2022 году, а когда она умерла в 2022 году, они сразу же пошли и купили другую.

Другой пользователь купил его для проекта сканирования, который, как он думал, займет несколько недель, и завершил его за день. Это связано не только со скоростью сканера, но и с простотой использования.

Но, судя по комментариям некоторых пользователей, настроить Wi-Fi не так просто, как с iX1500. Некоторым пользователям было сложнее настроить программное обеспечение, чем они ожидали, и эти пользователи принадлежат как к Windows, так и к Mac. Но как только программное обеспечение ScanSnap настроено, время от нажатия кнопки «Сканировать» до получения доступного для поиска многостраничного PDF-файла становится значительно быстрее, чем у принтеров других производителей.

2. RavenScanner Оригинал

Игровой автомат RavenScanner Оригинал это высоко оцененный сканер со многими функциями, общими с нашим победителем. Он имеет большой сенсорный экран для сканирования без компьютера, устройство подачи документов на 50 листов, максимальное разрешение 600 точек на дюйм и работает как по беспроводной, так и по проводной сети (но использует Ethernet, а не USB). Однако его скорость сканирования почти вдвое меньше, чем у нашего победителя.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 17 страниц в минуту (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, Ethernet,
• Вес: 6.17 фунта, 2.8 кг.

С сенсорным экраном сканера вы можете делать даже больше, чем с нашим победителем. Как и ScanSnap iX1500, RavenScanner может отправлять отсканированные документы в несколько мест, включая облако, а также отправлять их по электронной почте или факсу непосредственно со сканера и сохранять на подключенном флэш-накопителе. Вы даже можете выполнять базовое редактирование документов с помощью 7-дюймового сенсорного экрана.

Этот сканер — новинка 2019 года, поэтому трудно оценить, насколько он выдерживает долгосрочное использование. Пока что пользователи кажутся очень довольными, и сканер имеет самую высокую оценку из всех в этом обзоре, но еще недостаточно отзывов, чтобы придать этой оценке слишком большой вес. Пользователям нравится возможность сканировать без компьютера, и они очень позитивно сравнивают это со сканерами Fujitsu.

Если вы ищете что-то более мощное и готовы доплачивать, компания также предлагает более дорогой сканер с лучшими характеристиками. RavenScanner Pro. Он имеет 8-дюймовый сенсорный экран, устройство подачи на 100 листов и может сканировать 60 страниц в минуту.

3. Эпсон ДС-575

Игровой автомат Эпсон DS-575 в закрытом состоянии похож на нашего победителя, но вместо сенсорного экрана имеет ряд кнопок и индикаторов. Он также имеет аналогичные характеристики, в том числе немного более высокую скорость сканирования. Хотя он существует дольше, чем iX1500, он не получил такой же популярности на рынке.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов, 96 обзоров,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 35 страниц в минуту (двустороннее)
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, USB,
• Вес: 8.1 фунта, 3.67 кг.

Epson DS-575 имеет больше общего со старым ScanSnap iX500, чем с новым iX1500. Он предлагает беспроводное или USB-подключение, позволяет сканировать на компьютер, мобильное устройство или в облако, включает в себя устройство подачи на 50 листов и очень быстрое двустороннее сканирование. Профили могут быть созданы для разных типов сканирования. Но у него нет сенсорного экрана, что делает вас более зависимым от компьютера или устройства при выборе параметров сканирования.

Отзывы потребителей в целом положительные. Пользователи обнаружили, что это программное обеспечение легче установить, чем программное обеспечение Fujitsu, хотя они жаловались на необходимость его загрузки, но после установки оно менее функционально. Пользователи также обнаружили, что устранение замятия бумаги происходит не так безболезненно, как при использовании ScanSnap, хотя, к счастью, замятия кажутся довольно редкими, а черно-белые сканы не такого качества, как цветные.

Еще одна очень похожая альтернатива от Epson — это ЭС-500Вт. У него идентичные характеристики и очень похожий дизайн, но он черный, а не белый. Одной из проблем линейки Epson является отсутствие дифференциации. Эти сканеры настолько похожи, что трудно понять, почему вы выберете один, а не другой. Беспроводные версии обоих сканеров также доступны по сниженной цене.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

Игровой автомат S1300i является младшим братом ScanSnap iX1500. Это половина скорости, и для работы ее необходимо подключить к компьютеру. Он более мощный, чем Doxie Q, но не такой портативный. Я использовал его для сканирования тысяч листов бумаги в течение нескольких лет, и у меня никогда не было проблем.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 10 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 12 страниц в минуту (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: USB,
• Вес: 3.09 фунта, 1.4 кг.

Хотя это и не так быстро, как наш победитель, 12 двусторонних страниц в минуту — это неплохо. (Но учтите, что скорость падает до 4 страниц в минуту при использовании USB-питания, поэтому для более крупных заданий сканирования вам обязательно понадобится подключение к источнику питания.) Если у вас есть огромное количество документов, которые необходимо отсканировать, вы получите задание. iX1500 делает это в два раза быстрее, но если для вас важна портативность или цена, этот сканер станет отличной альтернативой.

Устройство подачи документов вмещает всего 10 страниц, но иногда мне удавалось вместить больше. А для очень больших документов мне удалось добавить больше страниц, поскольку последний лист сканировался, чтобы создать один многостраничный PDF-файл, содержащий каждую страницу.

Управление с помощью одной кнопки было интуитивно понятным, и я смог создать несколько профилей сканирования на своем компьютере. Однако я не смог выбрать их со сканера, как это можно сделать с iX1500.

5. Компактный принтер Brother ADS-1700W

Для портативного сканера Брат ADS-1700W имеет много особенностей. Он имеет 2.8-дюймовый сенсорный экран, беспроводную связь и устройство автоматической подачи документов на 20 листов. Он может выполнять двустороннее сканирование со скоростью 25 страниц в минуту (значительно быстрее, чем другие портативные сканеры, которые мы рассматриваем).

Но вам нужно включить его в розетку. У него нет батареи, как у Doxie Q, и он не работает от питания USB, как у ScanSnap S1300i.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 20 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 25 страниц в минуту (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, micro-USB,
• Вес: 3.3 фунта, 1.5 кг.

Как и в ScanSnap iX1500, вы можете создавать ярлыки для определенных типов сканирования, и они будут отображаться в виде значков на сенсорном экране. Вы можете сканировать непосредственно флэш-память USB, поэтому возможно сканирование без использования компьютера.

Кроме того, вы можете сканировать прямо на свой компьютер или мобильное устройство. Однако пользователи были удивлены, узнав, что сканер не может сканировать напрямую в облако, на FTP или в электронную почту без помощи компьютера. Официальный сайт, кажется, немного вводит в заблуждение.

Скорость сканирования значительно выше, чем у других портативных сканеров, а устройство автоматической подачи документов может вместить 20 листов, что снова лучше, чем у конкурентов. Это делает его отличным сканером, если вы хотите использовать его как в офисе, так и в дороге. Хотя вам нужно будет носить с собой шнур питания, соединение Wi-Fi делает ношение кабеля micro-USB необязательным.

Хотя я считаю, что Doxie Q предлагает лучший портативный опыт — вам не нужно подключаться к источнику питания или брать с собой компьютер — ADS-1700W — лучший выбор для пользователей, которые отдают предпочтение более быстрому сканированию и устройству подачи документов большей емкости. Просто имейте в виду, что он в два раза тяжелее, и вам придется носить с собой кабель питания.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Перейдем к более дорогим вариантам. Брат ADS-2800W больше и тяжелее, чем наш победитель, но предлагает более быстрое сканирование 40 страниц в минуту и ​​выбор Wi-Fi, Ethernet и USB. Он предназначен для малых и средних рабочих групп и поддерживает сканирование мест назначения, более подходящих для этой среды, таких как сетевые папки, FTP, SharePoint и флэш-накопители USB.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 50 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 40 страниц в минуту (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Вес: 10.03 фунта, 4.55 кг.

Как и ScanSnap iX1500, ADS-2800 позволяет сканировать в несколько мест назначения непосредственно с 3.7-дюймового сенсорного экрана устройства (немного меньшего размера). Отсканированное изображение оптимизируется путем удаления отверстий, очистки краев и удаления фонового шума.

Но, несмотря на высокую скорость сканирования, один пользователь был разочарован продолжительностью обработки документа после сканирования. Он сообщил, что на один 26-страничный документ ушло 9 минут 26 секунд, и за это время сканер был в нерабочем состоянии. Похоже, он использовал мощный компьютер, и я не уверен, что тут была какая-то ошибка пользователя.

Программное обеспечение кажется более ограниченным, чем у Fujitsu. Например, при запуске сканирования с сенсорного экрана только один компьютер может быть местом назначения. Чтобы отправить сканирование на другие компьютеры, вам необходимо инициировать сканирование с этого компьютера.

Если вы хотите больше мощности и готовы за это платить, рассмотрите Брат ямагцентр ADS-3000N. Он предлагает еще более быстрое сканирование со скоростью 50 страниц в минуту и ​​предназначен для средних и больших рабочих групп, но не имеет сенсорного экрана и не поддерживает Wi-Fi.

7. Фуджицу фи-7160

Серия сканеров Fujitsu ScanSnap предназначена для домашнего офиса. В фи-7160 является одним из их сканеров рабочей группы. Он стоит значительно дороже, но имеет устройство подачи документов, вмещающее 80 страниц (вместо 50) и сканирующее со скоростью 60 страниц в минуту (вместо 30). Однако устройство больше и тяжелее и не имеет сенсорного экрана.

С одного взгляда:

• Устройство подачи листов: 80 листов,
• Двустороннее сканирование: Да,
• Скорость сканирования: 60 страниц в минуту (двустороннее),
• Максимальное разрешение: 600 dpi,
• Интерфейс: USB,
• Вес: 9.3 фунта, 4.22 кг.

Этот сканер предназначен для того, чтобы рабочая группа могла сканировать большие многостраничные документы быстрее, чем когда-либо. Для этого он предлагает более высокую скорость сканирования и большее устройство подачи документов, чем любой другой сканер, который мы покрываем, и рассчитан на обработку 4,000 сканирований в день. Если ваша цель — серьезно подойти к выполнению большого задания по сканированию, fi-7160 — хороший выбор.

Но за эту мощь приходится платить: у этого сканера нет беспроводной связи или сенсорного экрана. Вам придется держать принтер подключенным к USB-порту одного из компьютеров в офисе и выбирать параметры сканирования из прилагаемого программного обеспечения, работающего на этом компьютере.

Пользователи находят его надежным сканером при обработке больших объемов бумаги за одним столом, например, в юридической конторе, и многие офисы покупают несколько устройств. Качество вывода очень высокое, и при правильной настройке обычно можно просто запустить сканирование, нажав кнопку на аппарате.

Зачем обходиться без бумаги?

— Где этот документ? «Почему мой стол такой беспорядок?» «Мы подаем в алфавитном порядке?» — Можешь сделать для меня фотокопию? «Я думаю, что это на странице 157». «Извините, я оставил документ дома».

Это шесть вещей, которые вам никогда не придется говорить, как только вы перейдете на безбумажные документы. Каждый бизнес должен учитывать это. Вот шесть веских причин:

• Вы экономите место. Вы можете получить доступ ко всем своим документам с вашего компьютера или мобильного устройства. У вас не будет кип бумаги на вашем столе или комнаты, полной картотечных шкафов.
• Поиск. Вы можете легко найти нужную информацию. Вы сможете искать нужный файл, а если было выполнено оптическое распознавание символов, искать текст и внутри файла.
• Доступ в любое время и в любом месте. Вы можете получить доступ ко всем своим документам со своего компьютера и взять их с собой на мобильное устройство.
• Организация документов. Используйте файловую систему для организации и синхронизации документов или поместите их в систему управления документами, такую ​​как Confluence, Microsoft SharePoint или Adobe Document Cloud, для большей гибкости.
• Обмен и общение. Доступ к цифровым документам может получить любой в вашем офисе, и ими легко можно поделиться с другими по электронной почте и с помощью различных облачных сервисов.
• Безопасность. Цифровые документы можно легко создавать резервные копии, защищать паролем и хранить на защищенных носителях.

Что нужно знать заранее о переходе на безбумажную документацию

Сканирование каждого бумажного документа в вашем офисе — большая работа. Не усложняйте задачу больше, чем нужно. Это начинается с выбора правильного инструмента для работы.

Скорее всего, у вас уже есть сканер — возможно, планшетный сканер, подключенный к недорогому принтеру. У вас может возникнуть соблазн начать с этого сканера, но вы, вероятно, пожалеете об этом. Помещать каждую страницу на сканер вручную и медленно сканировать одну сторону за раз — рецепт разочарования. Вы скорее сдадитесь, чем закончите. Работа, которая заняла бы секунды на правильном сканере, займет у вас часы.

Сканер документов предназначен для быстрого сканирования больших многостраничных документов. У них есть устройство подачи документов, которое позволяет сканировать до 50 страниц за раз и обычно сканирует обе стороны бумаги одновременно (двустороннее сканирование). Входящее в комплект программное обеспечение будет хранить их в виде многостраничных PDF-файлов и выполнять оптическое распознавание символов, чтобы сделать их доступными для поиска — и все это в режиме реального времени.

Но полезно иметь при себе другие типы сканеров. Фотосканер более точно справится с изображениями, а планшетный сканер лучше справится с переплетенными материалами и тонкой бумагой. Приложение для сканирования на вашем телефоне позволит вам тут же отсканировать чек в ресторане, вместо того, чтобы вспоминать об этом позже.

После того, как вы отсканируете все свои документы, держите их в курсе, когда будут поступать новые документы, и постарайтесь остановить поток. Если есть возможность получить эти документы в электронном виде, воспользуйтесь ею!

Как мы выбрали эти лучшие сканеры документов

Положительные потребительские рейтинги

Я много лет сканирую документы, но имею реальный опыт работы только с двумя сканерами, поэтому мне нужно использовать более широкий спектр опыта. В этом обзоре я принял во внимание отраслевые тесты и отзывы потребителей.

Тесты, проведенные отраслевыми экспертами, дают подробное представление о том, чего можно ожидать от сканера. Например, компания Wirecutter за несколько лет потратила 130 часов на исследование и тестирование ряда сканеров. Не менее полезны отзывы потребителей. Тот, кто купил сканер за свои деньги, обычно честно и откровенно рассказывает о своем положительном и отрицательном опыте.

В этот обзор мы включили сканеры с потребительским рейтингом 3.8 звезды и выше, желательно с отзывами, оставленными сотнями пользователей.

Проводной или беспроводной

Традиционно сканер документов располагался на вашем столе и подключался к одному из USB-портов вашего компьютера. Во многих ситуациях это работает отлично, и это была моя установка в течение многих лет.

Но это затрудняет доступ к сканеру для других и создает беспорядок на вашем столе. Когда сканер используется несколькими людьми, имеет смысл выбрать беспроводную модель, которую можно разместить в центральном месте и сканировать в несколько мест, включая мобильные устройства, или даже напрямую в облако.

Быстрое многостраничное сканирование

В качестве первого шага у многих людей будет огромное количество документов, которые необходимо отсканировать. Это определенно был мой опыт. В этом случае быстрый сканер может сэкономить вам недели работы.

Выберите сканер с устройством автоматической подачи документов (АПД), которое позволяет сканировать до 50 листов одновременно. Это особенно полезно для очень длинных документов, когда вы ожидаете многостраничный PDF-файл. Также обратите внимание на высокую скорость сканирования (измеряемую в страницах в минуту или ppm) и возможность сканирования обеих сторон бумаги одновременно.

Портативность

Если ваша работа уводит вас из офиса на несколько дней, вы можете приобрести более портативный сканер. Многие из самых портативных сканеров документов не имеют податчика листов. Они подходят для сканирования только одной страницы за раз, но разочаровывают при больших объемах работы.

Поэтому в этот обзор мы включили только портативные сканеры с АПД. Если вы покупаете второй сканер для этой цели, я рекомендую Doxie Q. Если вы предпочитаете приобрести только один сканер как для работы, так и для путешествий, Fujitsu ScanSnap S1300i или Brother ADS-1700W предлагают лучший баланс Особенности.

Какие еще хорошие сканеры документов стоит включить в этот рекомендуемый список? Дайте нам знать ваше мнение.