Лучшие приложения для списка дел для Mac в 2022 году (полное руководство)

Жизнь занята. У нас есть обязательства по жонглированию, встречи, которые нужно посетить, и задачи, которые нужно выполнить. Отслеживание всего может вызвать у вас ощущение, что ваш мозг вот-вот взорвется. Так что записывайте все! Или еще лучше, установите приложение.

Списки дел существуют уже сотни лет. Они помогают вам управлять своими задачами, временем и здравомыслием. Программные диспетчеры задач идут дальше, выдавая всплывающие напоминания, детализируя то, что важно, и синхронизируясь с вашим смартфоном.

Вещи и Омнифокус — два самых мощных менеджера дел для Mac, предлагающие полезные функции в простых в использовании пакетах. За них приходится платить, но они обещают многократно окупить вас за счет повышения производительности.

Это не единственные ваши варианты. Фактически, Mac App Store переполнен менеджерами списков и приложениями для списков дел. Многие из них не стоят времени, необходимого для их загрузки. В этом обзоре мы рассмотрим приложения с высоким рейтингом, достойные вашего времени и внимания, и поможем вам найти то, которое подходит вам лучше всего.

Почему стоит доверять мне в этом руководстве?

Меня зовут Адриан, и мне нужно следить за многими вещами. Это может быть хорошо, потому что я люблю играть с приложениями, которые помогают мне управлять всем этим. В 90-е годы я использовал Above & Beyond на своих ноутбуках с Windows, а когда стал фанатом Linux, обратился к Task Coach и веб-приложениям, таким как Todoist, Remember the Milk и Toodledo.

После перехода на Mac я влюбился в Things от Cultured Code и успешно использую его последние десять лет. Но я люблю играть, поэтому у меня установлено пять или десять таких приложений на моем Mac, iPhone и iPad. Некоторыми я пользуюсь, а с другими играю время от времени. Я очень интересуюсь OmniFocus и несколько лет использую его в качестве основного диспетчера задач. Я также использую Apple Reminders и Wunderlist, чтобы делиться задачами с семьей. В обзоре я поделюсь некоторыми своими впечатлениями.

Что нужно знать об управлении задачами

Прежде чем мы рассмотрим отдельные приложения, вот несколько вещей, которые вы должны знать в первую очередь.

1. Просто установка нового приложения не сделает вас более продуктивным

Приложения — это инструменты, и они принесут вам больше пользы, если вы знаете, как их эффективно использовать. Прямо сейчас есть много советов о том, как стать более продуктивным и получить больше от ваших приложений. Вы не можете прочитать все это, но некоторые исследования принесут большую отдачу от ваших инвестиций. Начните с чтения материалов, прилагаемых к вашей программе управления задачами.

Многие находят полезным чтение и применение книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». В нем он описывает ряд полезных методов, в том числе фиксацию задач и идей по мере их возникновения, ведение списков проектов, в которых вы определяете следующее действие, которое необходимо выполнить, рассмотрение более высоких горизонтов фокусировки, таких как ваше видение и цели, и просмотр всех ваши списки каждую неделю. Я рекомендую это.

2. Есть место для личных предпочтений

Мы не все одинаковы. У нас разные задачи и разные подходы к их организации. Есть много места для личных предпочтений, и приложение, которое лучше всего подходит мне, может не подойти вам. Ищите приложение, которое работает так, как вы.

3. Списки нужны не только для дел

Вы хранитель списка? Они помогают во многих вещах в жизни. Используйте свое приложение не только для составления списка ежедневных дел — вы можете использовать его для отслеживания гораздо большего! Вот несколько идей:

• Составьте список книг, которые хотите прочитать, и фильмов, которые хотите посмотреть.
• Запишите места, которые вы хотели бы посетить, и людей, которых вы хотели бы посетить.
• Следите за счетами, которые необходимо оплатить, и датами их оплаты.
• Составьте список достижений, которые вы хотели бы выполнить, пока вы еще дышите.

4. Другие типы приложений, которые помогают с управлением задачами

В этом обзоре мы рассмотрим менеджеры списков, но имейте в виду, что есть и другие типы приложений, которые могут помочь вам быть продуктивными и дополнить ваш список дел:

• календари для управления своим временем (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• таймеры и приложения Pomodoro, чтобы вы были сосредоточены и подотчетны (Be Focused, Timing),
• приложения для управления проектами (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• приложения для заметок для отслеживания справочных материалов (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• планировщики для структурирования вашей жизни и информации (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Канбан-доски для отслеживания прогресса вашей команды (Trello, Any.Do, Freeter).

Кто должен получить это?

Много лет назад мой друг Дэниел сказал мне: «Я думал, что списки составляют только неорганизованные люди». Я не согласился, но этот опыт помог мне понять, что не все ценят использование списка дел. Он определенно не из тех, кто готов потратить 80 долларов на приложение! Возможно, вы чувствуете то же самое. Я призываю вас в любом случае серьезно попробовать приложение для управления задачами.

В то время я редактировал несколько блогов, руководил несколькими десятками писателей и большую часть времени должен был уложиться в сроки. Я не смог бы выжить, если бы не использовал лучшее программное обеспечение для управления задачами, которое я мог себе позволить. Если вы такой же, то вы убеждены в идее использования списка дел, и вам просто нужно определить подходящее приложение для вас.

В «Getting Things Done» Дэвид Аллен объясняет, что попытка вспомнить все, что вам нужно сделать, только добавляет стресса в вашу жизнь. Как только вы запишете их и выбросите из головы, вы сможете расслабиться и сосредоточиться на поставленной задаче, а также станете более продуктивными.

Почти все будут лучше организованы, используя приложение со списком дел. Как только вы перечислите все, что вам нужно сделать, вы можете стать объективным. Вам будет легче понять, сколько времени все это займет, какие задачи наиболее важны, а какие вообще не нужно делать. Вы можете начать упорядочивать то, что вам нужно сделать.

Помните, что ключ к тайм-менеджменту заключается в том, чтобы убедиться, что вы тратите как можно больше времени на самые важные проекты. Это об эффективности больше, чем это эффективность. Если у вас слишком много дел в списке дел, вам нужно научиться делегировать менее важные задачи эффективно.

Как мы тестировали и выбирали эти приложения

Сравнивать приложения, которые могут управлять вашим списком дел, сложно. Каждый из них имеет свои сильные стороны, и существует широкий диапазон цен, функций и методов. Вот что мы искали при оценке.

Насколько легко захватывать задачи?

Как только вы придумали что-то сделать — или кто-то попросил вас что-то сделать — вам нужно как можно скорее внести это в свою систему дел, иначе вы можете забыть об этом. Это должно быть максимально просто. Во многих приложениях есть почтовый ящик, куда можно быстро ввести несколько элементов, не упорядочивая их заранее. Интеграция с другими приложениями также полезна, так что вы можете добавить задачу, скажем, из электронного письма прямо в свое приложение.

Насколько универсальной является организация приложения?

У всех нас разные роли и категории задач, поэтому вам нужно приложение, которое может организовывать вещи так, как вам удобно. Возможно, вы захотите отделить рабочие задачи от личных и создать несколько списков, соответствующих вашим обязанностям. Папки, теги, приоритеты и флаги — вот некоторые из способов, с помощью которых приложение позволяет вам создавать структуру.

Предоставляет ли приложение различные способы просмотра ваших задач?

При организации задач полезно просматривать сведения о каждом проекте. При выполнении задач полезно группировать их по-разному. Возможно, вы захотите просмотреть список всех задач, которые нужно выполнить в ближайшее время, быстро проверить все телефонные звонки, которые вам нужно сделать, или создать краткий список задач, которые вы хотите выполнить сегодня. Многие приложения позволяют просматривать задачи по контексту, фильтровать по тегам или уведомлять о задачах, которые нужно выполнить сегодня. Некоторые приложения даже позволяют создавать собственные представления.

Как приложение обрабатывает даты?

Некоторые задачи связаны с датой — чаще всего с дедлайном, как домашнее задание. Полезно видеть список задач, которые нужно выполнить сегодня (или в ближайшие несколько дней), а некоторые задачи могут заслуживать всплывающего уведомления, чтобы напомнить вам. Некоторые задачи повторяются и должны выполняться в определенный день каждую неделю, месяц или год, например, выносить мусор. У вас могут быть задачи, которые вы еще не можете начать. Они не должны загромождать ваш список, поэтому некоторые приложения позволяют скрыть их из списка до даты в будущем — функция, которую я считаю очень полезной.

Это приложение для человека или команды?

Многие из приложений, которые мы рассмотрим в этом обзоре, предназначены только для одного человека. Другие позволяют вам делиться списками и делегировать задачи другим. Что вам нужно? Многие люди предпочитают использовать два разных приложения: одно для личного использования (которое другие члены команды не могут испортить), а другое для общих задач и проектов.

Может ли приложение синхронизироваться с мобильным устройством?

Я ловлю себя на том, что чаще проверяю свой список дел на телефоне и iPad, чем на компьютере. Я часто просматриваю свои задачи на ходу и добавляю новые задачи, как только о них думаю. Мобильные приложения полезны и должны быстро и надежно синхронизироваться с вашим Mac.

Сколько это стоит?

Лучшие приложения для списка дел стоят недешево, и, на мой взгляд, эта стоимость оправдана. Не все с этим согласятся, поэтому мы включили приложения по всему ценовому диапазону, вплоть до бесплатных. Вот стоимость покрываемых нами приложений, отсортированных от самых дешевых до самых дорогих:

• Напоминания Apple – бесплатно
• WeDo – бесплатно
• Хорошая задача 3 — 19.99 долларов США.
• 2До — $24.99
• ТаскБумага — $ 24.99
• Омнифокус — 39.99 долларов.
• Todoist — 44.99 долларов в год.
• Вещи 3 — $ 49.99
• OmniFocus Pro — 79.99 долларов США.

Теперь давайте перейдем к списку победителей.

Лучшие приложения для списка дел для Mac: наш лучший выбор

Лучший выбор для большинства людей: Вещи 3

Культурный код Вещи — это стильный современный диспетчер задач, который недавно был перестроен с нуля. Задачи логически организованы по областям ответственности, проектам и тегам и могут быть просмотрены несколькими способами — задачи, которые нужно выполнить сегодня или в ближайшем будущем, задачи, которые можно выполнить в любое время, и задачи, которые вы можете выполнить. когда-нибудь.

49.99 долларов от Mac App Store. Полнофункциональная 15-дневная пробная версия доступна на сайт разработчика. Также доступно для iOS.

Things был моим основным диспетчером задач с 2010 года — почти с тех пор, как я пользуюсь Mac. Мне это подходит. Может быть, это тоже хорошо подходит для вас.

Выше приведен скриншот учебного проекта. Приложение выглядит чистым, и в его изложении есть чувство логики. Левая панель содержит список ваших областей ответственности и проектов, а над ними несколько ярлыков для смарт-папок, которые дают вам полезные обзоры ваших задач.

Сферы ответственности — это категории, которые суммируют ваши основные роли и интересы. Это может быть просто «Работа» и «Дом», но я считаю полезным включить дополнительные области, такие как «Велоспорт», «Технологии» и «Финансы».

Вы добавляете задачи в каждую из этих областей или можете добавлять проекты для заданий, требующих нескольких задач. Например, в разделе «Семья» у меня есть проект, в котором перечислены места, которые мы хотели бы посетить, живя в другом штате, в следующем году, а в разделе «Работа» у меня есть проект, связанный с написанием этого обзора.

Смарт-папки в верхней части списка задач в соответствии с уровнем вашей приверженности им:

• Cегодня содержит задачи, которые вы должны закончить сегодня. Сюда входят задачи, которые нужно выполнить сегодня, и те, над которыми вы пометили, что хотите поработать сегодня. Также можно отдельно перечислить задачи, которые нужно сделать вечером.
• предстоящее у задач есть даты начала или даты выполнения, которые приближаются. Они перечислены по дате вместе с событиями из вашего календаря.
• В любой момент содержит важные задачи, над которыми вы можете работать сейчас, но не имеете крайнего срока.
• Когда-нибудь список задач, которые вы еще не взяли на себя. Это могут быть пункты списка желаний или задачи, на которые у вас сейчас нет времени.

Другие папки включают в себя входящие где вы можете быстро вводить новые задачи, вахтенный журнал который содержит все ваши выполненные задачи, и Корзину.

Things предлагает два дополнительных метода организации. Первый Заголовки. Большой проект может стать громоздким, а заголовки позволяют разделить его на более мелкие разделы. Это понятнее, чем иметь один большой беспорядочный список, и проще, чем создавать два разных проекта.

Things также позволяет вам классифицировать ваши задачи по тегам. Одной задаче можно присвоить несколько тегов, и их можно использовать для различных целей. Вот некоторые примеры:

• Контекст, например, дом, работа, телефон.
• Люди, поэтому вы можете быстро найти задачи, о которых вам нужно поговорить с кем-то, или задачи, относящиеся к определенному клиенту.
• приоритет, чтобы вы могли сосредоточиться только на самых важных задачах.
• Требуемая энергия, так что вы можете выбирать простые или сложные задачи в зависимости от того, сколько у вас энергии.
• Необходимое время, например 15 м, 30 м, 1 час, поэтому, если у вас мало времени, вы все равно можете найти себе занятие.

После того, как вы настроили некоторые теги, вы можете отфильтровать любой список, чтобы показать только элементы, помеченные определенным образом. Например, вот задачи, которые я могу выполнять в любое время с пометкой «Телефон».

Things также поддерживает контрольные списки, что полезно для задач с несколькими шагами, которые недостаточно важны для создания проекта.

Things предлагает три функции свиданий:

• После появления (Дата начала). Некоторые задачи еще нельзя начать, поэтому они не должны загромождать ваш список дел. Параметр «Когда» скроет задачу до тех пор, пока вы не начнете над ней работать, хотя вы всегда сможете отследить ее в разделе «Предстоящие».
• Крайний срок (срок оплаты). У некоторых задач есть крайний срок, и если вы его пропустите, могут быть последствия!
• Напоминание (уведомление). Для тех задач, о которых вы не можете позволить себе забыть, вы можете установить сигнал напоминания в определенное время в день, когда это необходимо.

Вещи предназначены для отдельных лиц и не позволяют вам делиться или назначать задачи. Есть мобильные версии приложения для iPhone и iPad, синхронизация надежная.

Цена $49.99 — вещь недешевая, а если вам нужны версии для iPhone и iPad, то она еще дороже. Я считаю, что это стоит каждого цента. Вы можете прочитать больше из моего полного Обзор приложения «Вещи».

Лучший выбор для опытных пользователей: OmniFocus

OmniFocus от OmniGroup — это инструмент опытного пользователя для достижения цели. Уникальные функции, такие как схемы и перспективы, позволяют оптимизировать рабочий процесс, а функция просмотра позволяет периодически проверять ваши проекты.

Опытным пользователям понадобятся Pro-версии приложений для Mac и iOS, стоимость которых составляет 139.98 долларов США. Если вы придаете большое значение производительности, вы можете найти это выгодной сделкой.

39.99 долларов от Mac App Store или сайт разработчика. 14-дневная пробная версия доступна на сайте разработчика. OmniFocus Pro доступен за 79.99 долларов США на веб-сайте разработчика, или вы можете обновить его через покупку в приложении. Также доступно для iOS.

OmniFocus может делать то же, что и Things, и даже больше. Это мощный и гибкий инструмент, который можно адаптировать к вашему образу жизни. Для достижения наилучших результатов вам необходимо приобрести и тщательно настроить версию Pro. Таким образом, это будет стоить вам больше и потребует больше усилий для настройки.

Вы можете просматривать свои задачи OmniFocus по проекту или по контексту. Просмотр проекта позволяет вам организовать то, что вам нужно сделать в деталях. Вы можете создать столько папок и подпапок, сколько вам нужно, чтобы указать категории для размещения ваших задач и проектов.

Проекты могут быть параллельными или последовательными. В параллельном проекте есть задачи, которые можно выполнять в любом порядке, тогда как задачи последовательного проекта должны выполняться в той последовательности, в которой они перечислены. Вы можете использовать функцию структуры для создания иерархии подзадач. Мне нравится эта идея, но интерфейс кажется немного неудобным, и хотелось бы, чтобы он работал как OmniOutliner.

Контекстное представление часто лучший способ работать над вашими задачами. Вы можете открыть свой контекст «Телефон», если у вас есть настроение поболтать, или контекст «Поручения» при совершении покупок. Все соответствующие задачи из ваших проектов будут там. Однако, хотя Things позволяет применять неограниченное количество тегов, каждая задача OmniFocus может быть связана с одним и только одним контекстом.

Регулярные обзоры важны. В OmniFocus можно указать, как часто следует проверять каждый проект. Представление «Обзор» показывает вам все проекты, которые должны быть выполнены.

Но настоящая сила OmniFocus Pro заключается в его Perspectives, где вы можете создать столько настраиваемых представлений, сколько вам нужно. Вы можете создать перспективу, имитирующую представление «Сегодня» Things, в котором перечислены все задачи, которые отмечены или должны быть выполнены сегодня.

Вы можете настроить перспективы «Дом» и «Работа», иметь одну для задач, которые нужно выполнить в ближайшее время, а другую — для задач, которые отложены. Эта функция есть только в версии Pro и действительно позволяет персонализировать приложение.

Конкуренция и сравнения

Есть много альтернатив. Вот несколько приложений с высоким рейтингом, которые вы можете рассмотреть.

Я xnumxdo рекомендуется во многих обзорах и высоко оценен в App Store. Он обладает многими функциями наших победителей и стоит столько же, сколько Вещи.

Приложение предлагает теги и уведомления, списки и проекты, мобильные приложения и синхронизацию. Хотя это выглядит довольно просто, под капотом много возможностей, включая интеллектуальные списки, которые похожи на перспективы OmniFocus. Это настраиваемые сохраненные поиски, которые могут извлекать задачи из всех ваших списков, например, все задачи, подлежащие выполнению в течение следующих трех дней, с пометкой «выставить счет».

2Do стоит 49.99 долларов США от Mac App Store или $9.99/мес в Setapp. Также доступно для iOS и Android.

Хорошая задача 3 основано на стандартном приложении Mac Reminders and Calendars и добавляет функциональность. Это делает его хорошим выбором, если вы уже используете приложения Apple для повышения производительности, но хотели бы, чтобы они были более функциональными.

Как и 2Do, GoodTask имеет смарт-списки, которые ищут задачи из определенных списков или включают (или исключают) определенные теги. Эта функция не так мощна, как перспективы OmniFocus, но все равно полезна. Другие функции включают подзадачи, повторяющиеся задачи, ручную сортировку и быстрые действия.

GoodTask 3 стоит 19.99 долларов США от Mac App Store or $9.99/мес в Setapp. Доступна пробная версия. Также доступно на iOS.

Todoist начинался как веб-приложение, но теперь имеет приложения для большинства платформ, включая Mac. Я использовал его более десяти лет назад, и с тех пор он прошел долгий путь.

Бесплатная версия включает в себя все необходимое для начала работы, но не включает все функции наших победителей. Это позволяет вам фиксировать и систематизировать задачи, запоминать сроки и анализировать предстоящую неделю. Вы можете наметить свои задачи с проектами и целями, выделить важные задачи с помощью цветовых уровней приоритета и даже визуализировать свой прогресс с помощью привлекательных диаграмм и графиков.

В бесплатной версии есть некоторые ограничения. У вас может быть до 80 проектов, и до пяти человек могут получить доступ к проекту. Да, это многопользовательское приложение. Премиум-подписка увеличит эти числа до 200 и 50 и откроет еще больше функций, таких как шаблоны, ярлыки, темы и настраиваемые представления.

Скачать Todoist из Магазин приложений Mac. Это бесплатно для базового плана и 44.99 долларов США в год для премиум-класса.

Задание 3 сильно отличается от других приложений, которые мы перечислили. Это простое текстовое приложение и очень минималистично. Это также довольно умно, предлагая совершенно другой способ работы с вашими задачами. Вы организуете свои проекты, задачи и подзадачи в виде схемы, и я считаю, что это более интуитивно понятно, чем функции создания схемы OmniFocus. Вы можете использовать теги для каждого элемента и быстро отфильтровать весь список по определенному тегу.

Когда семья моей дочери переехала к нам несколько лет назад, перепланировка дома была огромной задачей. Поэтому я использовал файл TaskPaper в Editorial на своем iPad, чтобы систематизировать и отслеживать наш прогресс. Я только что впервые попытался открыть этот файл в TaskPaper для Mac, и он отлично сработал.

TaskPaper стоит 24.99 доллара США от Mac App Store or $9.99/мес в Setapp. Доступна 7-дневная пробная версия.

Бесплатные альтернативы

Вот несколько способов управлять своим списком дел, не тратя денег.

Используйте ручку и бумагу

Вам не обязательно использовать приложение для управления списком дел. Есть что-то приятное в вычеркивании выполненных задач из бумажного списка. Вы можете сделать пометку карандашом на обратной стороне конверта или купить стильный Moleskine или Daytimer — решать только вам.

При использовании ручки и бумаги существует определенная избыточность и дублирование. Это может вас разочаровать, а может оказаться хорошим способом просматривать свои задачи каждый день. Системы продуктивности бумаги, кажется, снова набирают популярность, и новые методологии, такие как Bullet Journal разрабатываются.

Бесплатные приложения для списка дел для Mac

Напоминания Apple уже установлено на вашем Mac, iPhone и iPad и позволяет создавать задачи с напоминаниями и общими списками. Некоторое время назад я переместил наш семейный список покупок из Wunderlist в Reminders, и это работает хорошо. Мы с женой можем добавлять элементы в список, и они автоматически обновляются на обоих наших телефонах. Это работает хорошо.

Интеграция Siri очень полезна. Вы не поверите, сколько раз я говорю Siri: «Напомни мне проверить стиральную машину через 90 минут». Он создает для меня задачу «Напоминания» и обязательно уведомляет меня через 90 минут.

Бесплатные веб-сервисы списка дел

Вместо использования приложения для Mac существует довольно много веб-приложений, которые будут управлять вашим списком дел. Вы сможете получить доступ к своим задачам с любого устройства, ничего не устанавливая.

Тудлдо не самое привлекательное веб-приложение, но оно бесплатное и включает в себя все функции, которые вам когда-либо понадобятся. Доступны мобильные приложения.

Задачи Google прост и не имеет много функций, но если вы используете другие приложения Google, такие как Gmail или Календарь Google, он хорошо интегрирован и может пригодиться.

Асана — это отличный способ делиться и назначать задачи с вашей командой, и это бесплатно для членов команды до 15 человек. План Pro доступен за 9.99 долларов в месяц, что позволяет большему количеству участников и включает больше функций.

Основной план для Помните Молоко является бесплатным и включает в себя множество функций. Если вы хотите большего, вы можете перейти на план Pro за 39.99 долларов США в год.

GTails Lite включает в себя все основные функции, которые вам нужны бесплатно. Обновите и получите дополнительные функции за 25 долларов в год.

TrelloДоски, списки и карточки позволяют вам и вашей команде организовывать проекты и расставлять приоритеты. Базовая версия бесплатна, а если вам нужны дополнительные функции, бизнес-класс стоит 9.99 долларов за пользователя в месяц.