7 шагов, чтобы добавить профессиональную подпись электронной почты в Outlook
Если вы часто пользуетесь электронной почтой, вы, вероятно, видели письма от коллег, друзей или семьи с подписью в конце. Это может быть их имя, номер телефона, должность и другая соответствующая информация. Подпись может сделать электронное письмо очень профессиональным.
В то время как большинство электронных коммуникаций в настоящее время осуществляется в форме обмена мгновенными сообщениями, обмена текстовыми сообщениями, видеочата или социальных сетей, электронная почта по-прежнему широко используется в деловом мире. Из-за этого очень важно иметь профессионально выглядящий знак, который выделяется и позволяет другим узнать, с кем они общаются.
Вы пользователь Outlook? Создать подпись электронной почты в Microsoft Outlook довольно просто; это можно сделать всего за несколько минут.
Если он у вас уже есть, и вы забыли, как его изменить, мы покажем вам, как это сделать. Давайте посмотрим, как добавить или изменить подпись электронной почты. После этого мы добавили несколько заметок о том, как сделать так, чтобы это выглядело профессионально.
Содержание
Добавить подпись в Microsoft Outlook
Добавление подписи в Outlook — довольно простой процесс. Мы будем делать это в веб-версии Outlook, но это также можно сделать с помощью почти идентичных шагов в приложении Outlook. Скриншоты в этой статье взяты из веб-версии Outlook.
Шаг 1. Войдите в Microsoft Outlook.
Войдите в Microsoft Outlook.
Шаг 2. Откройте настройки Outlook.
Откройте настройки своей учетной записи. Сделайте это, нажав на значок настроек в правом верхнем углу браузера.
Шаг 3: Нажмите «Просмотреть все настройки Outlook».
Шаг 4: Нажмите «Почта» — «Создать и ответить».
В меню настроек нажмите «Почта», а затем «Создать и ответить». В верхней части окна в правой части экрана вы должны сразу увидеть раздел «Подпись электронной почты».
Шаг 5: Добавьте информацию о своей подписи
Добавьте все, что вы хотите показать в своей подписи. См. раздел ниже о том, как убедиться, что ваш сайт выглядит профессионально.
Вы можете изменить шрифты и использовать другие стандартные параметры форматирования текста. При желании также можно добавить изображения.
Шаг 6: Выберите параметры
Выберите параметры, чтобы определить, когда следует использовать подпись. Его можно включать в новые сообщения и сообщения, на которые вы отвечаете или пересылаете.
Шаг 7: Сохраните изменения
Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу. Как только вы сохраните, все готово; у вас должна быть красивая профессионально выглядящая подпись на ваших электронных письмах.
Обновите свою подпись Microsoft Outlook
Если вам не нравится, как выглядит ваша новая подпись, не беспокойтесь. Его легко редактировать. Также часто необходимо вносить изменения, когда меняется контактная информация, вы получаете новую должность или просто хотите немного освежить ее.
Чтобы обновить его, просто выполните те же шаги, которые использовались для создания нового. Когда вы дойдете до раздела настроек подписи (шаг 4), щелкните текстовое окно с правой стороны, затем отредактируйте текстовое поле, чтобы оно выглядело так, как вы хотите. Это так просто. Не забудьте сохранить настройки.
Как сделать так, чтобы ваша подпись в Outlook выглядела профессионально
Существует множество способов убедиться, что ваша электронная подпись выглядит профессионально. Ваши главные приоритеты: укажите свое полное имя, затем вашу работу или должность, а затем контактную информацию. Ниже перечислены элементы, которые добавят наибольшую ценность.
1. имя
Вы можете использовать свое официальное имя. Не используйте псевдонимы или сокращенные имена, если у вас нет более непринужденной рабочей среды или клиентов.
2. Название
Это может иметь решающее значение, особенно для тех, кто плохо вас знает или не работал с вами в прошлом.
3. Название компании
Если вы работаете в компании, получатели должны знать ее название. Если вы не работаете в компании, вы можете указать что-то вроде «Независимый подрядчик» или «Внештатный разработчик». Вы также можете пропустить эту часть, если вы не представляете компанию.
Добавляя информацию о компании, вы можете рассмотреть возможность добавления логотипа вашей компании. Сначала свяжитесь с вашей компанией, чтобы узнать, есть ли у них конкретные вещи, которые они хотели бы, чтобы вы включили.
4. Сертификаты
Вы также можете перечислить любые сертификаты, которые есть у вас или вашей компании. Сертификаты могут сопровождаться логотипом или символом, который также можно добавить.
5. Контактная информация
Это может быть самая важная часть. Предложите альтернативные способы связаться с вами. Добавьте свой номер телефона, свой бизнес-сайт или любые другие доступные вам методы. Вы также можете указать свой адрес электронной почты, даже если он уже указан в сообщении в разделе «От». Не помешает иметь его там, где кто-то может легко его увидеть и получить к нему доступ.
Рассмотрите возможность привязки к любым профессиональным учетным записям в социальных сетях, таких как LinkedIn или другим, которые представляют ваш бизнес.
7. Фотография
Своя фотография не обязательна, но людям приятно видеть, с кем они общаются. Если ваша корпоративная культура носит формальный характер, обязательно используйте профессионально выглядящую фотографию.
Что вы не должны включать в свою подпись Outlook
Как видите, раздел подписи позволит вам добавить обилие текста или изображений, но нет ничего плохого в том, чтобы сделать его простым. Цель состоит в том, чтобы предоставить данные, которые сделают ваши сообщения наиболее ценными.
Не переусердствуйте. Если вы добавите слишком много, это может выглядеть загроможденным. Информационная перегрузка может привести к тому, что получатель просто проигнорирует ее, особенно если он спешит.
Вы часто будете видеть, как люди включают какую-то цитату или высказывание в свою подпись электронной почты. Я рекомендую против этого, если это не девиз или слоган вашей компании. Цитаты часто могут быть самоуверенными, политическими или противоречивыми; вы рискуете кого-то обидеть. Если вы хотите быть профессионалом, вам следует избегать кавычек.
И последнее, о чем следует подумать: не делайте свою подпись слишком отвлекающей. Вы хотите, чтобы это заметили, но вы также не хотите, чтобы это было настолько бросающимся в глаза, что это отвлекало от вашего сообщения.
Подпись должна сообщать людям, кто вы, чем занимаетесь, на кого работаете, как с вами связаться и, возможно, почему они могут вам доверять.
Зачем вам нужна электронная подпись для Outlook
Есть и другие веские причины иметь предварительно отформатированное прозвище. Хотя они могут показаться простыми, не стоит недооценивать их важность.
Как мы уже видели, электронная подпись делает ваши сообщения более профессиональными. Подпись может сэкономить драгоценное время.
Хотя это может показаться не таким уж большим, отправка нескольких электронных писем и постоянное добавление вашего имени и других данных может отвлечь от других задач. С предварительно созданным значением по умолчанию для каждого сообщения вам нужно делать на одну операцию меньше.
Подпись также гарантирует, что ваше имя и другие данные всегда будут включены в каждое электронное письмо. Вы не забудете добавить всю важную контактную информацию. Стандартная подпись сохраняет вашу контактную информацию неизменной, чтобы вы знали, что отправляете одно и то же каждому получателю.
И еще одна причина: получатель будет знать, от кого он получает сообщение. Адреса электронной почты часто представляют собой перемешанные части наших имен в сочетании с цифрами или другими буквами.
В результате получатель сообщения может не знать вашего полного имени. Официальная подпись гарантирует, что получатель знает, кто вы.
Выводы
Ваша подпись электронной почты Outlook является жизненно важной частью вашего общения. Он предоставляет информацию о вас и дает вашим читателям альтернативные способы связаться с вами. Это экономит время при наборе и отправке электронных писем, поскольку вам не придется постоянно заполнять повторяющийся текст.
После того, как вы настроили свою подпись Outlook, обязательно просматривайте ее часто и следите за ее актуальностью, если что-то изменится.
Надеюсь, эта статья помогла вам настроить профессиональную подпись электронной почты в Outlook. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами или комментариями.
последние статьи