Обзор Monday.com: хорош ли этот инструмент управления проектами в 2022 году?

Зачем доверять мне в этом обзоре Monday.com

Меня зовут Адриан Трай, и я использую компьютерное программное обеспечение, чтобы оставаться продуктивным с 1980-х годов. Мне нравятся программы, которые (такие как Monday.com) позволяют вам строить систему по частям, как строительные блоки, и одним из моих любимых был малоизвестный командный инструмент управления информацией 1990-х годов под названием DayINFO.

Мои любимые диспетчеры задач сегодня Вещи и OmniFocus, но они предназначены для отдельных пользователей, а не для команд. Я играл с множеством альтернатив для команд, включая AirSet, GQueues, Nirvana, Meistertask, Hitask, Wrike, Flow, JIRA, Asana и Trello. Я также оценил полнофункциональное программное обеспечение для управления проектами, такое как Zoho Project и основанные на Linux GanttProject, TaskJuggler и OpenProj.

Что касается регулярного повседневного опыта, то ряд издательских команд, с которыми я работал за последнее десятилетие, выбрали Trello для отслеживания хода статей от концепции до публикации. Это отличный инструмент и близкий конкурент Monday.com. Что лучше для вашей команды? Читай дальше что бы узнать.

Обзор Monday.com: что это для вас

Monday.com предназначен для того, чтобы ваша команда была продуктивной и всегда была в курсе событий, и я перечислю его функции в следующих шести разделах. В каждом подразделе я расскажу, что предлагает приложение, а затем поделюсь своим личным мнением.

1. Отслеживайте свои проекты

Monday.com — это инструмент с широкими возможностями настройки, который нельзя настроить для вашей команды «из коробки». Это ваша первая работа, поэтому вам нужно решить, что именно вы хотите отслеживать. Вся ваша команда будет работать с Monday.com, поэтому время и мысли, которые вы заранее вложите в его структуру, могут иметь огромное значение для их продуктивности.

Как ваша команда может использовать Monday.com? Вот несколько идей, чтобы показать вам, что возможно:

• Еженедельно список дел,
• График работы в социальных сетях,
• Планирование ведения блога и календарь контента,
• Управление ресурсами,
• справочник сотрудников,
• Еженедельные смены,
• Доска отпусков,
• CRM продаж,
• Заказы на поставку,
• Список поставщиков,
• Список отзывов пользователей,
• Отставание функций программного обеспечения и очередь ошибок,
• Годовая дорожная карта продукта.

К счастью, вам не нужно создавать все сразу. Это можно делать по одному строительному блоку за раз и корректировать по мере роста ваших потребностей. Доступно более 70 шаблонов, чтобы дать вам быстрый старт.

Основным строительным блоком Monday.com является импульс или пункт. (Платформа раньше называлась daPulse.) Это то, за чем вам нужно следить — подумайте «держать руку на пульсе». В большинстве случаев это будут задачи, которые вы отмечаете, когда они выполнены. Они могут быть организованы в группы, и размещены на разных платы.

У каждого импульса могут быть разные атрибуты, и вы сами решаете, какие они есть. Это может быть статус задачи, дата ее выполнения и человек, которому она назначена. Эти атрибуты отображаются как столбцы в электронной таблице. Каждая задача представляет собой строку, и их можно изменить путем перетаскивания.

Вот пример. Один из шаблонов — это еженедельный список дел. Каждая задача имеет столбцы для назначенного лица, приоритета, статуса, даты, клиента и расчетного необходимого времени. Расчетное время суммируется, поэтому вы можете увидеть, сколько времени потребуется для выполнения этих задач в течение следующей недели. Если у вас слишком много дел, вы можете перетащить некоторые задачи в группу «На следующей неделе».

Столбцы можно редактировать из выпадающего меню. Заголовок, ширину столбца и расположение столбца можно изменить. Столбец можно отсортировать, а нижний колонтитул добавить с кратким изложением. Столбец можно удалить или добавить новый. Кроме того, новый столбец можно добавить, нажав кнопку «+» справа.

Значения и цвета столбцов также можно легко изменить. Вот всплывающее окно для редактирования статуса.

Статус пульса с цветовой кодировкой может сразу показать вам, где он находится.

Мой личный взгляд: Поскольку Monday.com настолько настраиваемый, он подойдет большинству команд. Но есть начальный период настройки, прежде чем вы сможете продуктивно работать с приложением. К счастью, вам не нужно настраивать все сразу, и приложение будет расти вместе с вами.

2. Просмотрите свои проекты по-разному

Но доска Monday.com не обязательно должна выглядеть как электронная таблица (так называемая «основная таблица»). Вы также можете просматривать его в виде временной шкалы, канбана, календаря или диаграммы. Существуют также представления для отображения файлов, карт и форм. Это делает Monday.com очень гибким.

Например, при использовании Kanban С другой стороны, Monday.com больше похож на своего конкурента Trello. Но здесь Monday.com более гибок, потому что вы можете выбрать, по какому столбцу группировать импульсы. Таким образом, ваш еженедельный список дел можно сгруппировать по приоритету…

… или по статусу.

Вы можете перетащить задачу из одного столбца в другой, и приоритет или статус автоматически изменятся. И вы можете просмотреть детали задачи, нажав на нее.

Игровой автомат Лента Представление представляет собой сильно упрощенную диаграмму Ганта, похожую на ту, которую используют другие менеджеры проектов. Это представление позволяет легко визуализировать и планировать свою неделю.

Но у него нет мощности настоящей диаграммы Ганта. Например, зависимости не поддерживаются. Таким образом, если одна задача требует завершения другой, прежде чем ее можно будет запустить, Monday.com не будет автоматически откладывать задачу до этого момента. Полнофункциональное приложение для управления проектами предназначено для таких деталей.

Еще один способ визуализировать вашу неделю — это представление календаря, о котором мы поговорим ниже.

И в зависимости от ваших потребностей вы также можете просматривать свою доску по местоположению в представлении карты или визуализировать прогресс вашей команды с помощью диаграмм.

Мой личный вывод: Представления Monday.com дают вам различные способы визуализации ваших проектов. Это делает приложение гораздо более универсальным, позволяя ему вести себя как Trello, менеджеры проектов и многое другое.

3. Центральное место для общения и обмена файлами

Вместо того, чтобы отправлять электронные письма о проекте туда и обратно, вы можете обсудить его из Monday.com. Вы можете оставить комментарий на пульсе и прикрепить файл. Вы можете упомянуть других членов команды в комментарии, чтобы привлечь их внимание.

Комментарии могут включать контрольные списки, поэтому вы можете использовать комментарий, чтобы разбить шаги, необходимые для завершения импульса, и отмечать их по мере продвижения. По мере выполнения каждого элемента небольшой график показывает ваш прогресс. Используйте это как быстрый и грязный способ создания подзадач.

Также есть место для добавления справочный материал к задаче. Это могут быть подробные инструкции, результат, необходимые файлы, вопросы и ответы или просто краткая заметка.

И журнал весь прогресс и изменения сохраняются, поэтому вы можете быть в курсе того, что было сделано по задаче, так что ничего не упущено.

К сожалению, нет инструментов разметки. Таким образом, хотя вы можете загрузить PDF-файл или изображение, чтобы проиллюстрировать, что вы хотите сделать, вы не можете писать, рисовать и выделять его, чтобы облегчить обсуждение. Это было бы полезным дополнением к платформе.

Мой личный вывод: Monday.com может оптимизировать ваш рабочий процесс и хранить все, что нужно вашей команде, в одном месте. Все файлы, информация и обсуждения по каждому элементу списка дел находятся именно там, где они вам нужны, а не разбросаны по электронной почте, приложениям для обмена сообщениями, Google Диску и Dropbox.

4. Используйте формы для ускорения рабочего процесса

Сэкономьте время на вводе данных, попросив клиентов сделать это за вас. Monday.com позволяет создать форму на основе любой доски и встроить ее на свой веб-сайт. Всякий раз, когда клиент заполняет форму, информация автоматически добавляется на эту доску в Monday.com. Например, клиент может заказать продукт онлайн, и все детали будут добавлены в нужное место.

Форма — это просто еще один вид вашей доски. Чтобы добавить его, нажмите «Добавить представление» в раскрывающемся меню в верхней части доски.

Как только ваша доска будет связана с формой, выберите представление «Форма», настройте форму, а затем вставьте ее на свой веб-сайт. Это довольно просто.

Формы имеют все виды практического применения. Их можно использовать для заказа товаров, бронирования услуг, оставления отзывов и многого другого.

Мой личный вывод: Monday.com обещает хранить все, что нужно вашей команде, в одном месте, а функция встроенных форм — очень полезный способ получить там дополнительную информацию. Они позволяют вашим клиентам напрямую добавлять импульсы на ваши доски, где вы можете отслеживать их и действовать в соответствии с ними.

5. Календари и расписание

Monday.com предлагает представление календаря для каждой доски (при условии, что есть хотя бы один столбец даты), а также может добавлять импульсы в ваш Календарь Google. В дополнение к этому существуют шаблоны для действий, основанных на времени и дате, включая:

• Расписание клиентов,
• Планирование мероприятий,
• График работы в социальных сетях,
• Отслеживание кампании,
• Календарь контента,
• График строительства,
• Доска каникул.

Это позволяет вам использовать Monday.com, чтобы отслеживать свое время всеми возможными способами. Например, у агента по недвижимости может быть календарь, когда дома открыты для осмотра. В офисе может быть календарь встреч. У фотографа может быть календарь заказов.

К сожалению, повторяющиеся задачи и встречи не поддерживаются. И некоторые пользователи обнаружили, что их потребности переросли возможности масштабирования Monday.com.

Отслеживание времени полезно для целей выставления счетов, а также для просмотра того, на что фактически ушло ваше время, но, к сожалению, Monday.com не включил его. Если вам нужно записать, сколько времени вы провели с клиентом или сколько времени вы потратили на задачу, вам придется использовать для этого другое приложение. Здесь может помочь интеграция Monday.com с Harvest.

Наконец, Monday.com упрощает создание различных виджетов панели мониторинга, которые отображают задачи со всех ваших досок в одном календаре или на временной шкале. Убедитесь, что ничего не упущено из виду.

Мой личный вывод: Каждую доску Monday.com, содержащую дату, можно рассматривать как календарь, и вы можете создать календарь, который отображает ваши пульсы с каждой доски, чтобы получить представление о ваших временных обязательствах на одном экране.

6. Экономьте усилия с помощью автоматизации и интеграции

Заставьте Monday.com работать на вас. Автоматизировать! Комплексные функции автоматизации приложения и интеграция со сторонними службами помогут сократить время, затрачиваемое на ручные процессы, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на том, что важно.

У вас также есть доступ к API Monday.com, так что вы можете создавать свои собственные интеграции, если у вас есть навыки программирования. Все это доступно при подписке на план Standard или выше.

Давайте посмотрим на пример. Представьте себе, что TechFewer использует Monday.com для отслеживания нашего графика публикаций. В настоящее время я работаю над обзором Monday.com со статусом «Работаю над этим».

Когда я закончу статью и отправлю ее на рассмотрение, мне нужно будет изменить статус пульса, перетащить его в группу «Отправлено на утверждение» и отправить электронное письмо или сообщение JP, чтобы сообщить ему об этом. Или я мог бы использовать мощные функции Monday.

Во-первых, я могу использовать автоматизация чтобы переместить импульс в нужную группу, просто изменив статус. Я нажимаю на значок маленького робота в верхней части экрана и выбираю действие.

Я нахожу то, что ищу, и меняю значения по умолчанию.

Теперь, когда я меняю статус своей задачи на «Отправлена», она автоматически перемещается в группу «Отправлена ​​на утверждение». И если идти дальше, я также могу уведомить JP через Monday.com, что статья готова для просмотра, создав еще одно действие.

Или используя интеграций Я мог бы уведомить его каким-нибудь другим способом, скажем, по электронной почте или в Slack. Monday.com может работать с широким спектром сторонних сервисов, включая MailChimp, Zendesk, Jira, Trello, Slack, Gmail, Google Drive, Dropbox, Asana и Basecamp. Я даже могу прикрепить черновик статьи из Google Docs к пульсу.

Способ, которым Monday.com может автоматически отправлять электронное письмо при изменении статуса (или какого-либо другого атрибута), невероятно удобен. Отдел кадров может автоматически отправить письмо с отказом, когда статус заявки изменится на «Не подходит». Компания может отправить клиенту электронное письмо о том, что его заказ готов, просто изменив статус на «Готово».

Стандартный план ограничен 250 действиями по автоматизации в месяц и еще 250 действиями по интеграции в месяц. Если вы станете активным пользователем этих функций, вам нужно будет следить за их использованием. Планы Pro и Enterprise увеличивают эти цифры до 250,000 XNUMX.

Мой личный вывод: Формы упрощают получение информации на Monday.com. Интеграция упрощает получение информации. Вы можете создавать настраиваемые шаблоны электронной почты для различных сценариев, которые отправляются автоматически, просто изменяя статус. Или вы можете добавить в Monday.com дополнительную функциональность за счет продуманной автоматизации.

Причины моих оценок за понедельник

Эффективность: 4.5/5

Универсальность Monday.com позволяет ему стать центром вашего бизнеса. Его гибкость делает его подходящим для широкого спектра сценариев. В нем отсутствуют повторяющиеся задачи и инструменты разметки, и один пользователь обнаружил, что функция планирования не соответствует его потребностям, но большинство команд обнаружат, что это приложение предлагает многое для повышения их производительности.

Цена: 4 / 5

Monday.com конечно недешев, но вполне конкурентоспособен со стоимостью аналогичных сервисов. Было бы неплохо, если бы базовый план был бесплатным, что предлагают и Trello, и Asana.

Легкость использования: 4.5 / 5

Создать индивидуальное решение с Monday.com довольно просто. Как я уже говорил, это очень похоже на сборку из лего. Вы можете делать это по частям и со временем добавлять функции по мере необходимости. Но прежде чем ваша команда сможет использовать сервис, вам нужно настроить несколько досок.

Поддержка: 4.5/5

Встроенная в приложение функция справки позволяет ввести несколько слов, чтобы найти нужную информацию. При написании этого обзора мне приходилось делать это несколько раз — не было очевидно, с чего начать при создании форм и действий. Доступна база знаний, серия вебинаров и видеоуроков, и вы можете связаться со службой поддержки через веб-форму.

Я громко смеялся, когда увидел параметры скорости поддержки: «Отличная поддержка (около 10 минут)» и «Брось все и ответь мне». Адрес электронной почты и номер телефона службы поддержки указаны на странице контактов сайта.

Альтернативы Monday.com

В этом пространстве есть множество приложений и веб-сервисов. Вот несколько лучших альтернатив.

Trello: Trello (от 9.99 долларов США за пользователя в месяц, доступен бесплатный план) использует доски, списки и карточки, чтобы вы могли сотрудничать со своей командой (или командами) над различными проектами. Комментарии, вложения и сроки указаны на каждой карточке.

Асана: Асана (от 9.99 долларов США за пользователя в месяц, доступен бесплатный план) также предназначен для того, чтобы команды могли сосредоточиться на целях, проектах и ​​повседневных задачах. Задачи можно просматривать в списках или на карточках, а функция моментальных снимков показывает, сколько работы есть у членов команды, и позволяет переназначать или переназначать задачи, чтобы поддерживать баланс работы.

ClickUp: ClickUp (от 5 долларов США за пользователя в месяц, доступен бесплатный план) — еще одно настраиваемое приложение для повышения производительности команды, которое может похвастаться более чем 1,000 интеграций со сторонними сервисами. Он предлагает несколько представлений каждого проекта, включая время, список, доску и коробку. В отличие от Monday.com, он поддерживает зависимости задач и повторяющиеся контрольные списки.

ProofHub: ProofHub (от $45/месяц) предлагает одно место для всех ваших проектов, команд и коммуникаций. Он использует доски Канбан для визуализации задач и проектов, а также настоящие диаграммы Ганта с зависимостями между задачами. Также поддерживаются отслеживание времени, чат и формы.

Заключение

Хотите, чтобы ваша команда двигалась? Monday.com представляет собой гибкую и настраиваемую веб-платформу для управления проектами. Он может стать центром вашей организации.

Запущенное в 2022 году, это мощное приложение для управления задачами для команд, которое позволяет всем видеть прогресс и не сбиться с пути. Он оптимизирует и централизует общение, сокращая количество электронной почты, с которой вам приходится иметь дело, и упрощая обмен документами. Все, что нужно вашей команде для достижения цели, находится в одном месте.

Задачи могут отображаться в списках, как в приложении для управления задачами, на досках Канбан, например в Trello, или на временной шкале, как в менеджере проектов. Monday.com более мощный, чем Trello и Asana, но ему не хватает расширенных функций полноценного программного обеспечения для управления проектами, такого как Microsoft Project.

Это веб-сервис с привлекательным современным интерфейсом. Настольные (Mac, Windows) и мобильные (iOS, Android) приложения доступны, но в основном предлагают веб-сайт в окне.

Monday.com предлагает бесплатную 14-дневную пробную версию и ряд планов. Наиболее популярным является Standard, и его стоимость составляет около 8 долларов США на пользователя в месяц. Планы многоуровневые, поэтому, если у вас 11 пользователей, вы будете платить за 15, что фактически увеличивает цену за пользователя (в данном случае до 10.81 доллара США). Версия Pro стоит на 50% дороже и предлагает дополнительные функции.

Эти цены дорогие, но конкурентоспособные. Trello и Asana предлагают аналогичные услуги, и их популярные планы стоят около 10 долларов в месяц на пользователя. Однако их планы начального уровня бесплатны, а Monday.com — нет.

Итак, что вы думаете об этом обзоре Monday.com? Оставьте комментарий ниже.