Как отозвать письмо в Outlook (5 простых шагов)

Вы только что закончили составлять срочное электронное письмо своим коллегам и спешите его отправить — нет времени на вычитку. Вы нажимаете кнопку отправки. Затем, сразу же после этого, приходит осознание: вы отправили всей своей группе информацию, которую они не должны видеть. Глоток.

Что вы делаете? Если вы используете Microsoft Outlook, а ваши получатели используют Outlook, и вы быстро принимаете меры, вы можете отозвать сообщение до того, как его кто-либо увидит.

Это может быть далеко, но я видел, как это работает. Готовы попробовать? Читайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.

Зачем мне вспоминать?

Иногда я работаю с конфиденциальной информацией и совершил ошибку, отправив ее не тому человеку. Вероятно, это наихудший сценарий, потому что отзыв сообщения не всегда работает. Вы определенно не должны полагаться на него, когда речь идет о личных данных. Ниже мы рассмотрим, когда отзыв работает, а когда нет.

С другой стороны, отправка почты с опечатками не такая уж большая проблема. Да, это неловко, но это не конец света. Это может даже дать вам представление о том, кто на самом деле читает ваши сообщения, когда вы их отправляете. Вспомнить может помочь вам оправиться от грамматической катастрофы, но опять же, не рассчитывайте на это.

Вот чушь: если вы расстроены или злы на кого-то и в запале пишете ему резкое, нефильтрованное, обидное сообщение — такое, которое разрушает отношения. Это может причинить вам боль, будь то начальник, коллега, друг или кто-то другой. Это случилось со мной — я бы очень хотел, чтобы у меня тогда была кнопка отзыва!

Иногда мы не обращаем внимания на автозаполнение, когда обращаемся к сообщению и слишком поздно обнаруживаем, что оно было отправлено не тому человеку. Я получил электронные письма, предназначенные для кого-то другого; Так происходит все время. Если вам повезет, отзыв может сработать и спасти вас от ошибки.

Я уверен, что есть и другие ситуации, о которых я не думаю, но вы поняли картину. Легко отправить письмо, которое вы хотели бы, чтобы вы не отправили. Давайте посмотрим, как отзывать электронные письма в приложении Microsoft Outlook.

Шаги, чтобы вспомнить электронную почту

Следующие шаги позволят вам попытка чтобы отозвать письмо в Outlook. Помните, что время является решающим фактором. Вы должны сделать это до того, как человек откроет его! Существуют и другие факторы, не зависящие от вас, которые могут привести к сбою процесса. Подробнее о них вы можете прочитать в следующем разделе.

Вот что делать:

1. Выберите папку «Отправленные».

В области навигации или папок в левой части Outlook выберите папку «Отправленные».

2. Найдите отправленное сообщение

В списке отправленных найдите и выберите тот, который хотите отозвать. Дважды щелкните, чтобы открыть его в отдельном окне.

3. Выберите действие для вызова

В окне выберите вкладку «Сообщение». Затем в разделе «Перемещение» выберите «Дополнительные действия перемещения».

Теперь выберите «Отозвать это сообщение».

4. Выберите параметры

Вам нужно будет решить, хотите ли вы «Удалить непрочитанные копии сообщения» или «Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением». Вы также можете выбрать получение сообщения об успешном отзыве. Установите флажок, если хотите получить подтверждение. Это рекомендуется, так как это может быть единственный способ узнать, работает ли он.

Нажмите «ОК». Если вы выбрали замену сообщения, откроется новое окно с сообщением. Внесите необходимые изменения, затем нажмите «Отправить», когда будете готовы отправить его.

5. Ищите подтверждение

Предполагая, что вы подписались на уведомление, вы увидите сообщение о том, что произошло. Он сообщит вам, кому было отправлено исходное электронное письмо, его тему и время отправки. Вы увидите, был ли отзыв успешным, а также дату и время отзыва.

Что вам нужно, чтобы отзыв работал

Итак, если звезды сошлись, работает ли отзыв электронного письма? Если честно, то хрень. Тем не менее, это возможно, поэтому давайте посмотрим, что должно произойти, чтобы отзыв по электронной почте был успешным.

Приложение Outlook

Первое требование заключается в том, что вы должны использовать настольное приложение Microsoft Outlook. Вы не сможете отозвать из веб-интерфейса Microsoft.

Microsoft биржа

Вы должны использовать почтовую систему Microsoft Exchange. Вы и получатель должны находиться на одном сервере обмена. Если это рабочая ситуация, есть шанс, что вы окажетесь на том же сервере Exchange, что и ваши коллеги. Это означает, что это может сработать для них, но не для кого-либо за пределами вашей компании.

Открытые сообщения

Отзыв сработает только в том случае, если получатель еще не открыл письмо. Когда откроют, будет поздно. Он был загружен в их локальный почтовый ящик.

Настроен на игнорирование запроса

Outlook можно настроить таким образом, чтобы сообщения не могли быть отозваны из папки «Входящие». Если это так для вашего получателя, ваш отзыв не сработает.

Перенаправленная почта

Если у человека, которому вы отправляете электронное письмо, настроены правила для перемещения сообщений в другие папки, и эти правила включают ваше сообщение, отзыв не сработает. Это работает только тогда, когда сообщение не прочитано и остается в почтовом ящике человека.

Предотвращение отправки электронной почты, которую необходимо отозвать

Как мы видели, сообщение Outlook можно отозвать, но велика вероятность того, что отзыв не удастся. Лучший способ справиться с нежелательными электронными письмами — вообще не отправлять их. Звучит просто, но я знаю, что это не так. На самом деле это случается со всеми нами, но есть некоторые вещи, которые мы можем сделать, чтобы предотвратить их отправку.

Следующий метод может показаться странным, но он полезен: вы можете настроить Outlook на задержку перед отправкой электронной почты. Это означает, что когда вы нажимаете кнопку отправки, сообщение остается в папке «Исходящие» в течение установленного времени перед отправкой. Это дает вам возможность удалять/отменять электронные письма до того, как они будут отправлены. Инструкции о том, как это сделать, см. эта статья от Microsoft.

На мой взгляд, лучше всего тщательно просмотреть или вычитать то, что вы написали перед отправкой. Я знаю, что иногда мы спешим, но самокоррекция выявит 95% ваших ошибок. Если вы плохо разбираетесь в корректуре, попробуйте средство проверки грамматики, например Grammarly, который можно использовать для просмотра текста в Outlook.

Многократное перечитывание электронной почты может предотвратить многие проблемы. Это гарантирует, что вы знаете, что отправляете. Не забудьте просмотреть список получателей (даже список копий) и тему, так как именно здесь часто возникают проблемы.

Что касается неприятного электронного письма, которое вы сожалеете об отправке своему коллеге, это может быть немного по-другому. Я обнаружил, что лучше всего для этого сначала написать сообщение. Пока не адресуйте его никому, так как вы не хотите отправить его случайно.

После того, как вы написали его, перечитайте его. Затем отойдите от компьютера или хотя бы от Outlook. Вернитесь к ней минут через 15-20 и перечитайте. Вы довольны тем, что сказали? Вы так хотите общаться с человеком?

Отстранение дает вам шанс предотвратить спонтанную реакцию, когда вы говорите вещи, о которых сожалеете. Это также позволит вам пересмотреть текст, если вы найдете более спокойный способ объяснить свою проблему.

Если вы считаете, что ваше сообщение слишком резкое или неуместное, вы всегда можете удалить его и написать новое позже. Если вы действительно готовы его отправить, заполните поле «Кому» именем получателя и отправьте его. Этот процесс, по крайней мере, дает вам шанс остыть и убедиться, что вы принимаете рациональное решение.

Выводы

Если вы оказались в затруднительном положении из-за сообщения электронной почты, о котором сожалеете об отправке, возможно, функция отзыва Outlook поможет вам удалить сообщение до того, как его прочитают получатели.

Эта функция определенно не то, на что вы должны полагаться. Многие переменные влияют на то, чтобы заставить его работать. Скорее всего, человек прочитает его до того, как вы отправите запрос на отзыв.

Лучше всего не торопиться, вычитывать электронные письма и стараться не рассылать реактивные сообщения, над которыми вы не размышляли. Другими словами, профилактика — лучшее средство от вызывающих сожаление электронных писем.