Можете ли вы отменить отправку электронной почты? (Вот настоящий ответ)

Вы нажимаете кнопку «Отправить» только что написанного электронного письма, а затем понимаете, что оно было отправлено не тому человеку, содержит что-то, чего вам не следовало говорить, или содержит опечатки. В любом случае, вы хотите забрать его до того, как получатель прочитает его. Это случается со всеми нами, и это может быть настоящим тошнотворным чувством.

Что ты можешь сделать? Вы можете отменить отправку сообщения? Ну и да и нет. Это какой-то каверзный вопрос. Это зависит от почтового клиента, который вы используете. Короткий ответ заключается в том, что вы можете, в некоторых ограниченных случаях. Так что, хотя это и возможно, рассчитывать на это не стоит.

Давайте посмотрим на неотправленные электронные письма — зачем вам это нужно в первую очередь, и возможность сделать это с различными службами и клиентами. Мы также рассмотрим, как предотвратить отмену отправки электронного письма.

Почему мне нужно отменить отправку электронного письма?

Бывают ситуации, когда мы отправляем сообщение, а затем обнаруживаем, что были не совсем готовы его отправить или вообще не должны были его отправлять.

Моя работа часто требует, чтобы я работал с конфиденциальной информацией. Я должен убедиться, что то, что я отправляю, дойдет до нужных людей и что это информация, которую они смогут увидеть. Это один из сценариев, в котором отмена отправки электронного письма действительно может стать спасением. Если на кону ваша работа, вы не хотите отправлять конфиденциальную информацию не тому человеку. Надеюсь, если вы сделаете это случайно, вы сможете отменить отправку сообщения, пока не стало слишком поздно.

Более распространенной ошибкой является отправка сообщения, полного опечаток. Это может быть неловко, но это не конец света, если только это не касается потенциального работодателя или клиента. В этом случае это может означать потерю потенциальной работы или клиента.

Еще одна ошибка — отправить гневное электронное письмо коллеге, начальнику или кому-либо еще. Когда мы действуем в гневе, не останавливаясь, мы часто реагируем на что-то и пишем то, чего не хотели бы. Бездумно нажмите кнопку отправки, и вы можете оказаться в неприятной ситуации.

В деловом мире одной из самых распространенных ошибок является адресация электронного письма не тому человеку. Вы вводите имя получателя, и автозаполнение иногда вводит неверного получателя.

Отмена отправки электронной почты

Возможность отменить отправку электронного письма зависит от службы и почтовый клиент ты используешь. Если вы используете Gmail, вы можете отменить отправку, но делать это нужно быстро. Если вы используете приложение Microsoft Outlook на сервере Microsoft Exchange, возможно, вы сможете его отозвать. Другие приложения или службы могут иметь способы вернуть сомнительное электронное письмо. Многие другие, такие как Yahoo, этого не делают.

Gmail
Вы можете отменить отправку сообщения в Gmail, но время для этого ограничено. У вас есть всего несколько секунд, чтобы совершить действие, и вы должны сделать это до того, как нажмете на любое другое окно или вкладку. Как только вы отошли от экрана электронной почты или прошло время, сообщение было отправлено.

Функция «Отменить отправку» или «Отменить» в Gmail на самом деле не отменяет отправку электронной почты. Что происходит, так это то, что есть задержка перед тем, как сообщение выйдет. Когда вы нажимаете кнопку «Отправить», сообщение «задерживается» в течение настроенного периода времени. Когда вы нажимаете кнопку «Отменить», Gmail не отправляет сообщение.

Вы можете настроить задержку от 5 до 30 секунд. Это можно настроить на вкладке «Общие» в настройках Gmail. Смотри ниже.

Процесс отмены отправки электронного письма довольно прост. После того, как вы нажмете «отправить» в своем сообщении, в левом нижнем углу окна Gmail появится уведомление. Это должно выглядеть как на картинке ниже.

Нажмите кнопку «Отменить», и это остановит отправку сообщения. Gmail откроет исходное сообщение и позволит вам изменить его и отправить снова. Вот и все.

MS Outlook
Метод отмены отправки электронной почты в Microsoft Outlook сильно отличается. MS Outlook называет это «отзывом». Вместо задержки отправки сообщения на несколько секунд, как это делает Gmail, он отправляет команду почтовому клиенту получателя и просит удалить его. Конечно, это работает только в том случае, если получатель не прочитал сообщение и если вы оба используете сервер Microsoft Exchange.

Есть еще несколько факторов, которые должны быть соблюдены, чтобы отзыв сработал. Отзыв сообщения включает в себя переход к отправленным сообщениям в Outlook, поиск отправленного сообщения электронной почты, его открытие и поиск сообщения «отзыв» в меню (см. изображение ниже). Затем Outlook сообщит вам, был ли отзыв успешным.

Если вы хотите узнать больше о том, как использовать отзыв Microsoft Outlook, ознакомьтесь с нашей статьей: Как восстановить электронную почту в Outlook.

Инструменты и советы

Существуют различные другие почтовые службы и клиенты; у многих есть функция отмены отправки или отмены. Большинство работает аналогично Gmail, где есть задержка отправки. Если вам интересно, как работают другие службы/клиенты, посмотрите настройки или конфигурацию своей электронной почты и посмотрите, может ли она задержать отправку.

В Microsoft Outlook есть настройка задержки, поэтому, если вы не можете использовать функцию отзыва, у вас может быть задержка. Чтобы остановить электронное письмо, вам нужно перейти в папку «Исходящие» и удалить его до того, как оно будет отправлено. Многие другие клиенты имеют аналогичные функции, которые можно реализовать.

Mailbird является примером почтового клиента, который можно настроить для задержки отправки сообщений.

У большинства клиентов есть функции, которые можно настроить, чтобы защитить вас от отправки нежелательных писем.

Предотвращение нежелательных электронных писем

Хотя сообщения электронной почты могут быть отозваны, есть большая вероятность, что отзыв не удастся или вы не нажмете кнопку «отменить» достаточно быстро. Лучший способ справиться с нежелательными электронными письмами — вообще не отправлять их.

Тщательно просматривайте свои сообщения перед их отправкой: корректура предотвратит отправку электронных писем с опечатками. Что делать, если вычитка не ваша вещь? Получить Grammarly учетная запись. Это чрезвычайно полезное приложение.

Многократное перечитывание вашего сообщения. Большинство проблем часто возникает из-за отправки электронных писем на неправильный адрес или из-за неправильной строки темы, поэтому обязательно внимательно изучите эти области.

Что касается гневного электронного письма, о котором вы сожалеете об отправке, то лучшая практика сводится к трем словам: НЕ НАЖИМАЙТЕ ОТПРАВИТЬ. Есть история, что Авраам Линкольн, когда он злился, писал гневное письмо провинившейся стороне. Тогда он НЕ ОТПРАВИЛ ЭТО. Вместо этого его политика заключалась в том, чтобы оставить письмо в ящике стола на три дня.

После этого он открывал ящик, перечитывал письмо (часто с гораздо более холодной головой) и решал, отправлять ли его. В 100% случаев он его не отправлял. Какой здесь урок? НЕ НАЖИМАЙТЕ ОТПРАВИТЬ, когда вы взволнованы. Уйдите, вернитесь и потратьте некоторое время на то, чтобы решить, действительно ли вы хотите взорвать своего друга, любимого человека или коллегу.

Выводы

Отправка сожаления по электронной почте может быть неловко. В некоторых случаях это может стоить вам работы, клиента или друга. Вот почему важно тщательно просматривать сообщения перед их отправкой. Если сообщения отправляются по ошибке, вы можете отменить их отправку до того, как они будут отправлены или прочитаны.

Мы надеемся, что вы найдете эту статью полезной. Пожалуйста, свяжитесь с нами для любых вопросов или комментариев.