7 steg för att lägga till en professionell e-postsignatur i Gmail
Med tillkomsten av snabbmeddelanden, textmeddelanden, videochatt, sociala medier och mer har många glömt e-post. I affärsvärlden är e-post fortfarande en kritisk metod för kommunikation.
Om du är en vanlig användare av e-post, särskilt för företag, är det viktigt att dina e-postmeddelanden ser professionella ut. Att ha en professionell signatur längst ner i dina meddelanden kan göra en lång väg för att formalisera e-postmeddelanden som du skickar till medarbetare, chefer och kunder.
Så hur gör man det? Om du inte redan har en e-postsignatur, eller om du har en men glömt hur du ändrar den, har du kommit till rätt ställe.
I den här artikeln visar vi dig hur du lägger till eller ändrar din e-postsignatur och får den att se professionell ut.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Hur man lägger till en signatur i Gmail
Att lägga till en signatur i Gmail är enkelt och kan göras snabbt. Använd bara följande steg:
Steg 1: Gå till Gmail-inställningarna
I Gmail klickar du på ikonen Inställningar i det övre högra hörnet av skärmen.
Scrolla ner och hitta avsnittet ‘Signatur’. Det kommer nästan att vara nära slutet av sidan. När du är där klickar du på knappen ‘Skapa ny’.
Steg 4: Ange signaturnamnet
När du har angett namnet klickar du på knappen ‘Skapa’. Jag använde precis mitt namn i exemplet nedan, men du kan skriva vad du vill.
Steg 5: Ange din signatur
I textfönstret till höger om namnet kan du ange all information du vill ska finnas i din signatur. Du kan formatera text och till och med lägga till bilder eller URL-länkar om du vill.
Vilken information ska du lägga till för att din e-postsignatur ska se professionell ut? Se avsnittet nedan för mer information.
Steg 6: Ställ in signaturstandarder
Du måste välja en signatur som ska användas för nya meddelanden och en för att svara eller vidarebefordra meddelanden. Du kan lägga till fler än ett, så du kan välja olika för nya meddelanden och svara/vidarebefordra meddelanden. Om du har flera signaturer kommer alla att visas i rullgardinsmenyn.
Steg 7: Spara ändringar
Glöm inte att scrolla till botten av skärmen och spara dina ändringar. När du har gjort det är du klar.
Hur du uppdaterar din Gmail-signatur
Du kan behöva uppdatera din signatur när du får ett nytt kontaktnummer eller jobbtitel. Kanske vill du ändra det för att se mer professionellt ut. Hur som helst, om du inte gillar hur din signatur ser ut, ingen oro. Det är lätt att modifiera.
För att uppdatera den, följ helt enkelt samma steg som användes för att skapa den nya. När du kommer till signatursektionen i dina inställningar (steg 2), klicka på namnet och gör sedan ändringarna i textfönstret på höger sida.
Det är så enkelt. Glöm inte att gå till botten av sidan och spara dina inställningar.
Hur du får din Gmail-signatur att se professionell ut
Det finns olika sätt att få din e-postsignatur att se professionell ut. Börja med ditt fullständiga namn, följt av information som hänför sig till ditt jobb eller befattning. Följande är saker som ger mest värde.
1. namn
Du vill förmodligen använda ditt formella namn istället för eventuella smeknamn eller förkortade namn om du inte har en mer avslappnad arbetsmiljö eller kunder.
2. Titel
Ange din befattning. Detta kan vara avgörande, särskilt för mottagare som kanske inte känner dig väl eller som inte har arbetat med dig tidigare.
3. Företagsnamn
Om du arbetar för ett företag, låt dem veta vem du arbetar för. Om du inte arbetar för ett specifikt företag kan du lägga till ‘Independent Contractor’ eller ‘Freelance Developer’.
När du lägger till företagsinformation kanske du vill lägga till din företagslogotyp. Fråga om ditt företag har ett standardformat för e-postsignaturer.
4. Certifieringar
Du kanske vill lista alla certifieringar som du eller ditt företag har. Vissa certifieringar kommer med en logotyp eller symbol som du också kan lägga till.
5. Kontakt Information
Ange alternativa sätt för din mottagare att kontakta dig. Lägg till ditt telefonnummer, företagswebbplats eller annan kontaktinformation. Du kan också inkludera din e-postadress, även om den redan finns i meddelandet i avsnittet ‘Från’. Det skadar inte att ha det där någon lätt kan hitta det.
Du kan överväga att länka till vilket professionellt socialt mediekonto som helst som LinkedIn.
7. Foto
Att inkludera ett foto på dig själv är valfritt, även om det kan vara trevligt för folk att se vem de kommunicerar med. Se bara till att använda ett foto som ser professionellt ut.
Vad du inte bör inkludera i din Gmail-signatur
Överdriv inte. Om du lägger till för mycket information blir din signatur rörig och svår att läsa. Om den är full av information som ingen bryr sig om är chansen stor att mottagaren ignorerar den helt och hållet.
Ibland kommer du att se människor inkludera ett favoritcitat i sin Gmail-signatur. Jag skulle undvika att lägga till något sådant om det inte är ett motto eller slogan ditt företag använder. Citat som är åsiktsfulla, politiska eller kontroversiella kan förolämpa någon – och arbetsplatsen är inte där du vill göra det.
Undvik att göra din Gmail-signatur distraherande. Gör det inte så iögonfallande att det tar bort texten i ditt e-postmeddelande.
Signaturen ska ge information som berättar vem du är, vad du gör, vem du arbetar för, hur de kontaktar dig och kanske varför de kan lita på dig. Inget av detta bör förringa ditt budskap.
Varför behöver jag en e-postsignatur för Gmail?
E-postsignaturer ger en känsla av professionalism till din kommunikation. De är en viktig del av ditt meddelande, även om de fylls i automatiskt innan du trycker på skicka-knappen.
En bra e-postsignatur sparar tid. Om du skickar ut många e-postmeddelanden kan det spara mycket frustration och förvirring om du automatiskt lägger till ditt namn och din information längst ner.
Det hindrar dig också från att glömma att ange din kontaktinformation, vilket kan hända när du har bråttom att skicka ut ett viktigt meddelande.
Slutligen ger en Gmail-signatur konsekvens. Den skickar samma information, korrekt, varje gång. Oroar du dig någonsin om du har angett rätt telefonnummer eller undrar om din mottagare inte vet vem din e-post kommer från?
Din e-postadress kan skilja sig mycket från ditt faktiska namn. En e-postsignatur i Gmail säkerställer att mottagaren vet vem meddelandet kommer ifrån.
slutord
E-postsignaturer kan vara en viktig del av dina Gmail-meddelanden. De ger viktig information om dig och ger läsarna alternativa sätt att kontakta dig. De sparar tid genom att fylla i väsentligheter åt dig automatiskt. Slutligen säkerställer de att du konsekvent skickar samma information till alla dina mottagare.
När du har konfigurerat din e-postsignatur för Gmail, se till att granska den ofta och se till att du håller den uppdaterad när någon av dina uppgifter ändras.
Jag hoppas att den här artikeln har hjälpt dig med att designa din professionella e-postsignatur i Gmail. Kontakta oss gärna med frågor eller kommentarer.
Senaste artiklarna