9 bästa dokumentskannrar för hem och kontor 2022

Är du överväldigad av papper? Trött på arkivskåp och ett rörigt skrivbord? Du kanske läser den här recensionsartikeln för att du bestämt dig för att det är dags att bli papperslös. Du kanske aldrig helt eliminerar papper från ditt kontor, men du kan enkelt göra en elektronisk version av varje papper du har. Dina dokument blir lättare att komma åt, lättare att hitta och lättare att dela. För att komma igång behöver du en dokumentskanner av hög kvalitet.

En dokumentskanner är utformad för att snabbt skanna flersidiga dokument och förvandla dem till sökbara elektroniska dokument. De har vanligtvis pålitliga arkmatare som rymmer dussintals sidor av papper, kan skanna båda sidorna av en sida samtidigt och levereras med programvara som kan spara alla dessa sidor i en sökbar PDF.

Många är nu trådlösa, så de behöver inte bo på ditt skrivbord kopplat till din dator. De kan skanna till flera platser, inklusive datorer, mobila enheter och molnet.

Fujitsus ScanSnap iX1500 anses av många vara den bästa dokumentskannern som finns. Jag håller med och har en på mitt eget kontor. Den är snabb och pålitlig, och den stora pekskärmen gör att du kan skanna långa dokument till en mängd olika platser utan att en dator är inblandad.

För mobil användning Doxie Q är definitivt värt att överväga. Den är lätt och liten, batteridriven, erbjuder en grundläggande arkmatare, kan trådlöst ansluta till dina enheter och till och med skanna till ett SD-kort utan att andra enheter krävs.

De flesta användare kommer att vara helt nöjda med att välja endera (eller båda) av dessa skannrar, men de är inte dina enda alternativ. Vi inkluderar ett antal andra högt rankade skannrar som också kan passa dig. Läs vidare för att ta reda på vad som är bäst för dig.

Varför lita på mig för denna köpguide?

Jag har varit med om samma problem med pappersarbete som du. För sex år sedan hade jag brickor, lådor och lådor fulla av pappersarbete, och det var inte alltid lätt att hitta rätt dokument. Jag var en ivrig Evernote-användare och hade funderat på att bli papperslös ett tag. Efter att ha gjort lite research köpte jag den Fujitsu ScanSnap S1300i.

Innan jag började skanna alla dessa sidor tillbringade jag lite tid med att experimentera med inställningar och utarbeta vad jag ville ha. Jag konfigurerade äntligen den medföljande programvaran för att skapa flersidiga PDF-filer, utföra OCR så att PDF-filerna var sökbara och skicka dem direkt till Evernote. Att skanna på det sättet gick snabbt och enkelt och skedde med en knapptryckning på skannern.

Därefter kom det hårda arbetet: månader av skanning. Jag gjorde det på min fritid, oftast bara några minuter åt gången, ibland längre. Jag hade väldigt få problem. Ibland fastnade en sida (på grund av en häftklammer eller en rivning), men när jag väl hade lossat fortsatte skanningen från maskinen där pappersstoppet inträffade. Jag behövde inte börja om. På det hela taget var processen väldigt smidig.

Jag kasserade de flesta dokumenten när de skannades. Det fanns några ekonomiska dokument som jag var tvungen att behålla i flera år av juridiska skäl, så jag placerade dessa i stora, tydligt märkta kuvert och förvarade dem. Jag behöll några dokument av sentimentala skäl. Alla nya papper skannades när de kom in, men jag försökte minimera detta genom att se till att mina räkningar och annan korrespondens mailades till mig.

Jag har varit väldigt nöjd med hur allt fungerade. Att kunna komma åt och organisera mina dokument digitalt har gjort en enorm skillnad. Så i år bestämde jag mig för att uppgradera till Fujitsu ScanSnap iX1500.

Här är varför:

• Dess dokumentfack rymmer fler pappersark, så jag kan lättare börja med några storskaliga skanningsprojekt, inklusive en stor samling utbildningsmanualer från kurser jag har gjort.
• Den är trådlös, så den behöver inte bo på mitt skrivbord.
• Jag kan placera den någonstans mer tillgänglig så att andra familjemedlemmar kan använda den.
• Eftersom det är trådlöst kan de skanna direkt till sina egna telefoner, så jag behöver inte skicka dem deras skanningar från min dator.
• Eftersom den kan skanna direkt till molnet krävs inga datorer eller enheter. Det är en allt-i-ett-lösning.

För att lägga till min egen erfarenhet av att använda dokumentskannrar kollade jag noggrant ut andra skannrar också, med hänsyn till industritester och användarrecensioner. Jag hoppas att denna sammanfattning hjälper dig att göra ditt eget val av en dokumentskanner.

Bästa dokumentskanner: Vinnarna

Bästa valet: Fujitsu ScanSnap iX1500

Du har nu möjlighet Fujitsu ScanSnap iX1500 är utan tvekan den bästa dokumentskannern du kan köpa. Den är trådlös och har en stor pekskärm som gör den lätt att använda, och erbjuder mycket snabb duplexfärgskanning av upp till 50 ark åt gången. Skanningar bearbetas så att de till och med ser bättre ut än originaldokumentet, och den medföljande programvaran skapar sökbara flersidiga PDF-filer.

I korthet:

• Arkmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 30 sid/min (dubbelsidig),
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB
• Vikt: 7.5 lb, 3.4 kg

ScanSnap iX1500 anses nästan allmänt vara den bästa dokumentskannern som finns tillgänglig, om än en ganska dyr sådan. De enda som inte verkar gilla det är användare av den föregående modellen, ScanSnap iX500.

Många av dessa användare tycker att den tidigare skannern kändes mer robust och att det var lättare att trycka på en enda knapp än att hantera den nya pekskärmen. Som ett resultat gav många av dem iX1500 ett enstjärnigt betyg – ganska orättvist om du frågar mig.

Även om iX500 nu har utgått, är den fortfarande tillgänglig för köp och ingår som ett alternativ nedan. Är den bättre än iX1500 på alla sätt? Absolut inte, och många användare är nöjda med uppgraderingen. Det finns den nya 4.3-tums pekskärmen som gör den lättare att använda, och om du skannar direkt till molnet fungerar den som en fristående enhet utan behov av en dator.

Varför är ScanSnap iX1500 så populär? Den har en utmärkt kombination av hastighet, funktioner och användarvänlighet. Den är snabb, skannar båda sidorna med upp till 30 sidor per minut (även om tre skannrar som listas nedan är snabbare), och skanningen är tyst. 50 pappersark får plats i den pålitliga automatiska dokumentmataren, och det är väldigt enkelt att ansluta via Wi-Fi till din dator eller mobila enhet.

Sedan finns det den medföljande programvaran som automatiskt förbättrar skanningen och tar bort tomma sidor och ger möjlighet till OCR.

Skannern känner automatiskt av storleken på papperet och om det är i färg eller svartvitt, roterar automatiskt skanningen om du lägger papperet på fel sätt och kan till och med bestämma vilka bildkvalitetsinställningar som krävs av dokumentet.

Även om det är väldigt intelligent kan du också exakt tala om för skannern vad den ska göra. Det enklaste sättet att göra det är genom att skapa flera skanningsprofiler som fördefinierar skanningsinställningarna och vart det skannade dokumentet skickas. En ikon för varje profil är tillgänglig på skannerns pekskärm för maximal bekvämlighet. Skannern är ganska kompakt och finns i svart eller vitt.

Det kommer inte med en användarmanual, även om det finns en bra tillgängliga online. Jag gillar särskilt det detaljerade avsnittet ‘Användningar’ som förklarar i detalj hur man använder skannern för en lång lista av applikationer, inklusive att dela dokument, skanna tidningar, skapa ett fotoalbum, organisera vykort och skanna kuvert och kvitton.

Men skannern är inte perfekt. Vissa användare påpekar att bilder tappar lite kvalitet, och det är sant – det är trots allt inte en fotoskanner. Vissa användare rapporterade buggar i den medföljande programvaran, men de flesta av dem verkar ha lösts av efterföljande uppdateringar. Jag väntar fortfarande på att teknisk support ska hjälpa mig med ett problem om att spara till molnet, och det verkar som att jag inte är ensam. Men jag är säker på ett positivt resultat.

De flesta användare verkar nöjda med skannern. iX1500 är ganska hållbar, och en användare uppdaterade sin recension efter ett år för att rapportera att allt fortfarande fungerade tillförlitligt – motorer, rullar, matningar och programvara. Den lyckas ta ett komplext jobb och göra det så snabbt och enkelt som möjligt.

Läs min fulla ScanSnap iX1500 recension om du vill lära dig mer om denna skanner.

Mest bärbara: Doxie Q

Om du letar efter en skanner för bärbar användning rekommenderar jag Doxie Q. Dess laddningsbara batteri kan hantera 1,000 8 skanningar på varje laddning, så du behöver inte bära en strömkabel. Och du kan spara dina skanningar direkt på dess XNUMX GB SD-minne, så att du inte ens behöver slå på datorn.

Om du vill använda din dator eller iOS-enhet är skannern trådlös så att du inte behöver bära en USB-kabel med dig, och den öppna dokumentmataren låter dig skanna dokument på upp till åtta sidor.

I korthet:

• Arkmatare: 8 ark,
• Dubbelsidig skanning: Nej,
• Skanningshastighet: 8 sid/min (enkelsidig),
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB,
• Vikt: 1.81 lb, 0.82 kg.

Doxie Q är tunn och kompakt, och det är den skanner jag skulle välja om jag gjorde mycket skanning på vägen, borta från kontoret. Den är speciellt utformad för mobil användning och du behöver inte bära en strömkabel, USB-kabel eller ens en dator.

Som standard kommer dina skanningar att gå direkt till ett minneskort, och detta är bra för mobil användning, men det betyder också att du måste utföra OCR på din dator senare, som ett extra steg. Om du föredrar det kan du även skanna till din dator via USB genom att aktivera Connected Scanning, men även då utför du en automatisk import från SD-kortet istället för att skanna direkt till datorn.

För bärbar användning verkar denna skanner nära idealisk, men några kompromisser gjordes för att uppnå dess portabilitet. Den är långsam – nästan en fjärdedel av hastigheten för vår vinnande skanner ovan – har en ganska begränsad automatisk dokumentmatare och kan inte skanna utföra dubbelsidig skanning. Att använda det kommer att kräva mer tid och ansträngning, men du kan göra det på resande fot utan att ens slå på datorn.

För en bärbar skanner verkar det rimligt – men inte om det är din enda skanner. Doxie Q är alldeles för långsam om du också vill använda den regelbundet på kontoret.

Om du vill ha en skanner som klarar allt rekommenderar jag Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W nedan. De är snabbare och kan skanna båda sidorna av sidan samtidigt samtidigt som de förblir ganska bärbara. Men de går inte på batteri, och S1300i erbjuder ingen trådlös anslutning – du måste slå på datorn och ansluta skannern till en USB-port.

Andra fantastiska bästa dokumentskannrar

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Även om nu upphört, den ScanSnap iX500 är fortfarande mycket populär och finns fortfarande tillgänglig. Även om den bara har en enda knapp och ingen pekskärm, älskar många användare dess enkelhet och flexibilitet – att initiera en skanning med ett kort tryck kommer att utföra en annan typ av skanning än ett långt tryck. Vissa användare tycker att den här skannern ser bättre ut och känns robustare än sin efterföljare, iX1500 (ovan).

I korthet:

• Arkmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 25 ppm,
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB
• Vikt: 6.6 lb, 2.99 kg.

Förutom avsaknaden av pekskärm, är iX500 väldigt lik iX1500 ovan: den har samma 50-arksmatare, 600 dpi upplösning, Wi-Fi och USB-gränssnitt och kompakt design. Den skannar lite långsammare (men fortfarande i duplex) och låter dig ställa in skanningsprofiler, även om du inte hittar en ikon för var och en av dem på skannern.

Användare kallar det en arbetshäst. Det har varit tillgängligt sedan 2013, så det har funnits många möjligheter att testa dess hållbarhet, och vissa användare skannar hundratals sidor varje dag. Det verkar vara en favorit på advokatkontor, där personalen måste ta itu med en galen mängd pappersarbete. En advokatbyrå köpte en 2022, och när den dog 2022 gick de ut direkt och köpte en till.

En annan användare köpte en för ett skanningsprojekt som de trodde skulle ta veckor och blev klart på en dag. Det beror inte bara på skannerns hastighet, utan också på användarvänligheten.

Men att döma av vissa användares kommentarer verkar det inte vara lika lätt att ställa in Wi-Fi som med iX1500. Vissa användare tyckte att programvaran var svårare att installera än de förväntade sig, och dessa användare kommer från både Windows- och Mac-lägren. Men när ScanSnap-mjukvaran väl har ställts in, tenderar tiden det tar från att du trycker på knappen Skanna tills du får en sökbar, flersidig PDF att vara betydligt snabbare än skrivare från andra tillverkare.

2. RavenScanner Original

Du har nu möjlighet RavenScanner Original är en högt rankad skanner med många funktioner gemensamma med vår vinnare. Den har en stor pekskärm för datorlös skanning, en dokumentmatare för 50 ark, en maximal upplösning på 600 dpi och fungerar antingen trådlöst eller trådbundet (men använder Ethernet istället för USB). Dess skanningshastighet är dock nästan hälften av vår vinnare.

I korthet:

• Arkmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 17 sid/min (dubbelsidig),
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, Ethernet,
• Vikt: 6.17 lb, 2.8 kg.

Du kan göra ännu mer från skannerns pekskärm än med vår vinnare. Precis som ScanSnap iX1500 kan RavenScanner skicka dina skannade dokument till ett antal platser inklusive molnet, men kan också e-posta eller faxa dem direkt från skannern och spara till en ansluten flashenhet. Du kan till och med göra grundläggande dokumentredigering med den 7-tums pekskärmen.

Den här skannern är en ny produkt för 2019, så det är svårt att bedöma hur den tål långvarig användning. Användare verkar väldigt nöjda än så länge, och skannern har det högsta betyget av alla i den här recensionen men har ännu inte tillräckligt många recensioner för att ge det betyget för mycket vikt. Användare älskar att kunna skanna utan dator och jämför det mycket positivt med Fujitsus skannrar.

Om du letar efter något lite kraftfullare och är villig att betala extra, erbjuder företaget också en dyrare skanner med bättre specifikationer, RavenScanner Pro. Den har en 8-tums pekskärm, 100-arksmatare och kan skanna 60 sidor per minut.

3. Epson DS-575

Du har nu möjlighet Epson DS-575 liknar vår vinnare när den är stängd, men har en serie knappar och lampor istället för en pekskärm. Den har också liknande specifikationer, inklusive en något snabbare skanningshastighet. Även om den har funnits längre än iX1500, har den inte fått samma dragkraft på marknaden.

I korthet:

• Arkmatare: 50 ark, 96 recensioner,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 35 sid/min (dubbelsidig)
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, USB,
• Vikt: 8.1 lb, 3.67 kg.

Epson DS-575 har mer gemensamt med den äldre ScanSnap iX500 än den nya iX1500. Den erbjuder trådlös eller USB-anslutning, låter dig skanna till din dator, mobila enhet eller molnet, och inkluderar en 50-arksmatare och mycket snabba duplexskanningstider. Profiler kan skapas för olika typer av skanningar. Men den har ingen pekskärm, vilket gör dig mer beroende av din dator eller enhet när du väljer skanningsalternativ.

Konsumentrecensioner är generellt sett positiva. Användare tyckte att programvaran var enklare att installera än Fujitsus – även om de klagade över att behöva ladda ner den – men mindre kapabel när den väl installerats. Användare fann också att det inte är lika smärtfritt att återhämta sig från ett pappersstopp som när man använder en ScanSnap – men lyckligtvis verkar pappersstopp ganska sällsynta – och svartvita skanningar är inte av samma kvalitet som färgskanningar.

Ett annat mycket liknande alternativ från Epson är ES-500W. Den har identiska specifikationer och en mycket liknande design men är svart snarare än vit. Ett problem med Epsons lineup är bristen på differentiering. Dessa skannrar är så lika att det är svårt att veta varför du skulle välja den ena framför den andra. Icke-trådlösa versioner av båda skannrarna finns också tillgängliga till ett reducerat pris.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

Du har nu möjlighet S1300i är ScanSnap iX1500:s lillebror. Det är halva hastigheten och måste vara ansluten till din dator för att fungera. Den är kraftfullare än Doxie Q, men inte lika bärbar. Jag använde en för att skanna tusentals pappersark under ett antal år och hade aldrig några problem.

I korthet:

• Arkmatare: 10 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 12 sid/min (dubbelsidig),
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: USB,
• Vikt: 3.09 lb, 1.4 kg.

Även om det inte är lika snabbt som vår vinnare, är 12 dubbelsidiga sidor per minut inte dåligt. (Men observera att hastigheten sjunker till bara 4 sid/min när du använder USB-ström, så för större skanningsjobb kommer du definitivt att vilja koppla in strömmen.) Om du har en enorm eftersläpning av pappersarbete att skanna, får du jobbet gjort dubbelt så snabbt med iX1500, men om portabilitet eller pris är viktigt för dig är denna skanner ett utmärkt alternativ.

Dokumentmataren rymmer bara 10 sidor, men jag lyckades ibland få plats med fler. Och för mycket stora dokument lyckades jag lägga till fler sidor eftersom det sista arket skannades för att producera en enda flersidig PDF som innehåller varje sida.

Funktionen med en knapp var ganska intuitiv och jag kunde skapa ett antal skanningsprofiler på min dator. Jag kunde dock inte välja dem från skannern, som du kan med iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

För en bärbar skanner, Brother ADS-1700W har många funktioner. Den har en 2.8-tums pekskärm, trådlös anslutning och en 20-arks automatisk dokumentmatare. Den kan utföra dubbelsidig skanning med snabba 25 sid/min (betydligt snabbare än de andra bärbara skannrarna vi täcker).

Men du måste ansluta den till ett eluttag. Den har inte ett batteri som Doxie Q eller fungerar från USB-ström som ScanSnap S1300i.

I korthet:

• Arkmatare: 20 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 25 sid/min (dubbelsidig),
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, mikro-USB,
• Vikt: 3.3 lb, 1.5 kg.

Precis som ScanSnap iX1500 kan du skapa genvägar för specifika typer av skanningar, och dessa kommer att visas som ikoner på pekskärmen. Du kan skanna direkt via USB-flashminne, så det är möjligt att skanna utan dator.

Alternativt kan du skanna direkt till din dator eller mobila enhet. Användare blev dock förvånade över att lära sig att skannern inte kan skanna direkt till molnet, FTP eller e-post utan hjälp av en dator. Den officiella hemsidan verkar vara lite missvisande här.

Skanningshastigheterna är betydligt snabbare än andra bärbara skannrar, och den automatiska dokumentmataren rymmer 20 ark, bättre än konkurrenterna igen. Det gör detta till en utmärkt skanner om du vill använda den både på kontoret och på resande fot. Även om du behöver ha en nätsladd med dig, gör Wi-Fi-anslutningen att bära en mikro-USB-kabel är valfritt.

Även om jag tycker att Doxie Q erbjuder den bästa bärbara upplevelsen – du behöver inte koppla in strömmen eller ta med en dator – är ADS-1700W ett bättre val för användare som prioriterar snabbare skanning och en dokumentmatare med större kapacitet. Tänk bara på att den är dubbelt så tung och att du måste ha en strömkabel med dig.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Låt oss vända oss till några dyrare alternativ. De Brother ADS-2800W är större och tyngre än vår vinnare men erbjuder snabbare 40 sid/min skanning och ett urval av Wi-Fi, Ethernet och USB. Den är designad för små till medelstora arbetsgrupper och stöder skanningsdestinationer som är mer relevanta för den miljön, såsom nätverksmappar, FTP, SharePoint och USB-minnesenheter.

I korthet:

• Arkmatare: 50 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 40 sid/min (dubbelsidig),
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Vikt: 10.03 lb, 4.55 kg.

Precis som ScanSnap iX1500 låter ADS-2800 dig skanna till ett antal destinationer direkt från enhetens (något mindre) 3.7-tums pekskärm. Den skannade bilden optimeras genom att ta bort hålslag, rensa upp kanter och ta bort bakgrundsbrus.

Men trots den snabba skanningshastigheten blev en användare frustrerad över hur lång tid det tog att behandla dokumentet efter skanningen. Han rapporterade att ett 26-sidigt dokument tog 9 minuter och 26 sekunder, och skannern var oanvändbar under den tiden. Det verkar som om han använde en kraftfull dator, och jag är inte säker på att något användarfel var inblandat.

Mjukvaran låter mer begränsad än Fujitsus. Till exempel, när du initierar skanningar från pekskärmen kan endast en dator vara destinationen. För att skicka skanningar till andra datorer måste du starta skanningen från den datorn.

Om du vill ha mer kraft och är villig att betala för det, överväg Broder ImageCenter ADS-3000N. Den erbjuder ännu snabbare 50 sid/min skanning och är designad för medelstora till stora arbetsgrupper, men har ingen pekskärm eller stöd för Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Fujitsus ScanSnap-serie av skannrar är designade för hemmakontoret. De fi-7160 är en av deras arbetsgruppsskannrar. Den kostar betydligt mer, men har en dokumentmatare som rymmer 80 sidor (istället för 50), och skannar med 60 sid/min (istället för 30). Enheten är dock större och tyngre och saknar pekskärm.

I korthet:

• Arkmatare: 80 ark,
• Dubbelsidig skanning: Ja,
• Skanningshastighet: 60 sid/min (dubbelsidig),
• Maximal upplösning: 600 dpi,
• Gränssnitt: USB,
• Vikt: 9.3 lb, 4.22 kg.

Denna skanner är utformad för att göra det möjligt för en arbetsgrupp att skanna stora flersidiga dokument snabbare än någonsin. För att uppnå detta erbjuder den en snabbare skanningshastighet och större dokumentmatare än någon annan skanner som vi täcker, och den är klassad för att hantera enorma 4,000 7160 skanningar om dagen. Om ditt mål är att ta ett no-nonsens tillvägagångssätt för att slutföra ett stort skanningsjobb, är fi-XNUMX ett bra val.

Men den kraften kommer till en kostnad: den här skannern erbjuder inte trådlös anslutning eller pekskärm. Du måste hålla skrivaren ansluten till USB-porten på en dator på kontoret och välja dina skanningsalternativ från den medföljande programvaran som körs på den datorn.

Användare tycker att det är en stabil skanner när de hanterar stora volymer papper vid ett enda skrivbord, till exempel på ett advokatkontor, och många kontor köper flera enheter. Kvaliteten på utskriften är mycket hög och med rätt konfiguration kan du normalt bara starta en skanning genom att trycka på knappen på maskinen.

Varför gå papperslös?

‘Var är dokumentet?’ ‘Varför är mitt skrivbord så rörigt?’ ‘Skaffar vi alfabetiskt?’ ‘Kan du kopiera det åt mig?’ ‘Jag tror att det finns på sida 157.’ ‘Förlåt, jag lämnade dokumentet hemma.’

Det är sex saker du aldrig behöver säga när du blir papperslös. Varje företag bör överväga det. Här är sex goda skäl:

• Du sparar utrymme. Du kan komma åt alla dina dokument från din dator eller mobila enhet. Du kommer inte ha högar med papper på ditt skrivbord eller ett rum fullt av arkivskåp.
• Sök. Du kan lättare hitta den information du vill ha. Du kommer att kunna söka efter filen du behöver, och om optisk teckenigenkänning har utförts, sök efter text i filen också.
• Åtkomst när som helst, var som helst. Du kan komma åt alla dina dokument från din dator och ta dem med dig på en mobil enhet.
• Dokumentorganisation. Använd filsystemet för att organisera och synkronisera dina dokument, eller placera dem i ett dokumenthanteringssystem som Confluence, Microsoft SharePoint eller Adobe Document Cloud för större flexibilitet.
• Dela och kommunikation. Digitala dokument kan nås av vem som helst på ditt kontor och enkelt delas med andra via e-post och olika molntjänster.
• Säkerhet. Digitala dokument kan enkelt säkerhetskopieras, lösenordsskyddas och lagras på säkra media.

Vad du behöver veta i förväg om att bli papperslös

Att skanna alla pappersdokument på ditt kontor är ett stort jobb. Gör det inte svårare än det behöver vara. Det börjar med att välja rätt verktyg för jobbet.

Du äger förmodligen redan en skanner – förmodligen en flatbäddsskanner kopplad till en billig skrivare. Du kan bli frestad att börja med den skannern, men du kommer förmodligen att ångra dig. Att placera varje sida på skannern manuellt och långsamt skanna en sida i taget är ett recept på frustration. Du är mer benägen att ge upp än att avsluta. Ett jobb som skulle ta några sekunder på den högra skannern tar dig timmar.

En dokumentskanner är utformad för att snabbt skanna stora flersidiga dokument. De har en dokumentmatare som gör att du kan skanna upp till 50 sidor åt gången och vanligtvis skanna båda sidor av papperet samtidigt (duplexskanning). Den medföljande programvaran kommer att lagra dem som flersidiga PDF-filer och utföra optisk teckenigenkänning för att göra dem sökbara – allt i realtid.

Men det är användbart att ha andra typer av skannrar i närheten. En fotoskanner kommer att göra ett mer exakt jobb med bilder, och en flatbäddsskanner kommer att hantera inbundet material och ömtåligt papper bättre. En skanningsapp på din telefon gör att du kan skanna ett kvitto på en restaurang där och då, istället för att behöva komma ihåg att göra det senare.

När du har skannat alla dina dokument, håll koll på det när nya papper kommer in och försök stoppa översvämningen. Om det finns ett alternativ att ta emot pappersarbetet elektroniskt, ta det!

Hur vi valde dessa bästa dokumentskannrar

Positiva konsumentbetyg

Jag har skannat dokument i flera år men har bara verklig erfarenhet av två skannrar, så jag behöver dra nytta av ett bredare utbud av erfarenheter. I den här recensionen har jag tagit hänsyn till branschtester och konsumentrecensioner.

Tester av branschexperter ger en detaljerad bild av vad man kan förvänta sig av en skanner. Till exempel har Wirecutter ägnat 130 timmar åt att undersöka och testa en rad skannrar under ett antal år. Konsumentrecensioner är lika hjälpsamma. Någon som köpt en skanner för sina egna pengar tenderar att vara ärlig och uppriktig om sina positiva och negativa upplevelser.

I den här sammanfattningen har vi tagit med skannrar med ett konsumentbetyg på 3.8 stjärnor och högre, helst med recensioner som lämnats av hundratals användare.

Trådbunden eller trådlös

Traditionellt skulle en dokumentskanner sitta på ditt skrivbord och vara ansluten till en av din dators USB-portar. I många situationer fungerar det perfekt, och det var mitt upplägg i många år.

Men det gör det svårt för andra att komma åt skannern och lägger till röran på ditt skrivbord. När en skanner används av flera personer är det vettigt att välja en trådlös modell som kan placeras på en central plats och skanna till ett antal platser, inklusive mobila enheter, eller till och med direkt till molnet.

Snabb skanning av flera sidor

Som ett första steg kommer många människor att ha en enorm eftersläpning av pappersarbete som måste skannas. Det var verkligen min erfarenhet. I så fall kan en snabb skanner spara veckors arbete.

Välj en skanner med en automatisk dokumentmatare (ADF) som låter dig skanna upp till 50 ark samtidigt. Det är särskilt användbart för mycket långa dokument där du förväntar dig att ha en flersidig PDF. Leta också efter snabba skanningshastigheter (mätt i sidor per minut eller ppm) och möjligheten att skanna båda sidor av papperet samtidigt.

Portabilitet

Om ditt jobb tar dig bort från kontoret flera dagar i taget, kanske du vill köpa en mer bärbar skanner. Många av de mest bärbara dokumentskannrarna har ingen arkmatare. De är lämpliga för att skanna bara en sida i taget, men blir frustrerande med större jobb.

Så vi har bara inkluderat bärbara skannrar med en ADF i denna sammanfattning. Om du köper en andra skanner för detta ändamål rekommenderar jag Doxie Q. Om du föredrar att köpa bara en skanner för både kontoret och resan, erbjuder Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W en bättre balans mellan funktioner.

Några andra bra dokumentskannrar som är värda att komma in på den här rekommenderade listan? Låt oss veta din åsikt.