7 steg för att lägga till en professionell e-postsignatur i Outlook
Om du är en frekvent e-postanvändare har du förmodligen sett e-post från kollegor, kollegor, vänner eller familj som har en signatur i slutet. Det kan innehålla deras namn, telefonnummer, jobbtitel och annan relevant information. En signatur kan få ett e-postmeddelande att se extremt professionellt ut.
Medan den mesta elektroniska kommunikationen nu är i form av snabbmeddelanden, textmeddelanden, videochatt eller sociala medier, används e-post fortfarande i stor utsträckning i affärsvärlden. På grund av detta är det viktigt att ha ett professionellt utseende som sticker ut och låter andra veta vem de kommunicerar med.
Är du en Outlook-användare? Att skapa en e-postsignatur i Microsoft Outlook är ganska enkelt; det kan göras på bara några minuter.
Om du redan har en, och du har glömt hur du ändrar den, visar vi dig hur. Låt oss titta på hur du lägger till eller ändrar din e-postsignatur. Efter det har vi inkluderat några anteckningar om hur man får det att se professionellt ut.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Lägg till en signatur i Microsoft Outlook
Att lägga till en signatur i Outlook är en ganska enkel process. Vi kommer att göra detta i webbversionen av Outlook, men det kan också göras med nästan identiska steg i Outlook-appen. Skärmbilderna i den här artikeln är från webbversionen av Outlook.
Steg 1: Logga in på Microsoft Outlook
Logga in på Microsoft Outlook.
Steg 2: Öppna Outlook-inställningarna
Öppna dina kontoinställningar. Gör detta genom att klicka på inställningsikonen i det övre högra hörnet av din webbläsare.
Steg 3: Klicka på ‘Visa alla Outlook-inställningar’
Steg 4: Klicka på Mail – Skriv och svara
På inställningsmenyn, klicka på ‘Mail’ och sedan ‘Skriv och svara.’ Överst i fönstret till höger på skärmen bör du omedelbart se avsnittet ‘E-postsignatur’.
Steg 5: Lägg till din signaturinformation
Lägg till alla saker som du vill ska visas i din signatur. Se avsnittet nedan om hur du ser till att din ser professionell ut.
Du kan ändra teckensnitt och använda andra standardalternativ för textformatering. Det är också möjligt att lägga till bilder om du vill.
Steg 6: Välj Alternativ
Välj alternativ för att bestämma när signaturen ska användas. Det kan inkluderas i nya meddelanden och meddelanden som du svarar på eller vidarebefordrar.
Steg 7: Spara dina ändringar
Glöm inte att klicka på ‘Spara’-knappen i det nedre högra hörnet. När du har sparat är du klar; du bör ha en snygg signatur som ser professionellt ut på dina e-postmeddelanden.
Uppdatera din Microsoft Outlook-signatur
Om du inte är nöjd med hur din nya signatur ser ut, oroa dig inte. Det är lätt att redigera det. Det är också vanligt att behöva göra ändringar när kontaktuppgifter ändras, du får en ny tjänstetitel eller bara vill fräscha upp det lite.
För att uppdatera den, följ bara samma steg som användes för att skapa den nya. När du kommer till signaturdelen av inställningarna (steg 4), klicka på textfönstret på höger sida och redigera sedan textrutan så att den ser ut som du vill. Det är så enkelt. Glöm inte att spara dina inställningar.
Hur du får din Outlook-signatur att se professionell ut
Det finns många sätt att se till att din e-postsignatur ser professionell ut. Dina högsta prioriteringar: inkludera ditt fullständiga namn följt av ditt jobb eller befattning, sedan kontaktinformation. Följande är objekt som kommer att tillföra mest värde.
1. namn
Du kanske vill använda ditt formella namn. Utelämna eventuella smeknamn eller förkortade namn om du inte har en mer avslappnad arbetsmiljö eller kunder.
2. Titel
Detta kan vara avgörande, särskilt för dem som kanske inte känner dig väl eller inte har arbetat med dig tidigare.
3. Företagsnamn
Om du arbetar för ett företag måste mottagarna veta dess namn. Om du inte arbetar för ett företag kan du lägga till något som ‘Independent Contractor’ eller ‘Freelance Developer.’ Du kan också utelämna denna del om du inte representerar ett företag.
När du lägger till företagsinformation kan du överväga att lägga till din företagslogotyp. Kolla med ditt företag först för att se om de har specifika saker som de vill att du ska inkludera.
4. Certifieringar
Du kan också lista eventuella certifieringar som du eller ditt företag har. Certifieringar kan komma med en logotyp eller symbol som också kan läggas till.
5. Kontakt Information
Detta kan vara den viktigaste delen. Ge alternativa sätt för någon att komma i kontakt med dig. Lägg till ditt telefonnummer, din företagswebbplats eller andra metoder du kan ha. Du kan också inkludera din e-postadress även om den redan finns i meddelandet i avsnittet ‘Från’. Det skadar inte att ha den där där någon enkelt kan se den och komma åt den.
Överväg att länka till alla professionella sociala medier-konton som LinkedIn eller andra som representerar ditt företag.
7. Foto
Ett foto på dig själv är valfritt, men det är trevligt för folk att se vem de kommunicerar med. Om din företagskultur är formell, se till att använda ett foto som ser professionellt ut.
Vad du inte bör inkludera i din Outlook-signatur
Som du kan se låter signatursektionen dig lägga till ett överflöd av text eller bilder, men det är inget fel med att hålla det enkelt. Målet är att tillhandahålla data som tillför mest värde till dina meddelanden.
Överdriv inte. Om du lägger till för mycket kan det se rörigt ut. Överbelastning av information kan göra att mottagaren bara ignorerar den, särskilt om de har bråttom.
Du kommer ofta att se människor inkludera någon typ av citat eller ordspråk i sin e-postsignatur. Jag avråder från detta om det inte är ett motto eller slogan för ditt företag. Citat kan ofta vara åsiktsfulla, politiska eller kontroversiella; du kan riskera att förolämpa någon. Om din önskan är att vara professionell är offerter något som du bör undvika.
En sista sak att tänka på: undvik att göra din signatur för distraherande. Du vill att det ska uppmärksammas, men du vill inte heller att det ska vara så iögonfallande att det tar bort ditt budskap.
Signaturen ska berätta vem du är, vad du gör, vem du arbetar för, hur de kontaktar dig och eventuellt varför de kan lita på dig.
Varför du behöver en e-postsignatur för Outlook
Det finns några andra goda skäl att ha en förformaterad moniker. Även om de kan verka enkla, underskatta inte deras betydelse.
Som vi redan har sett gör en e-postsignatur dina meddelanden mer professionella. En signatur kan spara värdefull tid.
Även om det kanske inte verkar så mycket, kan det ta bort från andra uppgifter att skicka ut flera e-postmeddelanden och ständigt lägga till ditt namn och andra detaljer. Med en förinställd standard är det en sak mindre du behöver göra för varje meddelande.
En signatur säkerställer också att ditt namn och andra uppgifter alltid finns med i varje mejl. Du kommer inte glömma att lägga till din viktiga kontaktinformation. En standardsignatur håller din kontaktinformation konstant så att du vet att du skickar exakt samma sak till varje mottagare.
Det finns en sista anledning: mottagaren kommer att veta vem de tar emot meddelandet från. E-postadresser är ofta blandade delar av våra namn i kombination med siffror eller andra bokstäver.
Som ett resultat av detta kanske personen som tar emot meddelandet inte känner till ditt fullständiga namn. En formell signatur säkerställer att mottagaren vet vem du är.
slutord
Din Outlook-e-postsignatur är en viktig del av din kommunikation. Den ger information om dig och ger dina läsare alternativa sätt att kontakta dig. Det sparar tid när du skriver och skickar e-post eftersom du inte behöver fylla i repetitiv text hela tiden.
När du har ställt in din Outlook-signatur, se till att granska den ofta och se till att du håller den uppdaterad om något ändras.
Förhoppningsvis har den här artikeln hjälpt dig att ställa in din professionella e-postsignatur i Outlook. Kontakta oss gärna med frågor eller kommentarer.
Senaste artiklarna