2 snabba sätt att infoga en PDF i Word (med steg)

Om du använder Microsoft Word för arbetet kan möjligheten att infoga en PDF-fil i ett dokument vara avgörande. Som teknikskribent och mjukvaruingenjör använder jag den här funktionen ofta.

När jag har en rapport skapad i PDF-format från ett annat program, och jag behöver infoga den i ett Word-dokument, kan det vara en tidsbesparing att använda den här funktionen. Jag vill inte behöva skriva om all information i Word.

Tack och lov behöver jag inte, och inte du heller. Med några enkla steg kan du enkelt infoga PDF:en i ditt dokument. Lär dig hur nedan.

Snabbanmärkningar

Det finns flera metoder du kan använda för att infoga en PDF i ett Word-dokument.

Ett snabbt och enkelt sätt är att öppna PDF-dokumentet, markera all text, kopiera den och sedan klistra in den i Word.

Den här metoden fungerar för viss text, men om PDF-filen har någon formatering kommer du med största sannolikhet att förlora den; det kommer inte att se korrekt ut när du har klistrat in det i Word. Dessutom kan du förlora data. Av dessa skäl rekommenderar vi inte den här lösningen.

De andra metoderna är att infoga PDF-filen eller att dra och släppa den i ditt Word-dokument. Jag föredrar att infoga det som ett objekt; Jag känner att jag har mer kontroll över vart det är på väg och hur det läggs till. Vi täcker båda metoderna nedan.

Att länka eller inte att länka

När du använder en av metoderna nedan för att infoga din PDF måste du bestämma om du vill att den ska länkas till Word-dokumentet eller inte. Vad betyder det?

Kopplad

Att länka PDF:en kan vara bra om informationen i den kommer att ändras eller uppdateras. Att använda en länk är ungefär som att ha en genväg: när du klickar på ikonen i Word-dokumentet öppnar du den faktiska PDF-filen på dess externa plats.

Alla ändringar du gör i PDF:en kommer att visas i ditt Word-dokument; du behöver inte uppdatera den varje gång PDF-filen ändras. Låter bra, eller hur?

Nackdelen? PDF:en är inte inbäddad i själva Word-dokumentet. På grund av detta måste du alltid ha en kopia av PDF:en på samma plats där du länkade den. Om Word-dokumentet inte kan hitta PDF-filen kan det inte öppna och visa den.

olänkad

Om du väljer att inte länka kommer Word att bädda in PDF:en i Word-dokumentet. PDF:en kommer att vara en del av dokumentet; oavsett var du skickar det, kopierar det eller öppnar det, kommer Word-dokumentet fortfarande att ha PDF-filen i sig.

Det positiva: du behöver inte oroa dig för att skicka PDF- och Word-dokumentet när du delar.

Det negativa: om du behöver göra uppdateringar av PDF-filen kommer de inte automatiskt att dyka upp i Word. Du måste ta bort PDF-filen från Word-dokumentet och sedan infoga den igen.

Metod 1: Infoga som ett objekt

Metod 1 är den föredragna metoden. Det ger en hel del kontroll och precision.

Obs: Skärmbilderna nedan är från en äldre version av MS Word. Stegen förblir dock desamma i nyare versioner av Word.

Steg 1: Klicka på platsen i Word-dokumentet där du vill infoga PDF-filen.

Steg 2: I Microsoft Word klickar du på menyfliken ‘Infoga’.

Steg 3: Välj ‘Objekt’ för att infoga ett objekt.

Det här alternativet finns vanligtvis på den övre högra sidan av verktygsfältet. I nyare versioner av Word kanske det bara visar en ikon med ett litet fönster i avsnittet ‘Text’. Håll muspekaren över ikonerna för att identifiera den som är märkt ‘Objekt’.

Steg 4: Välj fliken ‘Skapa från fil’.

När objektfönstret kommer upp kommer du att se två flikar. Välj den som är märkt ‘Skapa från fil.’

Steg 5: Välj din PDF-fil.

Klicka på knappen ‘Bläddra’, navigera till mappen där din PDF-fil är lagrad och välj filen.

Steg 6: Välj dina alternativ.

Om du vill infoga PDF-filen som en länk (som diskuterats ovan), markera kryssrutan ‘Länk till fil’.

Om du vill att filen endast ska visas som en ikon, markera kryssrutan ‘Visa som ikon’. Det kommer att visa en ikon som representerar PDF-filen; om du dubbelklickar på den öppnas PDF:en. Om du inte markerar den här rutan kommer hela dokumentet att infogas i ditt Word-dokument.

När du är klar med dina val klickar du på ‘OK’. PDF:en kommer att infogas i ditt dokument. Se exemplen nedan. Bilden till vänster visar PDF-filen, medan bilden till höger endast visar en ikon.

Metod 2: Dra och släpp

Dra-och-släpp-metoden är enkel, men det finns en nackdel: du har inte mycket kontroll över hur PDF-filen infogas.

Länken till PDF-filen kommer att tas bort; beroende på vilken version av Word du använder, kommer den in som en ikon eller som själva dokumentet. Jag har en gammal 2010-version av Word som lägger in hela PDF-filen. När jag provade det i Word 365 visade det dock bara en ikon.

Följande är stegen för dra-och-släpp-metoden. Jag använder en äldre version av Word på en Windows 7-maskin, så din kan se annorlunda ut. Men stegen utförs på samma sätt i nyare versioner av Word.

Steg 1: Bläddra till den plats i Word-dokumentet där du vill infoga PDF-filen.

Steg 2: Öppna Windows File Explorer och navigera till PDF-filen du vill infoga.

Steg 3: Välj PDF-filen och dra den till Word-dokumentet.

För att markera och dra filen, klicka på PDF-filen med vänster musknapp och håll den nedtryckt, dra sedan försiktigt filen så att den ligger överst i Word-dokumentet.

När den är på den plats du önskar släpper du vänster musknapp, och PDF-filen kommer att placeras på den platsen.

Om du stöter på några problem med hur PDF-filen presenteras kan du alltid ta bort den från dokumentet och infoga den igen.

Det avslutar denna handledningsartikel. Jag hoppas att du tycker att det är till hjälp. Som alltid, låt mig veta om du har några problem med att försöka infoga en PDF i ett Word-dokument.