Kan du ta bort ett e-postmeddelande? (Här är det riktiga svaret)

Du trycker på skicka-knappen för ett e-postmeddelande du precis skrev och inser sedan att det gick till fel person, innehöll något du inte borde ha sagt eller är fullt av stavfel. Hur som helst vill du ta tillbaka den innan mottagaren läser den. Det händer oss alla, och det kan vara en riktigt sjuk känsla.

Vad kan du göra? Kan du avsända meddelandet? Tja, ja och nej. Det är en knepig fråga. Det beror på vilken e-postklient du använder. Det korta svaret är att du kan, i vissa begränsade fall. Så även om det är möjligt är det inget du ska räkna med.

Låt oss ta en titt på att inte skicka e-postmeddelanden – varför du skulle behöva göra det i första hand och möjligheten att göra det med olika tjänster och klienter. Vi kommer också att titta på hur du förhindrar att du behöver återställa ett e-postmeddelande.

Varför skulle jag behöva ta bort ett e-postmeddelande?

Det finns situationer där vi skickar ett meddelande och sedan upptäcker att vi inte riktigt var redo att skicka det eller inte borde ha skickat det alls.

Mitt jobb kräver ofta att jag arbetar med känslig information. Jag måste se till att det jag skickar kommer till rätt personer och att det är information de kan se. Det här är ett scenario där avsändning av ett e-postmeddelande verkligen kan vara en räddare. Om ditt jobb står på spel vill du inte skicka känslig information till fel person. Förhoppningsvis, om du gör det av misstag, kan du avsända meddelandet innan det är för sent.

Ett vanligare misstag är att skicka ett meddelande fullt av stavfel. Det kan vara pinsamt, men det är inte världens undergång – såvida det inte är för en potentiell arbetsgivare eller kund. I så fall kan det innebära att man förlorar en arbetsmöjlighet eller kund.

Ett annat misstag är att skicka ett argt e-postmeddelande till en kollega, chef eller någon annan. När vi agerar i ilska utan att stoppa oss själva, kommer vi ofta att reagera på något och skriva något vi önskar att vi inte hade. Tryck tanklöst på skicka-knappen och du kan vara i en otäck situation.

I affärsvärlden är ett av de vanligaste misstagen att adressera ett mejl till fel person. Du skriver in mottagarens namn och autofyll anger ibland en felaktig mottagare.

Ta bort e-post

Möjligheten att ta bort ett e-postmeddelande beror på tjänsten och e-postklient du använder. Om du använder Gmail kan du ta bort sändningen, men du måste vara snabb med det. Om du använder Microsoft Outlook-appen på en Microsoft Exchange-server kanske du kan återkalla den. Andra appar eller tjänster kan ha sätt att ta tillbaka ett tveksamt e-postmeddelande. Många andra, som Yahoo, gör det inte.

gmail
Du kan ta bort ett meddelande i Gmail, men det finns en begränsad tid att göra det. Du har bara några sekunder på dig att vidta åtgärder, och du måste göra det innan du klickar på något annat fönster eller flik. När du har flyttat bort från e-postskärmen eller tiden har gått har meddelandet skickats.

Funktionen ‘Ångra’ eller ‘Ångra’ i Gmail tar inte riktigt bort e-postmeddelandet. Det som händer är att det dröjer innan meddelandet går ut. När du klickar på ‘Skicka’-knappen ‘hålls meddelandet tillbaka’ under den konfigurerade tiden. När du trycker på ‘Ångra’-knappen skickar inte Gmail meddelandet.

Du kan konfigurera fördröjningen att vara från 5 till 30 sekunder. Detta kan ställas in på fliken ‘Allmänt’ i Gmail-inställningarna. Se nedan.

Processen att ta bort ett e-postmeddelande är ganska enkel. När du har klickat på ‘skicka’ på ditt meddelande visas ett meddelande i det nedre vänstra hörnet av Gmail-fönstret. Det ska se ut som bilden nedan.

Klicka på ‘Ångra’-knappen så stoppar meddelandet från att skickas. Gmail öppnar ditt ursprungliga meddelande och låter dig ändra det och skicka det igen. Det är allt som finns.

MS Outlook
Microsoft Outlooks metod för att ta bort ett e-postmeddelande är väldigt annorlunda. MS Outlook kallar det ‘återkalla’. Istället för att fördröja att skicka meddelandet i några sekunder som Gmail gör, skickar den ett kommando till mottagarens e-postklient och ber att ta bort det. Detta fungerar naturligtvis bara om mottagaren inte har läst meddelandet, och om ni båda använder en Microsoft Exchange-server.

Det finns några andra faktorer som måste vara på plats för att återkallelsen ska fungera. Att återkalla meddelandet innefattar att gå till dina skickade meddelanden i Outlook, hitta det skickade e-postmeddelandet, öppna det och hitta ‘återkallningsmeddelandet’ på menyn (se bilden nedan). Outlook kommer då att meddela dig om återkallelsen lyckades.

Om du vill se mer information om hur du använder Microsoft Outlooks återkallelse, kolla in vår artikel: Hur man kan återkalla ett e-postmeddelande i Outlook.

Verktyg och tips

Det finns olika andra e-posttjänster och klienter; många har någon typ av avsänd eller ångra funktion. De flesta fungerar på samma sätt som Gmail, där det finns en försening i sändningen. Om du är nyfiken på hur andra tjänster/klienter fungerar, titta på inställningarna eller konfigurationen för din e-post och se om det kan försena sändningen.

Microsoft Outlook har en fördröjningsinställning så att om du inte kan använda återkallningsfunktionen kan du få en fördröjning. För att stoppa e-postmeddelandet måste du gå till utkorgen och ta bort det innan det skickas. Många andra klienter har liknande funktioner som kan implementeras.

Mailbird är ett exempel på en e-postklient som kan konfigureras för att fördröja att skicka meddelanden.

De flesta klienter har funktioner som kan ställas in för att skydda dig från att skicka oönskade e-postmeddelanden.

Förhindra beklagliga e-postmeddelanden

Även om e-postmeddelanden kan tas tillbaka, finns det en god chans att återkallelsen misslyckas eller att du inte trycker på ‘ångra’-knappen tillräckligt snabbt. Den bästa metoden för att hantera beklagliga e-postmeddelanden är att inte skicka dem i första hand.

Gå igenom dina meddelanden noggrant innan du skickar dem: korrekturläsning kommer att hindra dig från att skicka ut e-postmeddelanden med stavfel. Tänk om korrekturläsning inte är din grej? Få en Grammarly konto. Det är en extremt användbar app.

Läser om ditt meddelande flera gånger. De flesta problem uppstår ofta genom att skicka e-postmeddelanden till fel adress, eller genom att förstöra ämnesraden, så se till att granska dessa områden specifikt.

När det gäller det arga e-postmeddelandet som du ångrar att du skickade – den bästa praxisen kokar ner till tre ord: TRYCK INTE SÄND. Det finns en historia om att Abraham Lincoln, när han var arg, skulle skriva ett blåsigt brev till den kränkande parten. Han SÄCKTE DET INTE. Istället var hans policy att lämna brevet i en byrålåda i tre dagar.

Efter det öppnade han lådan, läste brevet igen (ofta med ett mycket svalare huvud) och beslutade om han skulle skicka det. 100 % av gångerna skickade han det inte. Vad är lärdomen här? TRYCK INTE SÄND när du är känslomässig. Gå iväg, kom tillbaka och ta dig tid att bestämma dig för om du verkligen vill spränga din vän, älskade eller kollega.

slutord

Att skicka ett beklagligt mejl kan vara pinsamt. I vissa fall kan det kosta dig ett jobb, kund eller vän. Det är därför det är viktigt att noggrant granska meddelanden innan du skickar dem. Om meddelanden skickas av misstag kan du förhoppningsvis ta bort dem innan de kommer ut eller läses.

Vi hoppas att du hittar den här artikeln till hjälp. Kontakta oss gärna för frågor eller kommentarer.