Outlook’ta Bir E-posta Nasıl Geri Çağırılır (5 Basit Adım)

İş arkadaşlarınıza acil bir e-posta oluşturmayı yeni bitirdiniz ve göndermek için aceleniz var; düzeltme okumaya zaman yok. Gönder düğmesine basıyorsunuz. Ardından, hemen ardından, gerçekleşme vurur: görmemeleri gereken tüm grup bilgilerinizi gönderdiniz. Yudum.

Ne yapıyorsun? Microsoft Outlook kullanıyorsanız ve alıcılarınız Outlook kullanıyorsa ve hızlı bir şekilde harekete geçerseniz, mesajı kimse görmeden önce geri çağırabilirsiniz.

Uzak bir ihtimal olabilir ama işe yaradığını gördüm. Denemeye hazır mısınız? Nasıl olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.

Neden Hatırlamam Gereksin?

Bazen hassas bilgilerle çalışıyorum ve yanlış kişiye göndermek gibi bir hata yaptım. Bu muhtemelen en kötü durum senaryosudur çünkü mesajı geri çağırmak her zaman işe yaramaz. Özel veriler söz konusu olduğunda kesinlikle buna güvenmemelisiniz. Geri çağırmaların ne zaman işe yarayıp yaramadığına aşağıda bir göz atacağız.

Öte yandan, yazım hatası olan posta göndermek o kadar da büyük bir sorun değil. Evet, utanç verici ama dünyanın sonu değil. Hatta mesajlarınızı gönderdiğinizde kimin okuduğuna dair bir fikir bile verebilir. Hatırlama muhtemelen bir dilbilgisi felaketinden kurtulmanıza yardımcı olabilir – ama yine de buna güvenmeyin.

İşte size bir şaka: Birine kızgınsanız veya kızgınsanız ve o anın sıcağında ona kırıcı, filtresiz, incitici bir mesaj yazın – ilişkileri bozacak türden. Bu, bir patron, iş arkadaşı, arkadaş ya da önemli bir kişi olsun, sizi incinmiş bir dolaba koyabilir. Bu benim başıma geldi – o zaman gerçekten bir geri çağırma düğmesine sahip olmayı dilerdim!

Bazen mesajı ele aldığımızda ve yanlış kişiye gittiğini çok geç fark ettiğimizde otomatik doldurmaya dikkat etmiyoruz. Başka birine yönelik e-postalar aldım; bu her zaman olur. Şanslıysanız, bir geri çağırma işe yarayabilir ve sizi hatanızdan kurtarabilir.

Eminim aklıma gelmeyen başka durumlar da vardır, ama resmi anladınız. Keşke göndermemiş olsaydım dediğiniz bir e-postayı göndermek çok kolay. Microsoft Outlook uygulamasında e-postaların nasıl geri çağrılacağına bir göz atalım.

Bir E-postayı Geri Çağırma Adımları

Aşağıdaki adımlar şunları yapmanızı sağlar: girişim Outlook’ta bir e-postayı geri çağırmak için. Zamanın kritik bir faktör olduğunu unutmayın. Kişi açmadan önce bunu yapmalısınız! Sürecin başarısız olmasına neden olabilecek kontrolünüz dışında başka faktörler de vardır. Bir sonraki bölümde bunlar hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

İşte yapılacaklar:

1. Gönderilmiş Öğeler Klasörünü Seçin

Outlook’un sol tarafındaki gezinme veya klasör bölmesinde ‘Gönderilmiş Öğeler’ klasörünü seçin.

2. Gönderilen Mesajı Bulun

Gönderilen öğeler listesinde, geri çağırmak istediğinizi bulun ve seçin. Kendi penceresinde açmak için çift tıklayın.

3. Geri Çağırılacak İşlemi Seçin

Pencerede “Mesaj” sekmesini seçin. Ardından, “Taşı” bölümünden “Diğer Taşıma Eylemleri”ni seçin.

Şimdi “Bu mesajı geri çağır”ı seçin.

4. Seçenekler’i seçin

“Mesajın okunmamış kopyalarını sil” mi yoksa “Okunmamış kopyaları sil ve yeni bir mesajla değiştir” mi istediğinize karar vermeniz gerekecek. Ayrıca, geri çağırmanın başarılı olup olmadığını size bildiren bir mesaj almayı da seçebilirsiniz. Onay almak istiyorsanız kutuyu işaretleyin. Çalışıp çalışmadığını bilmenin tek yolu olabileceğinden bu önerilir.

‘Tamam’ ı tıklayın. Mesajı değiştirmeyi seçtiyseniz, mesajla birlikte yeni bir pencere açılacaktır. Gerekli değişiklikleri yapın ve göndermeye hazır olduğunuzda “Gönder”e tıklayın.

5. Onay Arayın

Bildirim için kaydolduğunuzu varsayarsak, ne olduğunu size bildiren bir mesaj görürsünüz. Orijinal e-postanın kime gönderildiğini, konusunu ve gönderildiği zamanı size söyleyecektir. Geri çağırmanın başarılı olup olmadığını, geri çağırmanın tarih ve saatiyle birlikte göreceksiniz.

Çalışmak için Geri Çağırmak İçin Gerekenler

Peki, yıldızlar hizalıysa, bir e-postayı geri çağırmak işe yarar mı? Dürüst olmak gerekirse, bu bir saçmalık. Bununla birlikte, mümkün, bu yüzden bir e-posta hatırlamanın başarılı olması için ne olması gerektiğine bir göz atalım.

Outlook Uygulaması

İlk gereksinim, Microsoft Outlook masaüstü uygulamasını kullanıyor olmanızdır. Microsoft’un web arayüzünden geri çağıramayacaksınız.

microsoft Değişim

Bir Microsoft Exchange posta sistemi kullanıyor olmalısınız. Siz ve alıcı aynı değişim sunucusunda olmalısınız. Bu bir iş durumuysa, iş arkadaşlarınızla aynı Exchange sunucusunda olma ihtimaliniz vardır. Bu, onlar için işe yarayabileceği, ancak şirketiniz dışındaki hiç kimseyle çalışmayacağı anlamına gelir.

Açılan Mesajlar

Geri çağırma, yalnızca alıcı e-postayı henüz açmadıysa çalışır. Bir kez açtıklarında, o zaman çok geç. Yerel gelen kutularına indirildi.

İsteği Yoksaymak İçin Yapılandırıldı

Outlook, iletiler gelen kutunuzdan geri çağrılamayacak şekilde yapılandırılabilir. Alıcınız için durum buysa, geri çağırma işleminiz çalışmayacaktır.

Yönlendirilen Posta

E-posta gönderdiğiniz kişinin, mesajları diğer klasörlere taşımak için ayarlanmış kuralları varsa ve bu kurallar sizin mesajınızı içeriyorsa, geri çağırma çalışmayacaktır. Yalnızca mesaj okunmadığında ve kişinin gelen kutusunda kaldığında çalışır.

Geri Çağırılması Gereken E-posta Gönderilmesini Engelleyin

Gördüğümüz gibi, bir Outlook mesajı geri alınabilir, ancak geri çağırmanın başarısız olma olasılığı yüksektir. Üzücü e-postalarla başa çıkmanın en iyi yolu, onları ilk etapta göndermemektir. Kulağa basit geliyor ama öyle olmadığını biliyorum. Aslında hepimizin başına gelir ama onları göndermemek için yapabileceğimiz bazı şeyler var.

Aşağıdaki yöntem kulağa garip gelebilir, ancak yararlıdır: Outlook’u e-postayı göndermeden önce gecikmesi olacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Bu, gönder düğmesine bastığınızda, mesajın gönderilmeden önce belirli bir süre giden kutunuzda kalacağı anlamına gelir. Bu size e-postaları gerçekten gönderilmeden önce silme/iptal etme şansı verir. Bunun nasıl yapılacağına ilişkin talimatlar için bkz. bu makale Microsoft’tan.

Bence yapılacak en iyi şey, yazdıklarınızı göndermeden önce iyice gözden geçirmek veya yeniden okumaktır. Bazen acelemiz olduğunu biliyorum, ancak kendi kendini düzeltmek hatalarının %95’ini yakalayacaktır. Düzeltme konusunda iyi değilseniz, aşağıdaki gibi bir dilbilgisi denetleyicisi deneyin: Grammarly, metninizi Outlook’ta gözden geçirmek için kullanılabilir.

E-postanızı birden çok kez yeniden okumak birçok sorunu önleyebilir. Ne gönderdiğinizi bilmenizi sağlar. Alıcı listesini (hatta CC listesini) ve konuyu gözden geçirmeyi unutmayın, çünkü burası genellikle herhangi bir problemin meydana geldiği yerdir.

İş arkadaşınıza gönderdiğiniz için pişman olduğunuz kötü e-postaya gelince, bu biraz farklı olabilir. Bunun için yapılacak en iyi şeyin önce mesajı yazmak olduğunu buldum. Yanlışlıkla göndermek istemediğiniz için henüz kimseye hitap etmeyin.

Yazdıktan sonra tekrar okuyun. Ardından bilgisayarınızdan veya en azından Outlook’tan uzaklaşın. Yaklaşık 15 ila 20 dakika sonra tekrar gelin ve tekrar okuyun. Söylediklerinden memnun musun? Kişiyle bu şekilde mi iletişim kurmak istiyorsunuz?

Uzaklaşmak, pişman olduğunuz şeyleri söylediğiniz anlara verilen o anlık tepkiyi önleme şansı verir. Bu, sorununuzu açıklamanın daha sakin bir yolunu düşünebiliyorsanız, metni gözden geçirmenize de olanak tanır.

Mesajınızın çok sert veya uygun olmadığını düşünüyorsanız, her zaman silebilir ve daha sonra yeni bir tane yazabilirsiniz. Göndermeye gerçekten hazırsanız, “Kime” alanını alıcının adıyla doldurun ve gönderin. Bu süreç en azından size sakinleşme ve mantıklı bir karar vermeniz için bir şans verir.

Final Kelimeler

Gönderdiğinize pişman olduğunuz bir e-posta nedeniyle bir çıkmazdaysanız, Outlook’un geri çağırma özelliği, alıcılar okumadan önce e-postayı kaldırmanıza yardımcı olabilir.

Bu özellik kesinlikle güvenmeniz gereken bir özellik değildir. Çalışmasını sağlamak için birçok değişken devreye girer. Muhtemelen kişi, geri çağırma talebini göndermeden önce okuyacaktır.

En iyi uygulama, zaman ayırmak, e-postalarınızı gözden geçirmek ve düşünmek için zaman harcamadığınız reaktif mesajlar göndermemeye çalışmaktır. Başka bir deyişle, pişmanlık duyan e-postalar için en iyi çözüm önlemedir.