在 Outlook 中添加專業電子郵件簽名的 7 個步驟

如果您經常使用電子郵件，您可能會看到來自同事、同事、朋友或家人的郵件，這些郵件末尾有簽名。它可能會給出他們的姓名、電話號碼、職位和其他相關信息。簽名可以使電子郵件看起來非常專業。

雖然現在大多數電子通信都採用即時消息、文本消息、視頻聊天或社交媒體的形式，但電子郵件仍然在商業世界中廣泛使用。正因為如此，擁有一個具有專業外觀的標記至關重要，該標記能夠脫穎而出並讓其他人知道他們正在與誰交流。

您是 Outlook 用戶嗎？在 Microsoft Outlook 中創建電子郵件簽名相當簡單；只需幾分鐘即可完成。

如果您已經有一個，並且忘記瞭如何更改它，我們將向您展示如何更改。讓我們看看如何添加或修改您的電子郵件簽名。在那之後，我們已經包含了一些關於如何使它看起來更專業的註釋。

在 Microsoft Outlook 中添加簽名

在 Outlook 中添加簽名是一個相當簡單的過程。我們將在 Outlook 的 web 版本中執行此操作，但也可以在 Outlook 應用程序中使用幾乎相同的步驟來完成。本文中的屏幕截圖來自 Outlook 的 Web 版本。

第 1 步：登錄 Microsoft Outlook

登錄到 Microsoft Outlook。

第 2 步：打開 Outlook 設置

打開您的帳戶設置。通過單擊瀏覽器右上角的設置圖標來執行此操作。

第 3 步：點擊“查看所有 Outlook 設置”

第 4 步：點擊郵件 – 撰寫和回复

在設置菜單上，單擊“郵件”，然後單擊“撰寫和回复”。在屏幕右側的窗口頂部，您應該會立即看到“電子郵件簽名”部分。

第 5 步：添加您的簽名信息

添加您想要在簽名中顯示的所有內容。請參閱下面的部分，了解如何確保您的產品看起來很專業。

您可以更改字體並使用其他標准文本格式選項。如果您願意，也可以添加圖像。

第 6 步：選擇選項

選擇選項以確定何時應使用簽名。它可以包含在您回复或轉發的新消息和消息中。

第 7 步：保存更改

不要忘記點擊右下角的“保存”按鈕。保存後，您就完成了；你的電子郵件應該有一個漂亮的專業簽名。

更新您的 Microsoft Outlook 簽名

如果您對新簽名的外觀不滿意，請不要擔心。編輯它很容易。當聯繫信息發生變化、您收到新的工作頭銜或者您只是想稍微改進一下時，需要進行更改也是很常見的。

要更新它，只需按照用於創建新的相同步驟進行操作。當您進入設置的簽名部分（第 4 步）時，單擊右側的文本窗口，然後編輯文本框以顯示您想要的方式。就是這麼簡單。不要忘記保存您的設置。

如何讓你的 Outlook 簽名看起來很專業

有很多方法可以確保您的電子郵件簽名看起來很專業。您的首要任務：包括您的全名，然後是您的工作或職位，然後是聯繫信息。以下是最能增加價值的項目。

1。名稱

您可能想使用您的正式名稱。除非您有更隨意的工作環境或客戶，否則請不要使用任何暱稱或簡稱。

2。標題

這可能很關鍵，尤其是對於那些可能不太了解您或過去沒有與您合作過的人。

3.公司名稱

如果您為公司工作，收件人需要知道其名稱。如果你不為公司工作，你可能會寫“獨立承包商”或“自由開發者”之類的東西。如果您不代表公司，您也可以省略這部分。

添加公司信息時，您可以考慮添加您的公司徽標。首先與您的公司聯繫，看看他們是否有希望您包含的特定內容。

4.認證

您還可以列出您或您的公司擁有的任何認證。認證可能帶有一個也可以添加的徽標或符號。

5。聯繫方式

這可能是最重要的部分。為某人提供與您聯繫的替代方式。添加您的電話號碼、您的企業網站或您可能擁有的任何其他方法。您也可以包含您的電子郵件地址，即使它已經在“發件人”部分的消息中。將它放在人們可以輕鬆查看和訪問它的地方並沒有什麼壞處。

6。社交媒體

考慮鏈接到任何專業的社交媒體帳戶，例如 LinkedIn 或代表您的業務的其他帳戶。

7.圖片

你自己的照片是可選的，但人們很高興看到他們正在與誰交流。如果您的公司文化是正式的，請確保使用具有專業外觀的照片。

Outlook 簽名中不應包含的內容

如您所見，簽名部分將允許您添加大量文本或圖片，但保持簡單並沒有錯。目標是提供能夠為您的消息增加最大價值的數據。

不要過度。如果添加太多，它可能看起來很混亂。信息過載可能會導致接收者忽略它，尤其是在他們匆忙的時候。

您經常會看到人們在他們的電子郵件簽名中包含某種類型的引用或說法。我建議不要這樣做，除非它是貴公司的座右銘或口號。引語通常可以是自以為是的、政治的或有爭議的；你可能會冒冒犯某人的風險。如果您希望成為專業人士，那麼您應該避免引用。

最後要考慮的一件事：避免讓您的簽名過於分散注意力。你希望它被注意到，但你也不希望它太引人注目以至於它會從你的信息中消失。

簽名應該告訴人們你是誰、你做什麼、你為誰工作、如何联係你，以及他們可能信任你的原因。

為什麼需要 Outlook 的電子郵件簽名

有一個預先格式化的名字對像還有其他一些很好的理由。雖然它們看起來很簡單，但不要低估它們的重要性。

正如我們已經看到的，電子郵件簽名使您的郵件看起來更專業。簽名可以節省寶貴的時間。

雖然看起來不多，但發送多封電子郵件並不斷添加您的姓名和其他詳細信息可能會佔用其他任務。使用預先創建的默認設置，您只需為每條消息做的事情就少了。

簽名還可以確保您的姓名和其他詳細信息始終包含在每封電子郵件中。您不會忘記添加您最重要的聯繫信息。標準簽名使您的聯繫信息保持不變，以便您知道您正在向每個收件人發送完全相同的內容。

還有最後一個原因：收件人會知道他們從誰那裡接收消息。電子郵件地址通常是我們姓名中混雜著數字或其他字母的部分。

因此，接收消息的人可能不知道您的全名。正式簽名可確保收件人知道您是誰。

最後的話

Outlook 電子郵件簽名是通信的重要組成部分。它提供有關您的信息，並為您的讀者提供與您聯繫的其他方式。它可以節省鍵入和發送電子郵件的時間，因為您不必不斷地填寫重複的文本。

設置 Outlook 簽名後，請務必經常查看它，並確保在有任何變化時保持最新狀態。

希望本文能幫助您在 Outlook 中設置專業的電子郵件簽名。如有任何問題或意見，請隨時與我們聯繫。