如何在 Outlook 中撤回電子郵件（5 個簡單步驟）

您剛寫完一封給同事的緊急電子郵件，並且急於將其發送出去——沒有時間校對。你點擊了發送按鈕。然後，緊接著，意識到：你發送了他們不應該看到的整個團隊信息。咽.

你做什麼工作？如果您使用的是 Microsoft Outlook，而您的收件人正在使用 Outlook，並且您迅速採取行動，您可能能夠在任何人看到之前撤回該郵件。

這可能是一個長鏡頭——但我已經看到它奏效了。準備好嘗試了嗎？繼續閱讀以了解如何操作。

為什麼我需要召回？
召回電子郵件的步驟
召回工作需要什麼
防止發送需要召回的電子郵件
最後的話

為什麼我需要召回？

我有時會處理敏感信息，但我犯了將其發送給錯誤的人的錯誤。這可能是最壞的情況，因為召回消息並不總是有效。當涉及到私人數據時，你絕對不應該依賴它。我們將在下面看一下召回何時起作用和不起作用。

另一方面，發送帶有拼寫錯誤的郵件並不是什麼大問題。是的，這很尷尬，但這不是世界末日。它甚至可以讓您了解在您發送消息時誰實際閱讀了您的消息。回憶可能會幫助你從語法災難中恢復過來——但同樣，不要指望它。

這裡有一個笨蛋：如果你對某人感到不安或生氣，並且一時衝動，給他們寫一個嚴厲的、未經過濾的、傷害性的信息——那種破壞關係的信息。無論是老闆、同事、朋友還是重要的其他人，這都可能讓你陷入受傷的儲物櫃。這發生在我身上——我真希望那時我有一個召回按鈕！

有時，當我們處理消息並發現它發給了錯誤的人時，我們並沒有註意自動填充，為時已晚。我收到了發給其他人的電子郵件；它一直在發生。如果你幸運的話，召回可能會奏效，讓你免於犯錯。

我敢肯定還有其他我沒有想到的情況，但你明白了。發送一封您希望沒有發送的郵件很容易。讓我們看看如何在 Microsoft Outlook 應用程序中調用電子郵件。

召回電子郵件的步驟

以下步驟將允許您企圖在 Outlook 中撤回電子郵件。請記住，時間是一個關鍵因素。您必須在該人打開它之前執行此操作！還有其他您無法控制的因素可能會導致流程失敗。您可以在下一節中閱讀有關這些內容的更多信息。

這是做什麼：

1.選擇已發送郵件文件夾

在 Outlook 左側的導航或文件夾窗格中，選擇“已發送郵件”文件夾。

2.找到發送的消息

在已發送項目列表中，找到並選擇您要召回的項目。雙擊以在其自己的窗口中打開它。

3. 選擇要召回的操作

在窗口中，選擇“消息”選項卡。然後，從“移動”部分中，選擇“更多移動操作”。

現在選擇“撤回此消息”。

4. 選擇選項

您需要決定是要“刪除郵件的未讀副本”還是“刪除未讀副本並替換為新郵件”。您還可以選擇接收一條消息，讓您知道召回是否成功。如果您想收到確認，請選中此框。建議這樣做，因為它可能是您知道它是否有效的唯一方法。

點擊“確定”。如果您選擇替換消息，它將打開一個帶有消息的新窗口。進行必要的更改，然後在準備發送時單擊“發送”。

5.尋找確認

假設您註冊了通知，您會看到一條消息，讓您知道發生了什麼。它會告訴您原始電子郵件的收件人、主題和發送時間。您將看到召回是否成功，以及召回的日期和時間。

召回工作需要什麼

那麼，如果星星是對齊的，那麼召回電子郵件是否有效？老實說，這是一個廢話。也就是說，這是可能的，所以讓我們來看看電子郵件召回成功需要發生什麼。

Outlook應用程式

第一個要求是您必須使用 Microsoft Outlook 桌面應用程序。您將無法從 Microsoft 的 Web 界面中調用。

MICROSOFT EXCHANGE

您必須使用 Microsoft Exchange 郵件系統。您和收件人必須在同一個交換服務器上。如果是工作環境，您有可能與您的同事在同一台 Exchange 服務器上。這意味著它可能適用於他們，但不適用於公司以外的任何人。

打開的消息

僅當收件人尚未打開電子郵件時，召回才會起作用。一旦他們打開它，那就太遲了。它已被下載到他們的本地收件箱中。

配置為忽略請求

Outlook 可以配置為無法從收件箱中撤回郵件。如果您的收件人是這種情況，您的召回將不起作用。

重定向郵件

如果您要發送電子郵件的人設置了將郵件移動到其他文件夾的規則，並且這些規則包括您的郵件，則撤回將不起作用。它僅在郵件未讀並保留在此人的收件箱中時才有效。

防止發送需要召回的電子郵件

正如我們所見，可以收回 Outlook 郵件，但收回失敗的可能性很大。處理令人遺憾的電子郵件的最佳方法是一開始就不要發送它們。這聽起來很簡單，但我知道事實並非如此。實際上，它發生在我們所有人身上，但我們可以做一些事情來防止發送它們。

以下方法可能聽起來很奇怪，但很有幫助：您可以將 Outlook 配置為在發送電子郵件之前有延遲。這意味著當您點擊發送按鈕時，消息會在您的發件箱中保留一段時間，然後再發送。這使您有機會在實際發送電子郵件之前刪除/取消電子郵件。有關如何執行此操作的說明，請查看這篇文章來自微軟.

在我看來，最好的辦法是在發送之前徹底審查或校對您所寫的內容。我知道有時我們很著急，但自我校對會抓住你 95% 的錯誤。如果您不擅長校對，請嘗試使用語法檢查器，例如 grammarly破解，可用於在 Outlook 中查看您的文本。

多次重讀您的電子郵件可以防止許多問題。它確保您知道您要發送的內容。不要忘記查看收件人列表（甚至是抄送列表）和主題，因為這是經常出現問題的地方。

至於您後悔發送給您的同事的討厭的電子郵件，這可能會有所不同。我發現為此最好的辦法是先寫下消息。暫時不要將其發送給任何人，因為您不想意外發送。

寫完後，再讀一遍。然後離開您的計算機或至少離開 Outlook。大約 15 到 20 分鐘後回到它並重新閱讀。你對你說的話滿意嗎？這就是你想與人交流的方式嗎？

走開讓你有機會防止對你說你後悔的話的瞬間反應。如果您能想出一種更冷靜的方式來解釋您的問題，這也將允許您修改文本。

如果您覺得您的信息過於苛刻或不合適，那麼您可以隨時刪除它並稍後再寫一個新的。如果您真的準備好發送它，請在“收件人”字段中填寫收件人的姓名並將其發送出去。這個過程至少讓你有機會冷靜下來並確保你做出理性的決定。

最後的話

如果您因為發送了一封後悔的電子郵件而陷入困境，Outlook 的撤回功能可能會幫助您在收件人閱讀之前刪除該電子郵件。

此功能絕對不是您應該依賴的。許多變量使它起作用。在您發送召回請求之前，此人可能會閱讀它。